تُعتبر الفوترة الإلكترونية أحد أهم مشاريع التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، حيث أطلقت الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك هذا النظام كخطوة استراتيجية لتعزيز الشفافية، ورفع كفاءة الأنظمة الضريبية، وتطوير البنية التحتية الرقمية للمعاملات المالية. بعد الانتهاء من المرحلة الأولى المعروفة باسم “مرحلة الإصدار”، تأتي المرحلة الثانية، وهي “مرحلة الربط والتكامل”، كمرحلة أكثر تقنية وتعقيدًا تهدف إلى ربط مباشر بين أنظمة المكلفين والهيئة بطريقة إلكترونية آلية.
ما هي مرحلة الربط والتكامل؟
مرحلة الربط والتكامل تُعد المرحلة الثانية من مراحل تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، وهي تمثل نقلة نوعية في طريقة إصدار ومعالجة الفواتير التجارية. ففي هذه المرحلة، لم يعد المطلوب فقط إصدار الفواتير بشكل إلكتروني داخل نظام الشركة (كما كان في المرحلة الأولى)، بل أصبح لزامًا على كل شركة أن تُرسل كل فاتورة تصدرها مباشرةً وبشكل لحظي إلى الهيئة من خلال منصة “فاتورة”، وذلك عن طريق ربط نظام الفوترة الخاص بالشركة بنظام الهيئة إلكترونيًا باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIs).
كيف تعمل هذه المرحلة؟
بمجرد أن يُصدر نظام الشركة فاتورة جديدة (سواء فاتورة بيع أو فاتورة ضريبية أو إشعار دائن أو مدين)، يتم إرسال نسخة رقمية من هذه الفاتورة بشكل آلي وفوري إلى منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يتم هذا الإرسال عن طريق ربط تقني مباشر يُمكّن الهيئة من استقبال الفاتورة خلال ثوانٍ قليلة من إنشائها، مما يسمح للهيئة بمعالجتها دون أي تدخل بشري أو تأخير.
ما الذي تفعله الهيئة بهذه الفاتورة؟
عند استلام الهيئة للفاتورة، تقوم أولًا بعملية التحقق من صحة البيانات الواردة فيها، مثل رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمُصدر والمستلم، قيمة الفاتورة، تاريخ الإصدار، نوع المنتجات أو الخدمات، ونسبة الضريبة. ثم، إذا كانت البيانات صحيحة ومتوافقة مع الأنظمة، تقوم الهيئة بإصدار رمز مصادقة إلكتروني فريد (UUID) يُضاف إلى الفاتورة، ويُعتبر هذا الرمز بمثابة توقيع إلكتروني رسمي من الهيئة يؤكد أن الفاتورة معتمدة ويمكن استخدامها في العمليات الضريبية.
لماذا هذا مهم؟
هذا الإجراء يُعد محوريًا في تعزيز الشفافية وتقليل المخالفات، لأنه يجعل من الصعب جدًا التلاعب بالفواتير بعد إصدارها، سواء بالحذف أو التعديل أو التكرار. كما يقلل من الأخطاء البشرية التي قد تحدث عند إدخال البيانات يدويًا أو تقديم الإقرارات الضريبية بشكل غير دقيق. ونتيجة لذلك، تصبح بيانات الفوترة لدى الهيئة أكثر دقة وموثوقية، مما يُسهم في تعزيز العدالة الضريبية وزيادة الالتزام من قبل المكلفين.
