مع التحول الرقمي الذي تشهده المملكة العربية السعودية ضمن “رؤية 2030″، أصبح من الضروري على جميع المنشآت التجارية سواء كانت صغيرة أو كبيرة أن تلتزم بنظام الفاتورة الإلكترونية. هذا النظام لا يقتصر فقط على التحول من الورقي إلى الإلكتروني، بل يشمل بنية تقنية ومعايير دقيقة فرضتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) لضمان الشفافية والحد من التستر والاحتيال الضريبي.
إذا كنت صاحب منشأة، أو مسؤول مالي، فإليك خطوات التسجيل بالتفصيل، بداية من الجاهزية وحتى الربط الكامل مع أنظمة الهيئة.
1. التأكد من أهلية المنشأة
قبل البدء بأي إجراء، عليك أولًا التأكد مما يلي:
أن منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة (VAT):
إذا لم تكن مسجلاً في النظام الضريبي، فلن تتمكن من تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية، لأنه يستهدف فقط المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة. بإمكانك التحقق من حالة التسجيل عبر بوابة الهيئة، أو من شهادة التسجيل الضريبي.أن لديك بيانات دخول لحساب الهيئة:
الحساب الموحد على بوابة ZATCA هو الأساس للدخول إلى كافة الخدمات، بما فيها الفوترة الإلكترونية. إذا لم يكن لديك حساب، يجب إنشاؤه من خلال “الخدمات الإلكترونية” في الموقع الرسمي.تحديد نوع الفواتير التي تصدرها منشأتك:
هل تتعامل مع مستهلكين أفراد (B2C) أم مع شركات وجهات رسمية (B2B)؟ الفواتير المبسطة تختلف عن الفواتير الضريبية في المتطلبات الفنية.معرفة المرحلة الزمنية التي تشملك:
ZATCA قسمت تطبيق الفوترة إلى مراحل، بناءً على حجم الإيرادات السنوية للمنشأة. تأكد من التاريخ الذي يتوجب عليك بدء التطبيق فيه لتجنب الغرامات.
2. تجهيز المتطلبات الفنية والداخلية
قبل التسجيل، لا بد من الاستعداد على مستوى الأنظمة والتقنية:
ما الذي تحتاجه فعليًا؟
نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات ZATCA:
يمكن أن يكون نظامًا داخليًا تم تطويره من قبل فريقك التقني، أو يمكنك الاشتراك في أحد مزودي الخدمة المعتمدين مثل e-invoice.io الذي يقدم نظامًا جاهزًا مع الربط التلقائي بالهيئة.شهادة توقيع رقمي:
هذه الشهادة ضرورية في “المرحلة الثانية” من الفوترة، حيث يُطلب توقيع كل فاتورة رقميًا لإثبات صحتها وأصالتها. تصدر هذه الشهادة من “المركز الوطني للتصديق الرقمي”.إعداد الأنظمة الداخلية للمنشأة:
تأكد أن كل الأجهزة التي تستخدم لإصدار الفواتير (مثل نقاط البيع أو أجهزة الحاسوب) قادرة على استخدام النظام الجديد وتخزين الفواتير بصيغ رقمية معترف بها.فريق عمل مؤهل:
يجب تدريب المحاسبين والمستخدمين في المنشأة على استخدام النظام الجديد، وفهم شروط إصدار الفاتورة وتخزينها وإرسالها للهيئة.
3. الدخول إلى بوابة الهيئة وتسجيل الفاتورة الإلكترونية
تبدأ العملية بالدخول إلى بوابة ZATCA الإلكترونية:
الخطوات العملية:
زيارة موقع الهيئة الرسمي: https://zatca.gov.sa
اختيار “الخدمات الإلكترونية” من القائمة العلوية.
الدخول إلى حساب المنشأة بإدخال اسم المستخدم وكلمة المرور (أو النفاذ الوطني).
الانتقال إلى قسم “الفوترة الإلكترونية”.
