تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية في السعودية: المراحل، المتطلبات

الامتثال لمنظومة الفاتورة الإلكترونية التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية لا يقتصر فقط على تجهيز النظام التقني، بل يتطلب أيضًا إعداد مجموعة من الوثائق التنظيمية والتقنية التي تؤكد التزام المنشأة بالمعايير المطلوبة. هذه الوثائق تُعد ضرورية سواء عند بدء التطبيق أو أثناء مراجعة وتدقيق الهيئة لنظام المؤسسة. وتشمل:

📌 رقم التسجيل الضريبي (VAT) للشركة

رقم ضريبي فريد تُصدره الهيئة لكل منشأة مسجلة، ويُعد أساسيًا في كل فاتورة إلكترونية. هذا الرقم يجب أن يظهر بوضوح على الفواتير الصادرة، ويُستخدم للتحقق من هوية البائع.

📌 شهادة اعتماد البرنامج من ZATCA

إذا كنت لا تستخدم أحد أنظمة الهيئة مباشرة، فيجب أن يكون النظام الذي تتعامل معه معتمدًا. شهادة الاعتماد تعني أن البرنامج خضع لتدقيق شامل من قبل ZATCA من حيث التوافق الفني والأمني، وهو ما يضمن صحة وسلامة الفواتير التي يصدرها النظام.

📌 شهادة التوقيع الرقمي (PKI)

التوقيع الرقمي هو حجر الأساس في ضمان أصالة الفاتورة الإلكترونية. لا يتم قبول الفواتير في المرحلة الثانية من المنظومة ما لم تكن موقعة إلكترونيًا باستخدام شهادة PKI صادرة من جهة مرخصة ومعترف بها في السعودية. هذا التوقيع يُؤكد أن الفاتورة لم يتم التلاعب بها منذ إصدارها.

📌 سياسات الأمان والخصوصية

ZATCA تشترط أن يكون لدى كل منشأة سياسات مكتوبة وواضحة لإدارة الأمان السيبراني والخصوصية. هذه السياسات تحدد كيف يتم حماية البيانات، وكيف يتم تخزين الفواتير ومن يصل إليها، مما يعزز من مصداقية النظام عند التفتيش أو المراجعة.

📌 توثيق داخلي لإجراءات الامتثال

وتشمل ملفات مثل سجل دخول المستخدمين، الصلاحيات الممنوحة لكل موظف، تاريخ التعديلات على الفواتير، واسترجاع السجلات. هذا التوثيق يُستخدم لإثبات التزام المنشأة بمعايير الشفافية والمحاسبة.

💡 مع e-invoice.io: لا داعي لإعداد كل هذه الأمور من الصفر، حيث يوفر النظام كافة الإعدادات والمستندات المطلوبة مسبقًا، ويتولى تجهيز التقارير، التوقيع الرقمي، وإرسال الفواتير آليًا للهيئة دون الحاجة لأي تدخل يدوي أو إعداد معقّد.