ما الفرق بين هذه المرحلة والمرحلة الأولى؟
| المرحلة الأولى (الإصدار الإلكتروني) | المرحلة الثانية (الربط والتكامل) |
|---|
| تصدر الفواتير إلكترونيًا فقط داخل الشركة | يجب إرسالها فورًا إلى منصة “فاتورة” |
| لا يوجد تحقق أو مصادقة من الهيئة مباشرة | الهيئة تتحقق وتُصادق فورًا على كل فاتورة |
| لا تتطلب ربط تقني مباشر مع الهيئة | تتطلب ربطًا مباشرًا عبر API |
الجدول الزمني وآلية تطبيق المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية
تم اعتماد تطبيق هذه المرحلة على دفعات ومجموعات مختلفة من المكلفين
أي أن الهيئة لم تُطبّق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية دفعة واحدة على جميع الشركات في المملكة، بل اختارت أن تُقسم المكلفين (أي الشركات والمنشآت الخاضعة للضريبة) إلى مجموعات متتالية، بحيث يتم إلزام كل مجموعة في تاريخ محدد يتم الإعلان عنه مسبقًا. هذا النهج المرحلي يُسهم في تنظيم عملية التطبيق، ويمنح كل مجموعة الوقت الكافي للتحضير والامتثال.
تبدأ بالشركات التي تجاوزت إيراداتها السنوية 3 مليارات ريال سعودي
في بداية المرحلة، ركزت الهيئة على الشركات الكبيرة ذات الإيرادات العالية جدًا، وتحديدًا تلك التي تحقق أكثر من 3 مليارات ريال سعودي سنويًا. هذه الشركات عادة ما تمتلك أنظمة تقنية متقدمة، وفرق عمل كبيرة، مما يجعلها أكثر قدرة على التكيف السريع مع المتطلبات التقنية للربط والتكامل. كما أن استهداف الشركات الأكبر أولًا يُحقق أثرًا أكبر في ضبط الفواتير وتحصيل الضريبة.
ثم تشمل لاحقًا من تقل عن ذلك تدريجيًا
بعد الانتهاء من إلزام الشركات الكبرى، تبدأ الهيئة بضم الشركات التي تقل إيراداتها عن 3 مليارات، على دفعات متتابعة وفقًا لمستوى الإيرادات. فمثلًا، بعد الشركات الكبيرة، يتم إلزام الشركات التي تتجاوز إيراداتها 500 مليون، ثم 100 مليون، وهكذا. هذا التدرج يسمح بتوسيع نطاق التطبيق بشكل منظم ومناسب لقدرات كل فئة.
ويُشعر المكلفون مسبقًا برسائل رسمية من الهيئة تتضمن تاريخ بدء الالتزام
لكي لا تُفاجأ الشركات بموعد التطبيق، تقوم الهيئة بإرسال إشعارات رسمية لكل مكلف مشمول في الدفعة القادمة. هذه الرسائل تُرسل عادة عبر البريد الإلكتروني أو منصة الهيئة، وتُحدد بوضوح متى يجب على المكلف أن يبدأ في الالتزام بمتطلبات الربط والتكامل.
وذلك قبل التطبيق الفعلي بمدة لا تقل عن 6 أشهر
تعمد الهيئة إلى إرسال هذه الإشعارات قبل موعد الالتزام الفعلي بفترة كافية لا تقل عن 6 أشهر، وهي فترة انتقالية تسمح للشركات بأن تراجع أنظمتها، وتقوم بالتحديثات التقنية اللازمة، وتبني الإجراءات الجديدة بشكل منظم دون استعجال أو ضغط.
وهذا يوفر وقتًا كافيًا للمكلفين لتحديث أنظمتهم، والتأكد من جاهزيتهم التقنية، والتدريب على المتطلبات الجديدة
خلال هذه الفترة التي تسبق التطبيق، تكون لدى الشركات فرصة لتحديث أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها لتتوافق مع المتطلبات التقنية التي تفرضها الهيئة، مثل القدرة على إرسال الفواتير بشكل لحظي، والتوقيع الإلكتروني، والتحقق من الهيكل الضريبي للفواتير. كما يمكنها تخصيص وقت لتدريب الموظفين على النظام الجديد وفهم آلية الربط مع منصة “فاتورة”، مما يساعد على ضمان الامتثال الكامل دون حدوث أخطاء أو تأخيرات.
