في ظل التحول الرقمي المتسارع الذي تشهده المملكة العربية السعودية، برزت الفوترة الإلكترونية كأحد العناصر المحورية في تطوير بيئة الأعمال وتعزيز الشفافية والفعالية في التعاملات التجارية. وتُعد هذه المبادرة، التي تقودها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، خطوة استراتيجية تهدف إلى الاستغناء عن الفواتير الورقية التقليدية، واستبدالها بصيغة إلكترونية موحدة ومنظمة. ويشمل ذلك تطبيق أنواع الفواتير الإلكترونية المعتمدة رسميًا، مثل الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة، بما يضمن التوافق مع المتطلبات التقنية والتشريعية. يسهم هذا التحول في مكافحة التستر التجاري والحد من حالات التهرب الضريبي، كما يُساهم في تحسين تجربة العملاء، وتسهيل الإجراءات الضريبية، وتعزيز تنافسية الاقتصاد الوطني على المستويين المحلي والدولي.
أنواع الفواتير الإلكترونية المعتمدة في السعودية
في المملكة العربية السعودية، اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نوعين رئيسيين من أنواع الفواتير الإلكترونية لتغطية مختلف أنواع المعاملات التجارية. يتمثل هذان النوعان في الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة، ولكل منهما استخداماته وشروطه الخاصة بحسب طبيعة العلاقة بين البائع والمشتري.
1. الفاتورة الضريبية (Tax Invoice)
هي وثيقة رسمية تُصدر عند إجراء معاملات تجارية بين جهتين مسجلتين في ضريبة القيمة المضافة، مثل شركتين أو منشأة وجهة حكومية. تحتوي هذه الفاتورة على جميع التفاصيل المتعلقة بالعملية التجارية، مثل أسماء الأطراف، نوع السلع أو الخدمات، الأسعار، والمبالغ المتعلقة بالضريبة، ما يجعلها أداة رئيسية لتوثيق واستيفاء ضريبة القيمة المضافة بطريقة قانونية ومنظمة.
الاستخدامات:
عند تقديم خدمات أو بيع سلع بين الشركات:
تُستخدم هذه الفاتورة عندما تقوم شركة ببيع منتجاتها أو تقديم خدماتها إلى شركة أخرى، مما يضمن تسجيل المعاملة ضمن النظام الضريبي وتحقيق الشفافية المالية بين الطرفين.في المعاملات التي تتطلب خصم ضريبة القيمة المضافة:
عند احتساب الضريبة المستحقة أو المستردة من قبل المنشآت، تكون الفاتورة الضريبية ضرورية لإثبات الحق في خصم ضريبة المدخلات، وهي شرط أساسي لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
البيانات الإلزامية:
عنوان الفاتورة: “فاتورة ضريبية”:
يجب أن يُكتب هذا العنوان بوضوح أعلى الفاتورة لتمييزها عن الأنواع الأخرى من الفواتير مثل الفواتير المبسطة أو غير الضريبية.رقم الفاتورة التسلسلي:
رقم فريد يُستخدم لتعقب الفاتورة ضمن النظام المحاسبي للمنشأة، مما يمنع التكرار ويساعد على مراجعة السجلات بسهولة.تاريخ ووقت الإصدار:
يشير إلى اللحظة الدقيقة التي تم فيها إصدار الفاتورة، مما يسهل تتبع توقيت المعاملة وضمان توافقها مع الفترات الضريبية.اسم المورد والمشتري، وعنوانيهما:
يتم تضمين أسماء وعناوين الطرفين لتحديد كل جهة بوضوح، مما يُسهل الرجوع إلى الفاتورة لاحقًا في حال المراجعة أو التدقيق.رقم التسجيل الضريبي للطرفين:
رقم يُثبت أن الطرفين مسجلان لدى الهيئة، وهو ضروري للتحقق من أهلية خصم الضريبة واستيفائها.وصف السلع أو الخدمات، الكمية، السعر، وقيمة الضريبة:
يُفصّل هذا القسم ما تم بيعه أو تقديمه من خدمات، مع توضيح الكمية والسعر لكل بند، والمبلغ المضاف كضريبة.إجمالي المبلغ قبل وبعد الضريبة:
يُظهر الفرق بين المبلغ الأساسي ومجموع الفاتورة بعد إضافة الضريبة، ما يوفر شفافية في القيمة المستحقة.التوقيع الرقمي (في المرحلة الثانية من التطبيق):
يُستخدم التوقيع الرقمي لضمان سلامة البيانات، ويُعد بمثابة ختم إلكتروني يثبت صحة الفاتورة ومصدرها.
