منذ إعلان هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) عن إلزامية الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، أصبحت مسألة التوافق مع شروط الفاتورة الإلكترونية أولوية قصوى لكل منشأة تعمل في القطاع التجاري. ومع دخول المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)، أصبح من الضروري أن يكون نظام الفوترة الإلكتروني متوافقًا تقنيًا وتشغيليًا مع معايير الهيئة.
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) ألزمت جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية على مرحلتين:
المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ)
المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)
إذا كنت تمتلك نظام فوترة (محلي أو سحابي)، فهذا المقال يرشدك بخطوات عملية ومفصلة للتأكد من أن نظامك ملتزم بجميع الشروط الفنية والتشريعية المطلوبة.
أولاً: تحقق من التزام نظام الفوترة بشروط المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ)
بدأ تطبيق هذه المرحلة منذ 4 ديسمبر 2021، وتهدف إلى إلغاء الفواتير الورقية واليدوية. يجب أن يتضمن نظامك:
1. إصدار فواتير إلكترونية حقيقية (وليست مسح ضوئي PDF)
لا تُعتبر الفواتير الممسوحة أو التي تم التقاطها بكاميرا الجوال فواتير إلكترونية.
النظام يجب أن يولّد الفاتورة تلقائيًا من برنامج محاسبي أو عبر منصة إلكترونية معترف بها.
2. الحقول الإلزامية في الفاتورة:
اسم البائع وعنوانه
الرقم الضريبي (للبائع والمشتري إن وُجد)
رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار
وصف السلع أو الخدمات
مبلغ الفاتورة الإجمالي
قيمة ضريبة القيمة المضافة بوضوح
مجموع المبلغ مع الضريبة
3. عدم وجود تعديلات غير مصرح بها:
لا يسمح بالتعديل على الفواتير بعد إصدارها.
يتم إصدار إشعارات دائن أو مدين إلكترونية لتعديل أو إلغاء الفاتورة الأصلية.
4. أرشفة إلكترونية آمنة:
الاحتفاظ بنسخ إلكترونية للفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
يُفضل أن يكون الحفظ على خوادم مؤمنة داخل المملكة أو عبر مزود خدمة سحابي معتمد.
ثانيًا: شروط المرحلة الثانية (الربط والتكامل)
بدأت هذه المرحلة في يناير 2023 على دفعات وفقًا لحجم الإيرادات السنوية. تشمل هذه المرحلة الربط المباشر بين نظام الفوترة ومنصة ZATCA.
1. التأكد من أن مزود نظام الفوترة معتمد من ZATCA
يمكنك البحث في سجل مزودي الحلول المعتمدين لتتأكد من أن مزودك ضمن القائمة الرسمية.
2. التوافق مع المتطلبات التقنية التالية:
تنسيق الفاتورة:
فواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 تحتوي على ملف XML مضمّن (embedded).
التوقيع الإلكتروني:
كل فاتورة يجب أن تحتوي على توقيع رقمي إلكتروني يتم توليده باستخدام شهادة توقيع معترف بها من الجهة المختصة (مثل الهيئة الوطنية للأمن السيبراني).
رقم UUID:
كل فاتورة إلكترونية يجب أن تحتوي على معرف فريد UUID لا يمكن تكراره أو تعديله.
الطابع الزمني وختم التشفير:
يحتوي على بيانات التوقيت و”ختم تشفيري” يمنع التلاعب بالفاتورة أو تاريخها.
الإرسال المباشر للهيئة:
النظام يجب أن يكون قادرًا على إرسال الفواتير إلى منصة ZATCA في الزمن الحقيقي أو شبه الفوري.
ثالثًا: خطوات عملية لاختبار نظامك
استخدم بيئة Sandbox (الاختبار):
وفرتها الهيئة للمكلفين ومزودي الحلول لاختبار الفواتير إلكترونيًا قبل التطبيق الفعلي.
خطوات التحقق:
إصدار فاتورة تجريبية.
توليد ملف XML.
التوقيع الرقمي.
الإرسال إلى بيئة ZATCA التجريبية.
مراجعة الرد (نجاح/رفض) وتحليل الأخطاء.