البدء بعملية التسجيل من خلال تعبئة النموذج الإلكتروني المخصص.
ماذا ستدخل في النموذج؟
نوع النظام المستخدم (ذاتي/مزود خدمة).
لغة النظام والتقنيات المستخدمة فيه (إن كان مبرمجًا داخليًا).
عدد الفروع، وأماكن إصدار الفواتير.
تفاصيل الاتصال للشخص المسؤول عن الفوترة.
بعد إكمال البيانات، ستتلقى إشعارًا يفيد بنجاح التسجيل، أو قد يُطلب منك معلومات إضافية.
4. تنفيذ متطلبات المرحلة الأولى (الامتثال المبدئي)
المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية هي مرحلة الامتثال، وبدأت منذ ديسمبر 2021، وهي تلزم جميع المنشآت بإصدار الفواتير إلكترونيًا دون الحاجة إلى إرسالها للهيئة لحظيًا.
أهم متطلبات الامتثال:
إنشاء الفاتورة إلكترونيًا بالكامل:
يجب استخدام برنامج إصدار فواتير قادر على توليد الفاتورة دون تدخل يدوي أو ورقي.احتواء الفاتورة على عناصر إلزامية مثل:
اسم المورد ورقم تسجيله الضريبي.
التاريخ والوقت.
تفاصيل السلعة أو الخدمة.
مبلغ الضريبة.
رمز QR Code (للفواتير المبسطة).
رقم الفاتورة UUID.
تخزين الفاتورة بصيغ إلكترونية معترف بها:
يُفضل استخدام صيغة XML أو PDF/A-3 مدمج معها ملف XML.تدريب فريق العمل:
من الضروري أن يعرف الموظفون كيفية إصدار الفاتورة بالشكل الصحيح، وكيفية التعامل مع الأخطاء أو التعديلات (مثل إصدار إشعار دائن أو مدين).
5. تنفيذ المرحلة الثانية: الربط والتكامل مع ZATCA
المرحلة الثانية هي الأهم تقنيًا، وتُلزم المنشآت بإرسال الفواتير إلكترونيًا إلى الهيئة عبر نظام API، والحصول على موافقة قبل تسليمها للعملاء.
الخطوات التفصيلية:
تحميل شهادة التشفير الرقمية من الهيئة:
تُستخدم لتوقيع كل فاتورة رقمياً قبل إرسالها.دمج واجهة البرمجة API مع نظام الفوترة:
هذا الإجراء يتطلب مطورًا تقنيًا أو مزود خدمة متخصص. يتم إرسال الفاتورة من النظام الخاص بك إلى ZATCA ثم تُعاد بالموافقة أو الرفض.إجراء اختبارات في بيئة Sandbox:
هيئة الزكاة توفر بيئة اختبار تجريبية (sandbox) تسمح لك بتجربة الربط دون تأثير على النظام الحقيقي. يجب اجتياز هذا الاختبار بنجاح.الربط الكامل في البيئة الإنتاجية:
بعد الموافقة على الاختبارات، يتم الربط مع النظام الفعلي، وتبدأ عملية إرسال الفواتير الحقيقية إلى ZATCA في الزمن الفعلي.
6. مراقبة الأداء والاستمرار في التوافق
الامتثال لا يتوقف بعد الربط، بل يجب مراقبة أداء النظام بشكل دائم:
متابعة مؤشرات قبول الفواتير من ZATCA:
هل يتم قبولها بسرعة؟ هل توجد فواتير مرفوضة؟ وما الأسباب؟تحديثات النظام:
الهيئة تصدر تحديثات دورية في الاشتراطات أو في بيئة التكامل، ويجب التأكد من مواكبتها.الاحتفاظ بالفواتير:
يجب حفظ نسخ إلكترونية من كل الفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات، لتقديمها عند الطلب.