جدول توضيحي لمراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية (الربط والتكامل) حسب الإيرادات:
| المجموعة | الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة | فترة التطبيق | السنة المرجعية للإيرادات |
|---|---|---|---|
| المجموعة 1 | أكثر من 3 مليار ريال سعودي | 1 يناير – 30 يونيو 2023 | 2021 |
| المجموعة 2 | أكثر من 500 مليون ريال سعودي | 1 يوليو – 31 ديسمبر 2023 | 2021 |
| المجموعة 3 | أكثر من 250 مليون ريال سعودي | 1 أكتوبر 2023 – 31 يناير 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 4 | أكثر من 150 مليون ريال سعودي | 1 نوفمبر 2023 – 29 فبراير 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 5 | أكثر من 100 مليون ريال سعودي | 1 ديسمبر 2023 – 31 مارس 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 6 | أكثر من 70 مليون ريال سعودي | 1 يناير – 30 أبريل 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 7 | أكثر من 50 مليون ريال سعودي | 1 فبراير – 31 مايو 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 8 | أكثر من 40 مليون ريال سعودي | 1 مارس – 30 يونيو 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 9 | أكثر من 30 مليون ريال سعودي | 1 يونيو – 30 سبتمبر 2024 | 2021 أو 2022 |
| المجموعة 10 | أكثر من 25 مليون ريال سعودي | 1 أكتوبر – 31 ديسمبر 2024 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 11 | أكثر من 15 مليون ريال سعودي | 1 نوفمبر 2024 – 31 يناير 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 12 | أكثر من 10 مليون ريال سعودي | 1 ديسمبر 2024 – 28 فبراير 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 13 | أكثر من 7 مليون ريال سعودي | 1 يناير – 31 مارس 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 14 | أكثر من 5 مليون ريال سعودي | 1 فبراير – 30 أبريل 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 15 | أكثر من 4 مليون ريال سعودي | 1 مارس – 31 مايو 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 16 | أكثر من 3 مليون ريال سعودي | 1 أبريل – 30 يونيو 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 17 | أكثر من 2.5 مليون ريال سعودي | 1 مايو – 31 يوليو 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 18 | أكثر من 2 مليون ريال سعودي | 1 يونيو – 31 أغسطس 2025 | 2022 أو 2023 |
| المجموعة 19 | أكثر من 1.75 مليون ريال سعودي | 1 يوليو – 30 سبتمبر 2025 | 2022 أو 2023 أو 2024 |
| المجموعة 20 | أكثر من 1.5 مليون ريال سعودي | 1 أغسطس – 31 أكتوبر 2025 | 2022 أو 2023 أو 2024 |
| المجموعة 21 | أكثر من 1.25 مليون ريال سعودي | 1 سبتمبر – 30 نوفمبر 2025 | 2022 أو 2023 أو 2024 |
| المجموعة 22 | أكثر من 1 مليون ريال سعودي | 1 أكتوبر – 31 ديسمبر 2025 | 2022 أو 2023 أو 2024 |
ملاحظة: تقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المكلفين المشمولين في كل مجموعة قبل موعد التطبيق الفعلي بمدة لا تقل عن 6 أشهر، وذلك لتمكينهم من الاستعداد والامتثال للمتطلبات التقنية المطلوبة.
متطلبات الامتثال في المرحلة الثانية (الربط والتكامل)
للالتزام الكامل بمتطلبات مرحلة الربط والتكامل، يجب على المنشآت الخاضعة للفوترة الإلكترونية تنفيذ ما يلي:
1. ربط نظام الفوترة الإلكتروني بمنصة "فاتورة"
يجب أن يكون نظام الفوترة الإلكتروني في المنشأة مهيّأ للتواصل مع منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويتم هذا الاتصال عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs)، بحيث تُرسل الفواتير مباشرة من نظام المنشأة إلى الهيئة بشكل لحظي أو خلال 24 ساعة كحد أقصى، حسب نوع الفاتورة.
