أصبح إنشاء فاتورة إلكترونية من الخطوات الأساسية التي يجب على كل صاحب عمل أو مؤسسة الالتزام بها في ظل التحول الرقمي المتسارع. لم تعد الفواتير الورقية كافية، خاصة بعد أن بدأت العديد من الدول في فرض أنظمة فوترة إلكترونية إلزامية لضمان الشفافية، مكافحة التهرب الضريبي، وتسهيل الإجراءات المحاسبية. سواء كنت تدير شركة صغيرة أو نشاطًا تجاريًا كبيرًا، فإن التعرّف على طريقة إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح ومتوافق مع القوانين المحلية أمر بالغ الأهمية.
في هذا المقال، نستعرض بالتفصيل طريقة إنشاء فاتورة إلكترونية متوافقة مع نظام الفوترة المعتمد في بلدك، مع توضيح الجوانب الفنية والقانونية لضمان سير العمل بسلاسة دون التعرض لأي مخالفات أو تأخيرات.
أولًا: فهم متطلبات نظام الفوترة الإلكتروني في بلدك
البيانات الإلزامية التي يجب أن تحتويها الفاتورة الإلكترونية:
-
رقم الفاتورة: رقم تسلسلي فريد لا يتكرر، ضروري لتتبع الفواتير.
-
تاريخ ووقت الإصدار: يجب أن يكون صحيحًا ومحدثًا، لأنه يُستخدم في التحقق من صحة الفاتورة.
-
اسم البائع وبياناته الضريبية: مثل السجل التجاري، الرقم الضريبي، العنوان.
-
اسم العميل وبياناته: في حال كان نشاطًا تجاريًا، يجب إدخال رقمه الضريبي أيضًا.
-
تفاصيل المنتجات أو الخدمات: تشمل الاسم، الكمية، سعر الوحدة، وخصم إن وُجد.
-
نوع الضريبة المطبقة ونسبتها: مثل ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15% في السعودية أو 14% في مصر.
-
الإجمالي قبل وبعد الضريبة: لتوضيح القيمة الأصلية وقيمة الضريبة.
ثانيًا: تجهيز البيئة المناسبة للفوترة الإلكترونية
1. استخدام برنامج معتمد من الجهة الحكومية
-
تأكد من أن البرنامج حاصل على اعتماد من الهيئة الضريبية في بلدك.
-
البرنامج يجب أن يدعم: التكويد الموحد – التوقيع الرقمي – توليد QR – الاتصال بـ API.
-
مثال: إذا كنت في السعودية، استخدم برنامج معتمد من هيئة الزكاة مثل الفاتورة الإلكترونية.
2. الحصول على التوقيع الرقمي
-
يتم إصداره من خلال مزود معتمد (مثل EgyptTrust أو هيئة الاتصالات السعودية).
-
التوقيع الرقمي يستخدم ملف مشفر (PFX أو HSM) يربط هوية شركتك بالفاتورة إلكترونيًا.
-
هذا التوقيع لا يُرى داخل الفاتورة، لكنه يُستخدم في التحقق من مصداقيتها عند رفعها للنظام الحكومي.
ثالثًا: خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية خطوة بخطوة
الخطوة 1: إدخال بيانات البائع والعميل
-
أدخل بيانات شركتك من ملفك الضريبي أو السجل التجاري.
-
أدخل بيانات العميل بدقة (خصوصًا الرقم الضريبي إذا كان مسجلًا).
الخطوة 2: تحديد تفاصيل الفاتورة
-
لكل منتج: اسم – كمية – وحدة (قطعة/خدمة/كجم…) – السعر – الخصم (إن وُجد).
-
مثال: “طابعة HP، 2 وحدة، سعر الوحدة: 1000 جنيه، خصم: 5%”
الخطوة 3: تطبيق الضرائب تلقائيًا
-
البرنامج سيحسب الضريبة تلقائيًا بناءً على إعدادات الضريبة لديك.
-
مثلًا: 14% على المبيعات المحلية في مصر، أو 15% في السعودية.
الخطوة 4: توقيع الفاتورة وإنشاء رمز QR
- البرنامج يوقع الفاتورة باستخدام التوقيع الرقمي ويولّد QR يحتوي على:
- رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، القيمة، اسم البائع، الرقم الضريبي.
الخطوة 5: إرسال الفاتورة للنظام الحكومي
-
يتم إرسال الفاتورة إلى نظام الفوترة المركزي عبر API.
-
ستتلقى ردًا آنيًا: “تم القبول” أو “تم الرفض + سبب الرفض”.
-
في حال الرفض، راجع الخطأ مثل: رقم ضريبي غير صحيح أو نقص في البيانات.