رابعًا: الجانب المحاسبي والإداري
حتى مع توافق النظام، لا بد من تجهيز المؤسسة من الداخل:
تدريب الموظفين: تأكد من أن موظفي المبيعات، المحاسبة، والدعم يعرفون كيفية التعامل مع النظام.
مراجعة سياسة إصدار الفواتير: اعتماد إجراءات واضحة في حال الإلغاء أو التعديل.
تحديث معلومات المنشأة: مثل الرقم الضريبي، الشعار التجاري، وبيانات الفروع.
خامسًا: أبرز المخالفات التي يجب تجنبها
| المخالفة | الغرامة المحتملة |
|---|---|
| إصدار فاتورة غير إلكترونية | تبدأ من 5,000 ريال |
| عدم إرسال الفاتورة إلى ZATCA | غرامة حسب عدد الفواتير المخالفة |
| التلاعب في التوقيع أو التشفير | يعرض المنشأة للمساءلة النظامية |
| استخدام نظام غير معتمد | إيقاف النشاط + غرامات مالية |
سادسًا: الحل الأسهل – استخدم نظام الفوترة معتمدة مثل e-invoice.io
منصة e-invoice.io توفر لك نظامًا متكاملًا:
معتمد رسميًا من هيئة الزكاة
جاهز بالكامل للربط والتكامل
يدعم جميع أنواع الفواتير (مبسطة / مكتملة)
يعمل باللغة العربية وواجهة سهلة
دعم فني مباشر وخدمة ما بعد البيع
الأسئلة الشائعة حول التحقق من توافق نظام الفوترة مع شروط هيئة الزكاة
1. ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟
هي فاتورة يتم إنشاؤها وتوقيعها وإرسالها إلكترونيًا بالكامل، من خلال نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وبصيغة يمكن قراءتها ومعالجتها آليًا (مثل XML).
2. هل يكفي إصدار نظام الفوترة PDF أو Word لتكون إلكترونية؟
لا، الفاتورة بصيغة PDF أو Word دون توليد ملف XML وتوقيع رقمي لا تُعد فاتورة إلكترونية نظامية. يجب أن يصدر النظام فاتورة بصيغة معترف بها وأن تكون قابلة للإرسال الآلي لمنصة ZATCA.
3. هل كل الأنشطة التجارية ملزمة بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية؟
نعم، كل المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة داخل المملكة ملزمون بتطبيق الفوترة الإلكترونية، باستثناء بعض الفئات مثل المكلفين غير المقيمين.
4. كيف أعرف أن مزود نظام الفوترة الذي أتعامل معه معتمد؟
يمكنك زيارة موقع هيئة الزكاة الرسمي والاطلاع على قائمة مزودي الحلول المعتمدين والتأكد أن اسم مزودك موجود ضمن القائمة.
5. ما الفرق بين الفاتورة المبسطة والمكتملة؟
الفاتورة المبسطة: تستخدم في المعاملات مع الأفراد (B2C)، وتحتوي على QR Code بدلاً من اسم العميل.
الفاتورة الضريبية المكتملة: تُستخدم في المعاملات بين المنشآت (B2B) ويجب أن تحتوي على معلومات العميل كاملة، وتوقيع إلكتروني، وUUID.
6. هل يوجد غرامات على عدم الالتزام بشروط نظام الفوترة الإلكترونية؟
نعم، تفرض هيئة الزكاة عقوبات وغرامات مالية على المخالفين، تبدأ من 5,000 ريال وقد تصل إلى إيقاف النظام أو النشاط، حسب نوع المخالفة.
7. هل يجب إرسال الفاتورة فورًا إلى ZATCA في المرحلة الثانية؟
نعم، في المرحلة الثانية (الربط والتكامل) يجب أن يتم إرسال الفواتير بشكل لحظي أو شبه لحظي إلى منصة ZATCA من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs).
8. كم مدة الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية؟
وفقًا للائحة هيئة الزكاة، يجب الاحتفاظ بالفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات في أرشيف إلكتروني آمن ويمكن الرجوع إليه عند الطلب.
9. هل نظام الفوترة يدعم جميع هذه المتطلبات؟
نعم، e-invoice.io منصة سعودية معتمدة من هيئة الزكاة، تدعم كل المتطلبات الفنية والتنظيمية، وتوفر واجهة سهلة باللغة العربية، وخدمة دعم فني متخصصة.