2. الفاتورة الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice)
هي وثيقة مُبسطة تُستخدم في المعاملات بين منشأة تجارية ومستهلك نهائي لا يُشترط أن يكون مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة، وتحتوي على معلومات مختصرة تُركز على عناصر البيع الأساسية، مثل اسم المورد، وصف السلع، والمبلغ الكلي مع الضريبة.
الاستخدامات:
في نقاط البيع بالتجزئة مثل المتاجر والمطاعم:
يستخدم هذا النوع من أنواع الفواتير الإلكترونية عند بيع السلع والخدمات مباشرة للمستهلكين، حيث يكون من غير العملي إصدار فواتير تفصيلية لكل عملية بيع صغيرة.عند بيع سلع أو خدمات مباشرة للمستهلكين:
تُصدر هذه الفاتورة في كل معاملة لا تتطلب خصم ضريبي من الطرف المستقبل للخدمة أو السلعة، مثل شراء فرد لمنتج من سوبرماركت.
البيانات الإلزامية:
عنوان الفاتورة: “فاتورة ضريبية مبسطة”:
يُستخدم هذا العنوان للتمييز بين الفاتورة المبسطة وتلك الموجهة بين المنشآت، ويسهل فهم نوع الفاتورة للطرف المتلقي.رقم الفاتورة التسلسلي:
يُستخدم لتعقب المعاملات المالية ويعد مرجعًا لكل فاتورة ضمن نظام المحاسبة الإلكتروني الخاص بالمنشأة.تاريخ ووقت الإصدار:
يُحدد متى تم تنفيذ المعاملة وتوثيقها، مما يضمن توافق البيانات مع المتطلبات التنظيمية والضريبية.اسم المورد وعنوانه:
يُظهر اسم المنشأة التي قدمت السلعة أو الخدمة، مع تحديد موقعها، ما يُفيد في حال وجود شكاوى أو مراجعات مستقبلية.رقم التسجيل الضريبي للمورد:
يُوضح أن المورد مسجل في ضريبة القيمة المضافة، مما يضفي شرعية على الفاتورة ويسمح بتتبعها في النظام الضريبي.وصف السلع أو الخدمات، السعر شامل الضريبة:
يُبَيِّن هذا الجزء ما تم تقديمه من سلع أو خدمات، ويُظهر السعر النهائي شاملاً الضريبة، مما يبسط الفهم على المستهلك.رمز الاستجابة السريعة (QR Code):
يُستخدم لمسح الفاتورة رقميًا والتأكد من صحتها من خلال تطبيقات إلكترونية معتمدة من هيئة الزكاة، ويُسهم في تعزيز الأمان الرقمي والشفافية.