2. الامتثال للمواصفات الفنية المعتمدة من الهيئة
على الفواتير الإلكترونية أن تتضمن مجموعة من العناصر الإلزامية التي تضمن مصداقيتها وقابليتها للتحليل الآلي، وتشمل:
رمز الاستجابة السريعة (QR Code): يُستخدم للتعرف السريع على الفاتورة ومحتواها، خاصة في الفواتير المبسطة.
الرقم الضريبي للمشتري: يُعد أحد الحقول المهمة في الفواتير الضريبية الكاملة.
التوقيع الرقمي: توقيع إلكتروني آمن يؤكد أن الفاتورة لم يتم تعديلها بعد إصدارها، ويُثبت موثوقيتها.
المعرّف الفريد للفاتورة (UUID): رمز عالمي فريد يُستخدم لتعريف كل فاتورة على حدة ولا يمكن تكراره.
3. إصدار الفواتير بصيغ معتمدة
لضمان أن الهيئة يمكنها قراءة الفواتير ومعالجتها تلقائيًا، يجب إصدار الفواتير بصيغ معينة، وهي:
صيغة XML (الأساسية): تُستخدم للمعالجة الآلية الدقيقة.
صيغة PDF/A-3 مدمج مع XML: تُستخدم إذا كانت المنشأة ترغب بإرفاق نسخة مرئية للفاتورة بجانب الملف الآلي.
4. إرسال الفواتير في الوقت المحدد
الفواتير الضريبية المبسطة (B2C): يجب إرسالها إلى الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من وقت إصدارها.
الفواتير الضريبية الكاملة (B2B): يجب إرسالها لحظيًا وفوريًا قبل تقديمها للمشتري، حيث لا تُعتبر صالحة إلا بعد مصادقة الهيئة عليها.
5. الاحتفاظ وأرشفة الفواتير إلكترونيًا
يجب على المنشآت الاحتفاظ بجميع الفواتير الصادرة بصيغتها الإلكترونية الأصلية لمدة لا تقل عن 6 سنوات، وفقًا للأنظمة الضريبية، لضمان إمكانية الرجوع إليها في حال الفحص أو التدقيق.
برنامج برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد للفوترة الإلكترونية في السعودية
برنامج الفاتورة الإلكتروينة يُعد من أبرز الحلول الرقمية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة، حيث صُمم خصيصًا ليُلبي كافة متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (الربط والتكامل)، ويساعد المنشآت على إصدار، توثيق، وإدارة الفواتير الإلكترونية بكل سلاسة وامتثال.
فيما يلي شرح تفصيلي لأهم مميزات البرنامج ولماذا يُعد خيارًا مثاليًا للمنشآت في مختلف القطاعات:
1. الربط الكامل مع منصة "فاتورة"
يتمتع برنامج الفاتورة الإلكتروينة بإمكانية الربط اللحظي مع منصة “فاتورة” الرسمية التابعة لهيئة الزكاة، وذلك من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs) المتقدمة. هذا الربط يضمن أن كل فاتورة يتم إصدارها من خلال النظام، سواء كانت فاتورة ضريبية كاملة (B2B) أو فاتورة مبسطة (B2C)، تُرسل تلقائيًا إلى الهيئة للتحقق منها ومصادقتها في نفس اللحظة. هذا الإجراء يُعزز من الشفافية ويُقلل الحاجة لأي تدخل يدوي في عمليات الإبلاغ الضريبي.
2. امتثال كامل للمواصفات الفنية المعتمدة من ZATCA
تم تطوير برنامج الفاتورة الإلكتروينة ليُراعي جميع المعايير التقنية التي فرضتها الهيئة، مما يجعله أحد الحلول القليلة التي تغطي جميع المتطلبات بدون الحاجة لتخصيصات إضافية. الفواتير التي يتم إصدارها عبر البرنامج تتضمن جميع الحقول الإلزامية، مثل:
رمز الاستجابة السريعة (QR Code): يُمكن قراءته باستخدام أي جهاز ذكي، ويعرض بيانات الفاتورة فورًا بطريقة موثوقة.
