ما هي شجرة الحسابات وكيفية إعدادها

شجرة الحسابات، أو ما يعرف أحيانًا بالدليل المحاسبي، هي أحد العناصر الأساسية في النظام المحاسبي لأي مؤسسة. تُعد هذه الشجرة بمثابة خارطة الطريق التي تُستخدم لتصنيف وتسجيل كافة العمليات المالية التي تحدث داخل المؤسسة. في هذا المقال، سنتناول مفهوم شجرة الحسابات وأهميتها، بالإضافة إلى الخطوات اللازمة لإعدادها.

شجرة الحسابات هي قائمة منظمة تضم جميع الحسابات المستخدمة في النظام المحاسبي للمؤسسة. تتضمن هذه الحسابات تفاصيل حول الإيرادات، المصروفات، الأصول، الخصوم، وحقوق الملكية. يتم تصنيف هذه الحسابات بطريقة تساعد على تتبع وتسجيل العمليات المالية بسهولة وفعالية.

أهمية شجرة الحسابات

شجرة الحسابات، أو الدليل المحاسبي، تعتبر من الأدوات الأساسية في النظام المحاسبي لأي مؤسسة. تساعد شجرة الحسابات في تنظيم وتسجيل ومتابعة جميع العمليات المالية التي تتم داخل المؤسسة بشكل منظم ومنهجي. هناك عدة أسباب رئيسية لاستخدام شجرة الحسابات، وتشمل ما يلي:

1. تنظيم وتبويب الحسابات

شجرة الحسابات توفر هيكلية منظمة لتبويب الحسابات، مما يسهل عملية تسجيل البيانات المالية. من خلال هذه الهيكلية، يمكن تصنيف الحسابات إلى فئات رئيسية وفرعية، مما يساعد في تتبع العمليات المالية بسهولة.

2. تحسين الرقابة المالية

باستخدام شجرة الحسابات، يمكن للإدارة تتبع جميع العمليات المالية بدقة. هذا يساعد في مراقبة التدفقات النقدية، التكاليف، والإيرادات بشكل أفضل، مما يعزز من قدرة الإدارة على اتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

3. تسهيل إعداد التقارير المالية

شجرة الحسابات تُمكن المحاسبين من إعداد التقارير المالية بشكل منظم ودقيق. يمكن تجميع البيانات المالية وتصنيفها بسهولة، مما يساعد في إعداد القوائم المالية مثل الميزانية العمومية، قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية.

4. تعزيز الشفافية

تساهم شجرة الحسابات في تعزيز الشفافية والوضوح في عرض البيانات المالية. هذا يساعد في بناء ثقة المساهمين، المستثمرين، والأطراف الخارجية الأخرى في دقة وموثوقية التقارير المالية للمؤسسة.

5. تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية

العديد من الهيئات التنظيمية والجهات الرقابية تتطلب من الشركات إعداد تقارير مالية دقيقة ومنظمة. شجرة الحسابات تساعد في الالتزام بهذه المتطلبات من خلال توفير هيكلية واضحة لتسجيل وتصنيف العمليات المالية.

6. تحسين إدارة الوقت

بتنظيم الحسابات في شجرة محكمة، يمكن للمحاسبين توفير الوقت والجهد المبذول في البحث عن معلومات مالية معينة. هذا يؤدي إلى تحسين كفاءة العمليات المحاسبية وزيادة الإنتاجية.

7. المساعدة في التحليل المالي

شجرة الحسابات تسهل عملية التحليل المالي من خلال توفير بيانات منظمة ومفصلة. يمكن للإدارة والمحللين الماليين استخدام هذه البيانات لإجراء تحليلات مالية متقدمة، مثل تحليل الربحية، تحليل التكلفة، وتحليل الأداء المالي.