مقارنة بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة
إليك مقارنة مفصلة بين أنواع الفواتير الإلكترونية وهم الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة، مع توضيح كل عنصر بشكل موسع:
| العنصر | الفاتورة الضريبية (B2B / B2G) | الفاتورة الضريبية المبسطة (B2C) |
|---|---|---|
| الفئة المستهدفة | تُوجَّه إلى الكيانات التجارية أو الجهات الحكومية، مثل الشركات والمؤسسات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. | تُصدر للمستهلكين النهائيين، أي الأفراد الذين يشترون السلع أو الخدمات للاستخدام الشخصي وليس التجاري. |
| رقم ضريبة المشتري | يُعد تضمين رقم التسجيل الضريبي للمشتري شرطًا إلزاميًا، حيث يُستخدم للتحقق من أهلية خصم ضريبة المدخلات. | لا يُطلب رقم ضريبة القيمة المضافة من المستهلك، لأن الأفراد ليسوا ملزمين بالتسجيل الضريبي. |
| رمز الاستجابة السريعة (QR Code) | ليس شرطًا إلزاميًا، ولكن قد يتم تضمينه لأغراض التحقق الإضافي، ويصبح أكثر أهمية في بعض مراحل التحول الرقمي. | إلزامي ويُعد من العناصر الأساسية في الفاتورة، حيث يُستخدم لمسح الفاتورة إلكترونيًا والتحقق من صحتها عبر تطبيقات الهيئة. |
| التوقيع الرقمي | مطلوب في المرحلة الثانية من تطبيق الفوترة الإلكترونية، حيث يُستخدم لضمان أمان البيانات وموثوقية المصدر. | لا يُطلب التوقيع الرقمي، نظراً لطبيعة المعاملات اليومية البسيطة مع الأفراد. |
| مستوى التفاصيل | تحتوي على معلومات تفصيلية للغاية، مثل أسماء الطرفين، أرقام التسجيل الضريبي، وصف دقيق لكل بند، الكميات، الأسعار، ومبلغ الضريبة لكل عنصر. | تقتصر على المعلومات الأساسية فقط، مثل اسم المورد، وصف مختصر للسلعة أو الخدمة، والسعر الإجمالي شامل الضريبة. |
| الاستخدام الأساسي | تُستخدم غالبًا في المعاملات التجارية بين الكيانات، مثل التعاقدات، التوريدات، والخدمات بين الشركات أو مع جهات حكومية. | تُستخدم في نقاط البيع اليومية مثل المتاجر والمطاعم، حيث تُصدر فورياً عند الشراء. |
مستندات إلكترونية أخرى مرتبطة بالفوترة
تشمل المنظومة المتكاملة للفوترة الإلكترونية مستندات داعمة تُستخدم لتعديل أو تصحيح الفواتير الأصلية بما يتماشى مع الأنظمة الضريبية المعتمدة. تساهم هذه المستندات في تعزيز الشفافية والدقة في المعاملات التجارية.
1. إشعار دائن إلكتروني (Credit Note)
هو مستند مالي يُصدر إلكترونيًا من قِبل المورد لتقليل قيمة الفاتورة الأصلية أو إلغائها كليًا، ويُستخدم في حالات معينة مثل استرجاع البضائع، أو تعديل محتوى الفاتورة بعد اكتشاف خطأ. يُعد جزءًا من النظام المحاسبي لضمان الدقة في التقارير المالية والضريبية.
الاستخدامات:
عند إرجاع السلع أو الخدمات:
إذا قام العميل بإرجاع المنتجات بعد الشراء لأي سبب (مثل تلف المنتج أو عدم مطابقة المواصفات)، يصدر المورد إشعارًا دائنًا لتعديل الفاتورة الأصلية وخفض المبلغ المستحق.لتصحيح أخطاء في الفواتير السابقة:
في حال تم إصدار فاتورة بقيمة خاطئة (مثل إدخال سعر أعلى أو كمية غير دقيقة)، يُستخدم الإشعار الدائن لتعديل القيمة إلى الرقم الصحيح بدون الحاجة لإلغاء الفاتورة بالكامل.
الهدف:
ضمان الشفافية والمصداقية في العمليات المالية، وتوثيق أي تعديلات تُجرى على الفواتير بشكل رسمي ومعتمد.
2. إشعار مدين إلكتروني (Debit Note)
هو مستند إلكتروني يُصدر من المورد لزيادة المبلغ الإجمالي على الفاتورة الأصلية، ويُستخدم عندما يتم تقديم خدمات أو سلع إضافية بعد الفاتورة الأصلية، أو في حال الحاجة إلى تعديل الأسعار أو الكميات بما يزيد من القيمة المستحقة.
الاستخدامات:
عند تقديم خدمات أو سلع إضافية بعد إصدار الفاتورة الأصلية:
إذا تم الاتفاق لاحقًا على إضافة خدمة أو منتج جديد إلى الصفقة الأصلية، يُستخدم إشعار مدين لإثبات ذلك وزيادة قيمة الفاتورة بما يتوافق مع التعديلات.لتعديل الأسعار أو الكميات المتفق عليها سابقًا:
في حال تم الاتفاق على تغيير في السعر أو الكمية بعد إصدار الفاتورة، يُصدر المورد هذا الإشعار لتوثيق الفرق وزيادة القيمة المالية.
الهدف:
الحفاظ على دقة الفواتير وتسجيل جميع التعديلات التي تؤثر على القيمة المالية الإجمالية، مع الالتزام بالضوابط التنظيمية للفوترة الإلكترونية.
مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية
تسير المملكة في عملية تحول رقمي شاملة في مجال الفوترة، وقد تم تقسيم تطبيق الفوترة الإلكترونية إلى مرحلتين رئيسيتين لضمان التدرج في التنفيذ وتوفير الوقت للمنشآت للتأقلم مع المتطلبات الفنية والتنظيمية.
المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ (بدأت في 4 ديسمبر 2021)
المتطلبات:
إصدار الفواتير والإشعارات إلكترونيًا باستخدام نظام فوترة متوافق:
يجب على جميع المنشآت استخدام أنظمة إلكترونية مؤهلة لإصدار الفواتير والإشعارات المالية، سواء كانت فواتير ضريبية أو مبسطة.تضمين جميع الحقول الإلزامية في الفاتورة:
تشمل هذه الحقول عنوان الفاتورة، اسم المورد، الرقم الضريبي، التفاصيل الخاصة بالسلع أو الخدمات، بالإضافة إلى القيمة المضافة والمبلغ الإجمالي.حفظ الفواتير والإشعارات بصيغة إلكترونية منظمة:
يجب أرشفة الفواتير إلكترونيًا بطريقة تضمن سهولة الرجوع إليها عند الطلب من الجهات المختصة، وتُحفظ بصيغة منظمة تتيح التحقق منها لاحقًا.
الهدف:
ترسيخ الأساس الرقمي للفوترة والتخلص من المعاملات الورقية، مع تحسين الكفاءة والامتثال الضريبي.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل (بدأت تدريجيًا من 1 يناير 2023)
المتطلبات:
ربط نظام الفوترة الإلكتروني بمنصة “فاتورة”:
تُعد هذه المرحلة خطوة استراتيجية لربط الأنظمة المحاسبية للمنشآت بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشكل مباشر، ما يُمكّن الهيئة من الاطلاع اللحظي على الفواتير الصادرة.إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3:
تُلزم الشركات بإرسال الفواتير باستخدام صيغ معيارية قابلة للتحليل والقراءة آليًا من قبل أنظمة الهيئة.تضمين التوقيع الرقمي ورمز UUID في الفاتورة:
يُستخدم التوقيع الرقمي لضمان أصالة الفاتورة ومنع التلاعب، أما رمز UUID فهو معرف فريد لكل فاتورة يسهّل تتبعها إلكترونيًا.
الهدف:
تحقيق التكامل بين القطاع الخاص والجهات الرقابية، والانتقال نحو بيئة تجارية رقمية بالكامل تدعم الشفافية والحوكمة.
برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية
موقع الفاتورة الإلكترونية السعودية هو منصة إلكترونية متخصصة في تقديم حلول الفوترة الإلكترونية للشركات والمؤسسات في المملكة العربية السعودية ومصر. تهدف المنصة إلى تسهيل عملية إصدار أنواع الفواتير الإلكترونية والضريبية المختلفة من خلال توفير قوالب جاهزة وقابلة للتخصيص، مما يساعد الشركات على الامتثال للأنظمة الضريبية المحلية وتحسين كفاءة عملياتها المالية.
أبرز ميزات موقع الفاتورة الإلكترونية:
قوالب فواتير متنوعة: يوفر الموقع مجموعة من القوالب الجاهزة للفواتير الإلكترونية، بما في ذلك الفواتير الضريبية والفواتير المبسطة، والتي يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات كل شركة.
دعم للأنظمة المحلية: تم تصميم المنصة لتتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، مما يضمن التزام الشركات بالمعايير واللوائح المحلية.
إصدار رموز QR: تتيح المنصة إمكانية إنشاء رموز استجابة سريعة (QR Codes) للفواتير، مما يسهل عملية التحقق والتتبع.
إدارة الفواتير: توفر أدوات لإدارة وتتبع الفواتير الصادرة، مما يساعد الشركات على تنظيم عملياتها المالية بكفاءة.
دعم متعدد اللغات: تدعم المنصة اللغتين العربية والإنجليزية، مما يسهل استخدامها من قبل مجموعة واسعة من المستخدمين.
باستخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية، يمكن للشركات تبسيط عملية الفوترة الإلكترونية والامتثال للمتطلبات التنظيمية بسهولة، مما يعزز من كفاءة العمليات المالية ويقلل من الأخطاء المرتبطة بالفوترة التقليدية.
الأسئلة الشائعة حول الفوترة الإلكترونية
1. هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية لجميع المنشآت؟
نعم، تُعد الفوترة الإلكترونية إلزامية على جميع المنشآت المسجلة في نظام ضريبة القيمة المضافة بالمملكة. يشمل ذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، ويهدف إلى تعزيز الامتثال الضريبي والتحول الرقمي في العمليات التجارية.
2. ما هي العقوبات في حال عدم الامتثال للفوترة الإلكترونية؟
في حال عدم الالتزام، قد تُفرض غرامات مالية تبدأ من 5,000 ريال سعودي، ويمكن أن تتصاعد بحسب نوع المخالفة وتكرارها. كما قد تواجه المنشأة إنذارات رسمية أو قيودًا على تعاملاتها مع الجهات الحكومية.
3. هل يمكن استخدام برامج فوترة إلكترونية غير معتمدة؟
لا، يجب أن يكون نظام الفوترة الإلكتروني المستخدم متوافقًا مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويُفضل اختياره من قائمة المزودين المعتمدين لضمان الامتثال الكامل.
4. هل يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية بأكثر من لغة؟
نعم، يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية بلغتين، مثل العربية والإنجليزية، شريطة أن تكون جميع الحقول الإلزامية باللغة العربية على الأقل لضمان الامتثال للضوابط الرسمية.
5. ما هو رمز الاستجابة السريعة (QR Code)؟
هو رمز رقمي يُضاف إلى الفواتير الضريبية المبسطة، يتيح للمستهلك مسح الفاتورة باستخدام الهاتف للتحقق من صحتها والتأكد من تسجيلها في النظام الإلكتروني.
6. هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها؟
لا يمكن تعديل الفاتورة بعد إصدارها بشكل مباشر، ولكن في حال وجود خطأ أو تعديل في القيمة، يمكن إصدار إشعار دائن (لتخفيض القيمة) أو مدين (لزيادتها) لمعالجة التغييرات بطريقة نظامية.
7. ما هي صيغة الفاتورة الإلكترونية المعتمدة؟
الصيغة الرسمية للفواتير الإلكترونية هي XML، وهي صيغة قابلة للتحليل البرمجي. كما يمكن توفير نسخة عرضية بصيغة PDF/A-3، وهي مخصصة للعرض والطباعة وتتضمن البيانات الكاملة بصيغة XML مدمجة داخلها.
8. هل يجب حفظ الفواتير الإلكترونية لفترة محددة؟
نعم، يُلزم النظام جميع المنشآت بحفظ الفواتير والإشعارات الإلكترونية لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ إصدارها، لضمان توفرها في حال المراجعة أو التدقيق من قبل الهيئة.
9. هل يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية عبر الهاتف المحمول؟
نعم، توفر العديد من أنظمة الفوترة تطبيقات مخصصة للهواتف الذكية، تتيح إصدار الفواتير وإرسالها ومتابعة سجل المعاملات بكل سهولة أثناء التنقل.
10. كيف يمكن التأكد من توافق نظام الفوترة الإلكتروني مع متطلبات الهيئة؟
يمكن ذلك عبر مراجعة القائمة الرسمية لمزودي أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدين على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث تُحدّث القائمة دوريًا وتشمل الأنظمة المتوافقة تقنيًا وتنظيميًا.
خاتمة المقال
مع تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية، أصبحت الأنظمة المحاسبية أكثر شفافية وتنظيمًا، مما ساهم في تحسين بيئة الأعمال وتعزيز الامتثال الضريبي. من خلال فهم أنواع الفواتير الإلكترونية ومتطلبات كل نوع، إضافة إلى التعرف على المستندات المرتبطة بها ومراحل التطبيق، يمكن للمنشآت الالتزام بسهولة بالضوابط وتفادي المخالفات. يعد الانتقال إلى الفوترة الرقمية خطوة جوهرية في التحول الرقمي الذي تشهده المملكة، ويؤسس لمستقبل تجاري أكثر كفاءة وموثوقية.