الأسئلة الشائعة
1. ما الفرق بين الفاتورة الورقية و الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الورقية يتم إصدارها يدويًا أو من خلال برامج غير متصلة بأنظمة الهيئة، وتُطبع على ورق أو تُرسل بصيغة PDF عادي.
أما الفاتورة الإلكترونية فهي تُولد وتُرسل وتُخزن بصيغة رقمية (XML أو PDF/A-3) من خلال نظام تقني متوافق مع هيئة الزكاة، وتحتوي على عناصر تحقق مثل التوقيع الرقمي، رقم UUID، ورمز QR.
2. هل التسجيل في الفاتورة الإلكترونية إلزامي لكل المنشآت؟
نعم. كل المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة (VAT) في السعودية ملزمة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية، بما في ذلك المؤسسات الصغيرة والمتوسطة، وفقًا للجدول الزمني الذي تعلنه هيئة الزكاة.
3. كيف أعرف متى يجب عليّ بدء تطبيق المرحلة الثانية (الربط والتكامل)؟
تقوم الهيئة بإشعار المنشآت المؤهلة عبر البريد الإلكتروني الرسمي المرتبط بالحساب في بوابة ZATCA. كما يمكنك متابعة قائمة “موجات التكامل” المنشورة على موقع الهيئة لتعرف إذا كنت ضمنها حسب حجم إيراداتك السنوية.
4. هل يمكن استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية الحالي بعد تعديله، أم يجب تغييره بالكامل؟
إذا كان برنامج الفوترة الحالي لديك يدعم المعايير الفنية والتكامل مع ZATCA مثل توليد XML والتوقيع الرقمي والربط عبر API، فيمكن تعديله.
أما إذا لم يكن قابلًا للتطوير، فيُنصح بالتحول إلى نظام متخصص أو استخدام أحد مزودي الخدمة مثل e-invoice.io لضمان التوافق.
5. هل يجب إصدار الفاتورة الإلكترونية باللغة العربية؟
نعم، اللغة الأساسية المفروضة في الفواتير الإلكترونية هي اللغة العربية، ولكن يمكن أن تُضاف لغة إضافية (مثل الإنجليزية) بجانبها لأغراض تجارية.
6. ما الذي يحدث إذا لم ألتزم بنظام الفاتورة الإلكترونية في الوقت المحدد؟
تفرض هيئة الزكاة عقوبات تدريجية تشمل:
إنذارات تنبيهية.
فرض غرامات تبدأ من 5,000 ريال.
إيقاف بعض الخدمات الحكومية أو الضريبية لاحقًا.
لذا يُنصح بالاستعداد مبكرًا. 7. ما صيغة الفاتورة المعتمدة لدى ZATCA؟
الصيغة المعتمدة هي:
XML للفواتير النظامية.
أو PDF/A-3 مدمج معه XML، وهي الصيغة المقبولة بشكل رسمي في معظم الأنظمة.
8. كم مدة الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية؟
يجب حفظ نسخة إلكترونية من كل فاتورة أو إشعار لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ الإصدار، سواء محليًا على خوادمك أو في نظام مزود الخدمة.
9. ما الفرق بين الفاتورة المبسطة والفاتورة الضريبية؟
الفاتورة المبسطة: موجهة للعملاء الأفراد (B2C)، وتُسلم فورًا للمشتري دون موافقة الهيئة، ولكنها تُرسل لاحقًا ضمن ملفات التقارير.
الفاتورة الضريبية: موجهة للشركات (B2B) وتتطلب موافقة الهيئة لحظيًا في المرحلة الثانية.
10. كيف أختار مزود خدمة الفاتورة الإلكترونية مناسب؟
يُفضل اختيار مزود:
معتمد من ZATCA.
يدعم التوقيع الرقمي والتكامل الفوري.
يوفر لوحة تحكم عربية وسهلة.
يقدم دعمًا فنيًا مستمرًا وتحديثات تلقائية.
مثال: منصة e-invoice.io توفر كل هذه الميزات وتخدم السوق السعودي خصيصًا.