العناصر الرئيسية لشجرة الحسابات

شجرة الحسابات هي أداة أساسية في النظام المحاسبي لأي مؤسسة، حيث تساعد على تنظيم وتبويب جميع العمليات المالية التي تتم داخل المؤسسة. فيما يلي شرح مفصل للعناصر الرئيسية لشجرة الحسابات:

1. الأصول

الأصول تمثل الموارد الاقتصادية التي تملكها المؤسسة وتستخدمها في عملياتها لتحقيق إيرادات مستقبلية. يمكن تقسيم الأصول إلى نوعين رئيسيين:

  • الأصول المتداولة: هي الأصول التي يتوقع تحويلها إلى نقدية أو استخدامها في غضون عام واحد أو دورة تشغيلية واحدة، أيهما أطول.
    • النقدية: تشمل الأموال الموجودة في الصندوق أو الحسابات البنكية التي يمكن استخدامها فورًا.
    • الحسابات البنكية: الأموال المودعة في البنوك.
    • المخزون: البضائع أو المواد الخام التي تمتلكها المؤسسة بغرض بيعها أو استخدامها في الإنتاج.
    • الحسابات المدينة: الأموال المستحقة للمؤسسة من العملاء نتيجة لبيع المنتجات أو تقديم الخدمات.
  • الأصول غير المتداولة: هي الأصول التي تُستخدم لفترة طويلة تزيد عن سنة واحدة.
    • الأصول الثابتة: تشمل الممتلكات المادية مثل المباني، الآلات، والمعدات التي تُستخدم في العمليات الإنتاجية.
    • الأصول غير الملموسة: تشمل الأصول غير المادية مثل براءات الاختراع، العلامات التجارية، والشهرة.
    • الاستثمارات: تشمل الاستثمارات طويلة الأجل مثل الأسهم أو السندات التي تملكها المؤسسة في شركات أخرى.

2. الخصوم

الخصوم تمثل الالتزامات المالية التي على المؤسسة الوفاء بها في المستقبل. يمكن تقسيم الخصوم إلى نوعين رئيسيين:

  • الخصوم المتداولة: هي الالتزامات التي يتوقع تسديدها خلال عام واحد أو دورة تشغيلية واحدة، أيهما أطول.

    • الموردون: الأموال المستحقة للموردين نتيجة شراء البضائع أو الخدمات.
    • القروض قصيرة الأجل: القروض التي يجب سدادها خلال فترة قصيرة.
    • المصروفات المستحقة: النفقات التي تمت لكن لم تُدفع بعد مثل الرواتب المستحقة.
  • الخصوم غير المتداولة: هي الالتزامات التي تتجاوز فترة سدادها سنة واحدة.

    • القروض طويلة الأجل: القروض التي تستحق بعد فترة طويلة.
    • المخصصات: التزامات مالية متوقعة لكنها لم تتحدد قيمتها بشكل نهائي بعد، مثل مخصصات التقاعد أو التعويضات.
    • الالتزامات الضريبية المؤجلة: الضرائب المستحقة الدفع في المستقبل.

3. حقوق الملكية

حقوق الملكية تمثل حقوق أصحاب المؤسسة في الأصول بعد خصم جميع الالتزامات. تشمل حقوق الملكية العناصر التالية:

  • رأس المال: الأموال التي استثمرها المساهمون في المؤسسة.
    • رأس المال المبدئي: الأموال التي استثمرها المؤسسون عند بدء الشركة.
  • الاحتياطيات: الأموال المخصصة لأغراض خاصة مثل الطوارئ أو التوسع.
    • احتياطي الطوارئ: الأموال المحتفظ بها لمواجهة الظروف غير المتوقعة.
  • الأرباح المحتجزة: الأرباح التي لم تُوزع على المساهمين وتُعاد استثمارها في الشركة.
    • أرباح العام الحالي: الأرباح التي حققتها الشركة خلال السنة المالية الحالية.