الرقم الضريبي للمشتري: عنصر أساسي للتمييز بين الفواتير الموجهة لجهات خاضعة للضريبة.
التوقيع الرقمي: يُعتمد لحماية محتوى الفاتورة من أي تعديل بعد إصدارها، ويُثبت أن الفاتورة تم إنشاؤها بواسطة جهة موثوقة.
معرّف الفاتورة (UUID): رقم فريد عالميًا لكل فاتورة، ما يمنع تكرار أو ضياع الفواتير.
3. دعم لصيغ الفواتير المعتمدة (XML و PDF/A-3)
يوفر البرنامج إمكانية إصدار الفواتير بصيغتين معتمدتين:
XML: وهي الصيغة التقنية التي تستخدمها هيئة الزكاة لتحليل ومعالجة الفواتير آليًا.
PDF/A-3 مع XML: تُستخدم في حال رغبتك بإرسال نسخة مرئية للفاتورة للعميل مع الاحتفاظ بالبيانات الآلية مضمنة بداخلها، مما يجمع بين الشكل الاحترافي والامتثال التقني.
4. إرسال الفواتير في الوقت المحدد دون تأخير
بفضل الربط المباشر، يقوم البرنامج بإرسال الفواتير الضريبية إلى الهيئة بشكل فوري عند إصدارها، وهو شرط إلزامي في المرحلة الثانية. أما في حالة الفواتير المبسطة، فيُرسلها خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدارها. هذه السرعة تضمن عدم تعرضك لمخالفات أو تأخير في المصادقة.
5. واجهة استخدام سهلة ومرنة
تم تصميم برنامج الفاتورة الإلكتروينة بواجهة استخدام بسيطة وواضحة تناسب مختلف المستخدمين، حتى أولئك الذين لا يمتلكون خبرة تقنية. تُسهل الواجهة عملية إصدار الفواتير، إضافة العملاء، تحديد الضرائب، وتتبع حالة المصادقة من الهيئة—all from a single dashboard.
6. إدارة متكاملة للعملاء والمنتجات والخدمات
يمكنك من خلال النظام إنشاء قاعدة بيانات دقيقة تحتوي على:
معلومات العملاء (الاسم، الرقم الضريبي، العنوان…).
تفاصيل المنتجات والخدمات مع تصنيفاتها وأسعارها.
إعداد معدلات الضريبة تلقائيًا حسب نوع الخدمة أو المنتج.
هذه الميزات توفر وقتًا وجهدًا كبيرين، وتُقلل من الأخطاء المحاسبية.
7. تخصيص الفواتير حسب هوية الشركة
يوفر البرنامج قوالب فواتير متعددة قابلة للتخصيص. يمكنك إضافة شعار الشركة، الألوان الرسمية، الترويسات، والتذييلات، مما يمنح كل فاتورة مظهرًا احترافيًا يُعبر عن هوية علامتك التجارية.
8. دعم فني سعودي سريع ومتاح
يُقدم البرنامج دعمًا فنيًا مباشرًا داخل المملكة، سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو المحادثة المباشرة، مما يضمن حصولك على المساعدة الفورية عند الحاجة، خاصة خلال عملية الربط أو التحديثات التقنية.
9. إمكانية العمل عبر الجوال
يتوفر تطبيق برنامج الفاتورة الإلكتروينة على الهواتف الذكية، مما يتيح لك إصدار الفواتير، متابعة حالتها، أو التعديل عليها من أي مكان وفي أي وقت، دون الحاجة للرجوع للحاسب.