4. الإيرادات

الإيرادات تمثل الأموال التي تحصل عليها المؤسسة من أنشطتها التشغيلية الأساسية. تشمل الإيرادات ما يلي:

  • إيرادات المبيعات: الأموال الناتجة عن بيع المنتجات أو الخدمات.
    • مبيعات المنتجات: الإيرادات من بيع السلع.
    • إيرادات الخدمات: الأموال الناتجة عن تقديم الخدمات للعملاء.
  • إيرادات متنوعة: تشمل الإيرادات من الأنشطة غير الأساسية.
    • إيرادات الفوائد: الأموال المكتسبة من الفوائد على الاستثمارات.
    • إيرادات الإيجارات: الأموال المكتسبة من تأجير الأصول.

5. المصروفات

المصروفات تمثل التكاليف التي تتكبدها المؤسسة في سبيل تشغيل أعمالها وتحقيق الإيرادات. تشمل المصروفات ما يلي:

  • المصروفات التشغيلية: التكاليف المباشرة المرتبطة بإنتاج البضائع أو تقديم الخدمات.

    • تكلفة البضائع المباعة: التكاليف المباشرة للمواد والعمالة المستخدمة في الإنتاج.
    • مصروفات الصيانة: تكاليف إصلاح وصيانة المعدات والمرافق.
  • المصروفات الإدارية: التكاليف المرتبطة بإدارة وتشغيل المؤسسة.

    • رواتب وأجور: التكاليف المتعلقة بدفع الرواتب للموظفين.
    • إيجار: تكاليف استئجار المكاتب أو الأماكن التجارية.
    • مرافق: تكاليف الكهرباء والماء والغاز.
  • المصروفات البيعيّة: التكاليف المرتبطة بعملية بيع المنتجات أو الخدمات.

    • إعلانات: تكاليف الإعلان والترويج للمنتجات.
    • حملات تسويقية: التكاليف المرتبطة بتنظيم وتنفيذ الحملات التسويقية.

كيفية عمل شجرة حسابات كاملة

إعداد شجرة الحسابات بشكل صحيح يتطلب فهمًا دقيقًا لهيكلية المؤسسة وعملياتها المالية. إليك الخطوات اللازمة لإنشاء شجرة حسابات كاملة:

1. تحليل هيكل المؤسسة المالي

ابدأ بتحليل شامل لهيكل المؤسسة المالي. هذا يشمل تحديد أنواع الحسابات التي ستحتاج إليها المؤسسة بناءً على أنشطتها التجارية.

2. تحديد الحسابات الرئيسية والفرعية

قسم الحسابات إلى فئات رئيسية مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات. ثم، ضمن كل فئة رئيسية، حدد الحسابات الفرعية التي تمثل التفاصيل الدقيقة للعمليات المالية.

3. ترميز الحسابات

قم بإعطاء كل حساب رمزًا فريدًا يسهل التعرف عليه. يمكن استخدام نظام ترقيم منطقي، حيث تبدأ الحسابات الرئيسية برقم معين وتتفرع منه الحسابات الفرعية.

4. إعداد دليل الحسابات

قم بإعداد دليل محاسبي يحتوي على جميع الحسابات وأكوادها وأوصافها. هذا الدليل سيكون مرجعًا لجميع العاملين في النظام المحاسبي للمؤسسة.

5. مراجعة وتحديث شجرة الحسابات

يجب مراجعة شجرة الحسابات بانتظام لضمان أنها تعكس الأنشطة المالية الحالية للمؤسسة. قد تحتاج إلى إضافة حسابات جديدة أو تعديل بعض الحسابات القائمة

مثال عملي لشجرة حسابات

الرمز

الحساب الرئيسي

الحساب الفرعي

1

الأصول

 

11

الأصول المتداولة

 

111

النقدية

 

1111

 

النقدية في الصندوق

1112

 

النقدية في البنوك

112

العملاء

 

1121

 

حسابات العملاء

1122

 