10. خدمة مناسبة لجميع أنواع المنشآت
سواء كنت تدير شركة صغيرة أو مؤسسة متوسطة أو حتى شركة كبيرة، فإن برنامج الفاتورة الإلكتروينة يقدم لك باقات تناسب حجم نشاطك وعدد الفواتير التي تصدرها شهريًا، مع مرونة في الترقية حسب الحاجة.
❓ أسئلة شائعة لمستخدمي برنامج الفاتورة الإلكترونية والفوترة الإلكترونية
1. هل يمكنني تجربة برنامج الفاتورة الإلكترونية مجانًا قبل الاشتراك؟
نعم، يتيح البرنامج فترة تجريبية مجانية تُمكّنك من التعرف على جميع الوظائف الأساسية، مثل إصدار الفواتير وربطها مع هيئة الزكاة. هذه الفترة تساعدك على تقييم مدى ملاءمة البرنامج لاحتياجات منشأتك دون أي التزام مالي.
2. هل البرنامج متوفر باللغة العربية؟
نعم، البرنامج يدعم اللغة العربية بالكامل، سواء في واجهة الاستخدام أو تقارير الفواتير، مما يُسهّل على المستخدمين المحليين التعامل معه. كما يمكن التبديل إلى اللغة الإنجليزية إذا كانت لغتك المفضلة.
3. كيف تتم عملية الربط مع منصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة؟
عملية الربط بسيطة وتتم خلال دقائق. يتطلب الأمر فقط:
استخراج شهادة التشفير من الهيئة.
إدخال بيانات الربط (مثل رمز الوصول UUID).
إجراء اختبار اتصال للتحقق من نجاح الربط.
فريق الدعم الفني في برنامج الفاتورة الإلكترونية يقدم إرشادًا مباشرًا خلال هذه الخطوات حتى يتم الربط بنجاح.
4. هل يمكن إصدار إشعارات الخصم والإضافة (Credit/Debit Notes) من خلال البرنامج؟
نعم، يدعم البرنامج إصدار جميع أنواع المستندات الإلكترونية المعتمدة، بما في ذلك إشعارات الخصم والإضافة، وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة. وتُرسل هذه الإشعارات تلقائيًا إلى الهيئة بعد إنشائها، بنفس طريقة إرسال الفواتير.
5. هل البرنامج مناسب للأنشطة التي تُصدر عددًا كبيرًا من الفواتير يوميًا؟
نعم، البرنامج مصمم للتعامل مع أحجام كبيرة من البيانات، ويدعم إصدار آلاف الفواتير يوميًا بكفاءة عالية، دون أي تأثير على الأداء أو وقت المعالجة. هذا يجعله مثاليًا للمتاجر، والمراكز الطبية، والشركات ذات العمليات اليومية المتكررة.
6. كيف يضمن البرنامج حماية البيانات وسرية المعلومات؟
يوفّر برنامج الفاتورة الإلكترونية أعلى معايير الأمان، من خلال:
تشفير البيانات عند الإرسال والتخزين.
استضافة آمنة على خوادم سحابية معتمدة.
نسخ احتياطي يومي تلقائي لحماية البيانات من الفقد.
تطبيق سياسات صارمة لحماية خصوصية العملاء والبيانات الضريبية.
خاتمة المقال
مع دخول المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية حيز التنفيذ في المملكة العربية السعودية، لم يعد الامتثال خيارًا، بل ضرورة تنظيمية ومالية لكل منشأة خاضعة للضريبة. ويُعد برنامج برنامج الفاتورة الإلكترونية أحد أكثر الحلول موثوقية وسهولة، حيث يوفر أدوات متكاملة للربط مع هيئة الزكاة، وإصدار فواتير إلكترونية معتمدة بكل يسر وأمان. سواء كنت صاحب شركة ناشئة أو مؤسسة كبيرة، فإن الاستعداد المبكر والتطبيق السليم للمتطلبات يُعزز من كفاءة عملك ويقلل من المخاطر التشغيلية والضريبية.