أوراق القبض

113

المخزون

 

1131

 

مخزون البضائع

1132

 

مخزون المواد الخام

12

الأصول غير المتداولة

 

121

الأصول طويلة الأجل

 

1211

 

المباني

1212

 

الآلات

1213

 

السيارات

122

الأصول غير الملموسة

 

1221

 

براءات الاختراع

1222

 

الشهرة

123

الاستثمارات

 

1231

 

الاستثمارات في الشركات الشقيقة

1232

 

الاستثمارات في الشركات التابعة

1233

 

الاستثمارات المتاحة للبيع

2

الالتزامات

 

21

الالتزامات المتداولة

 

211

الموردون

 

2111

 

حسابات الموردين

2112

 

أوراق الدفع

212

القروض قصيرة الأجل

 

2121

 

قروض بنكية قصيرة الأجل

22

الالتزامات غير المتداولة

 

221

القروض طويلة الأجل

 

2211

 

قروض بنكية طويلة الأجل

222

المخصصات طويلة الأجل

 

2221

 

مخصصات التقاعد

223

الالتزامات الضريبية المؤجلة

 

2231

 

ضرائب مؤجلة

3

حقوق الملكية

 

31

رأس المال

 

311

 

رأس المال المبدئي

32

الاحتياطات

 

321

 

احتياطي طوارئ

33

الأرباح المحتجزة

 

331

 

أرباح العام الحالي

4

الإيرادات

 

41

إيرادات المبيعات

 

411

 

مبيعات المنتجات

42

إيرادات متنوعة

 

421

 

إيرادات خدمات استشارية

5

المصروفات

 

51

المصروفات الإدارية

 

511

 

رواتب وأجور

512

 

إيجار

513

 

مرافق (كهرباء، ماء، غاز)

52

المصروفات البيعيّة

 

521

 

إعلانات

522

 

حملات تسويقية

53

المصروفات التشغيلية

 

531

 

تكلفة البضائع المباعة

532

 

مصروفات الصيانة

كيفية إعداد الأكواد في شجرة الحسابات

إعداد الأكواد في شجرة الحسابات هو خطوة أساسية لتنظيم وتبويب الحسابات بشكل يمكن تتبعها بسهولة ويسر. تُستخدم الأكواد لتبسيط عملية تسجيل وتحليل العمليات المالية، ولتوفير طريقة منهجية لتعقب الحسابات. فيما يلي الخطوات والإرشادات لإعداد الأكواد في شجرة الحسابات:

1. تحديد هيكل الكود

أول خطوة في إعداد الأكواد هي تحديد هيكل الكود. يمكن أن يتكون الكود من أرقام، أحرف، أو مزيج من الاثنين، ويجب أن يكون بسيطًا وسهل الفهم. يُفضل أن يكون للكود طول ثابت (على سبيل المثال، 4-6 أرقام) لتوحيد الشكل العام.

2. تحديد مستويات الأكواد

تنقسم شجرة الحسابات إلى عدة مستويات، وكل مستوى يمثل تفصيلًا أدق للحسابات. يمكن تنظيم الأكواد بشكل هرمي يعكس هذه المستويات:

  • المستوى الأول: يمثل الفئات الرئيسية (مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات).
  • المستوى الثاني: يمثل الحسابات الفرعية ضمن كل فئة رئيسية.
  • المستوى الثالث: يمثل التفاصيل الدقيقة للحسابات الفرعية.

3. إعداد الأكواد لكل فئة رئيسية

ابدأ بتحديد أكواد الفئات الرئيسية. عادة ما يتم تخصيص رقم لكل فئة رئيسية. على سبيل المثال:

  • الأصول: 1
  • الخصوم: 2
  • حقوق الملكية: 3
  • الإيرادات: 4
  • المصروفات: 5

4. إعداد الأكواد للحسابات الفرعية

ضمن كل فئة رئيسية، يتم تخصيص أكواد للحسابات الفرعية. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الأكواد للأصول المتداولة كالتالي:

  • الأصول المتداولة: 11
    • النقدية: 111
    • العملاء: 112
    • المخزون: 113

5. إعداد الأكواد للتفاصيل الدقيقة

ضمن كل حساب فرعي، يتم تخصيص أكواد للتفاصيل الدقيقة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الأكواد للنقدية في الأصول المتداولة كالتالي:

  • النقدية في الصندوق: 1111
  • النقدية في البنوك: 1112

الأصول في شجرة الحسابات

الأصول هي جزء أساسي من شجرة الحسابات وتعتبر من العناصر الحيوية التي تملكها المؤسسة وتستخدمها في عملياتها لتحقيق إيرادات مستقبلية. تنقسم الأصول إلى فئتين رئيسيتين: الأصول المتداولة والأصول غير المتداولة. فيما يلي هيكلة مفصلة للأصول في شجرة الحسابات:

الرمز

الحساب الرئيسي

الحساب الفرعي

الوصف

1

الأصول

  

11

الأصول المتداولة

 

الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقدية أو استخدامها خلال سنة واحدة.

111

النقدية

 

الأموال الموجودة في الصندوق أو الحسابات البنكية.

1111

 

النقدية في الصندوق

النقد المتاح في الصندوق لدى المؤسسة.

1112

 

النقدية في البنوك

الأموال المودعة في الحسابات البنكية.

112

العملاء

 

المبالغ المستحقة للمؤسسة من عملائها نتيجة تقديم خدمات أو بيع بضائع.

1121

 

حسابات العملاء

الفواتير غير المدفوعة من العملاء.

1122

 

أوراق القبض

السندات والشيكات المستحقة للمؤسسة.

113

المخزون

 

البضائع والمواد الخام التي تمتلكها المؤسسة لغرض البيع أو الإنتاج.

1131

 

مخزون البضائع

المنتجات الجاهزة للبيع.

1132

 

مخزون المواد الخام

المواد الخام المستخدمة في الإنتاج.

12

الأصول غير المتداولة

 

الأصول التي تُستخدم لفترة طويلة تزيد عن سنة واحدة.

121

الأصول طويلة الأجل (ثابتة)

 

الأصول المادية التي تُستخدم في عمليات المؤسسة.

1211

 

المباني

العقارات والمباني التي تمتلكها المؤسسة.

1212

 

الآلات

الآلات والمعدات المستخدمة في الإنتاج.

1213

 

السيارات

السيارات والمركبات المملوكة للمؤسسة.

122

الأصول غير الملموسة

 

الأصول غير المادية التي تمتلكها المؤسسة.

1221

 

براءات الاختراع

حقوق الملكية الفكرية المسجلة باسم المؤسسة.

1222

 

الشهرة

القيمة المعنوية للمؤسسة مثل العلامة التجارية والسمعة.

123

الاستثمارات

 

الأموال المستثمرة في شركات أخرى.

1231

 

الاستثمارات في الشركات الشقيقة

استثمارات في شركات لها علاقة مباشرة بالمؤسسة.

1232

 

الاستثمارات في الشركات التابعة

استثمارات في شركات تابعة للمؤسسة.

1233

 

الاستثمارات المتاحة للبيع

الاستثمارات التي يمكن بيعها عند الحاجة.

الأسئلة الشائعة حول شجرة الحسابات

إعداد واستخدام شجرة الحسابات قد يثير بعض الأسئلة الشائعة. فيما يلي بعض هذه الأسئلة وإجاباتها:

1. ما هي شجرة الحسابات؟

شجرة الحسابات هي قائمة منظمة تحتوي على جميع الحسابات المستخدمة في النظام المحاسبي للمؤسسة. تُستخدم هذه الشجرة لتصنيف وتسجيل كافة العمليات المالية بطريقة منهجية.

2. لماذا تُستخدم شجرة الحسابات؟

تُستخدم شجرة الحسابات لتنظيم وتبويب الحسابات المالية، مما يسهل تسجيل البيانات المالية، إعداد التقارير، مراقبة التدفقات النقدية، وتعزيز الشفافية المالية.

3. كيف يتم إعداد شجرة الحسابات؟

إعداد شجرة الحسابات يتم عبر خطوات تشمل تحليل هيكل المؤسسة المالي، تحديد الحسابات الرئيسية والفرعية، ترميز الحسابات، وإعداد دليل الحسابات. يجب مراجعة الشجرة بانتظام لتحديثها حسب الحاجة.

4. ما هي الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات؟

الحسابات الرئيسية تشمل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات. كل فئة رئيسية تحتوي على حسابات فرعية تمثل التفاصيل الدقيقة للعمليات المالية.

5. كيف يتم ترميز الحسابات في شجرة الحسابات؟

ترميز الحسابات يتم بإعطاء كل حساب رمزًا فريدًا يعكس هيكليته في الشجرة. تُقسم الرموز إلى مستويات تعكس الفئات الرئيسية والفرعية، مثل:

  • الأصول (1)
    • الأصول المتداولة (11)
      • النقدية (111)
        • النقدية في الصندوق (1111)
        • النقدية في البنوك (1112)

6. ما هي الأصول المتداولة وغير المتداولة؟

  • الأصول المتداولة: هي الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقدية أو استخدامها خلال سنة واحدة، مثل النقدية، الحسابات المدينة، والمخزون.
  • الأصول غير المتداولة: هي الأصول التي تُستخدم لفترة طويلة تزيد عن سنة واحدة، مثل الأصول الثابتة (المباني، الآلات)، الأصول غير الملموسة (براءات الاختراع، الشهرة)، والاستثمارات طويلة الأجل.

7. كيف تُساعد شجرة الحسابات في إعداد التقارير المالية؟

شجرة الحسابات تُساعد في تجميع البيانات المالية وتنظيمها بطريقة تسهل إعداد التقارير المالية مثل الميزانية العمومية، قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية. توفر الشجرة هيكلية منظمة لعرض البيانات بوضوح ودقة.

8. هل يمكن تعديل شجرة الحسابات بعد إعدادها؟

نعم، يمكن تعديل شجرة الحسابات بانتظام لضمان أنها تعكس الأنشطة المالية الحالية للمؤسسة. يمكن إضافة حسابات جديدة أو تعديل الحسابات القائمة حسب الحاجة.

9. ما هو دليل الحسابات؟

دليل الحسابات هو قائمة بجميع الحسابات الموجودة في شجرة الحسابات مع أكوادها وأوصافها. يُستخدم كمرجع للمحاسبين لضمان تسجيل العمليات المالية بدقة وفقًا للهيكل المحدد.

10. ما هي أهمية الشفافية في شجرة الحسابات؟

الشفافية في شجرة الحسابات تعني عرض البيانات المالية بوضوح ودقة، مما يعزز الثقة بين المساهمين، المستثمرين، والأطراف الخارجية الأخرى. تساعد الشفافية في اتخاذ قرارات مالية مستنيرة والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

خاتمة

تُعتبر شجرة الحسابات أداة أساسية في النظام المحاسبي لأي مؤسسة، حيث تساهم في تنظيم وتبويب جميع العمليات المالية بشكل منهجي وفعال. من خلال إعداد شجرة الحسابات بشكل صحيح وتحديثها بانتظام، يمكن للمؤسسات تحسين إدارة مواردها المالية، تسهيل إعداد التقارير المالية، وتعزيز الشفافية والموثوقية. فهم واستخدام شجرة الحسابات بشكل صحيح يمكن أن يعزز من قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها المالية والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يجعلها جزءًا لا غنى عنه في الإدارة المالية الناجحة.