رابعًا: أمثلة عملية حسب الدولة
🇸🇦 السعودية – هيئة الزكاة والضريبة (ZATCA)
-
المرحلة الأولى (الفوترة): إلزامية منذ ديسمبر 2021.
-
المرحلة الثانية (الربط): تتم عبر التكامل مع ZATCA باستخدام توقيع تشفيري.
-
البيانات الإضافية المطلوبة: UUID (رقم فريد)، توقيع رقمي، رمز QR مدمج.
🇪🇬 مصر – مصلحة الضرائب
-
يجب التسجيل في بوابة الفاتورة الإلكترونية باستخدام الرقم الضريبي.
-
يتم الحصول على كود EGS لكل منتج أو خدمة.
-
الفواتير تُرسل بصيغة JSON باستخدام شهادة التوقيع الرقمي.
-
لكل فاتورة رقم تعريفي (UUID) يعتمده النظام المركزي.
خامسًا: نصائح لضمان التوافق الكامل
-
راجع التحديثات الدورية من الجهات الرسمية. مثل نشرات ZATCA أو إعلانات مصلحة الضرائب.
-
احتفظ بنسخ احتياطية مشفرة للفواتير. ويفضل حفظها لمدة لا تقل عن 5 سنوات.
-
درّب فريقك المالي أو المحاسبي على استخدام النظام.
-
اعتمد أدوات فحص التوافق. بعض الأنظمة توفر ميزة “فحص الفاتورة” قبل إرسالها رسميًا.
-
تحقق من تقارير الفواتير المرفوضة. لتحديد الأخطاء وتجنب تكرارها.
الأسئلة الشائعة حول إنشاء فاتورة إلكترونية
1. ما الفرق بين الفاتورة الورقية والفاتورة الإلكترونية؟
الإجابة:
الفاتورة الورقية تُكتب أو تُطبع يدويًا ولا يمكن تتبعها أو التحقق منها رقميًا، بينما الفاتورة الإلكترونية يتم إنشاؤها باستخدام نظام برمجي وتُرسل إلى الجهات الحكومية للتحقق منها فورًا، وتحتوي على بيانات رقمية مثل QR وتوقيع إلكتروني.
2. هل أستطيع استخدام Excel أو Word لإنشاء فاتورة إلكترونية؟
الإجابة:
لا، استخدام Excel أو Word فقط لا يُعد فاتورة إلكترونية رسمية. الفاتورة الإلكترونية يجب أن تُصدر من نظام معتمد يدعم التوقيع الرقمي والربط مع المنصة الحكومية، كما يضمن تنسيقها وفقًا للمعايير القانونية المطلوبة.
3. ما هي البيانات الإلزامية التي يجب أن تحتويها الفاتورة الإلكترونية؟
الإجابة:
-
رقم الفاتورة
-
تاريخ الإصدار
-
اسم المورد ورقمه الضريبي
-
اسم العميل (ورقمه الضريبي إن وُجد)
-
تفاصيل كل منتج أو خدمة
-
قيمة الضريبة
-
الإجمالي قبل وبعد الضريبة
-
توقيع رقمي (في بعض الدول)
-
رمز QR (إذا كان مطلوبًا)
4. كيف أتأكد أن البرنامج الذي أستخدمه معتمد من الهيئة الحكومية؟
الإجابة:
تقوم الجهات الضريبية مثل هيئة الزكاة في السعودية أو مصلحة الضرائب في مصر بنشر قائمة بالبرامج المعتمدة على مواقعها الرسمية. تأكد من مراجعة هذه القائمة قبل اختيار البرنامج.
5. هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية على كل الأنشطة؟
الإجابة:
نعم، في العديد من الدول أصبحت إنشاء فاتورة إلكترونية إلزامية على جميع المنشآت الخاضعة للضريبة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، ولكن بعض الدول تطبقها تدريجيًا حسب القطاع أو حجم الإيرادات.
6. ماذا أفعل إذا تم رفض فاتورتي من قبل النظام الحكومي؟
الإجابة:
راجع سبب الرفض المرسل من النظام (مثل بيانات غير مكتملة أو رقم ضريبي غير صحيح)، وقم بتعديل الفاتورة ثم أعد إرسالها. أنظمة الفوترة ترسل تقريرًا يوضح الخطأ بدقة لتسهيل معالجته.
7. كم مدة الاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية؟
الإجابة:
تختلف المدة حسب قوانين الدولة، ولكن في أغلب الأحيان يجب الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن 5 سنوات. ويجب أن تكون الفواتير محفوظة بصيغة رقمية قابلة للقراءة ومحمية من التعديل.
8. هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها؟
الإجابة:
لا يمكن تعديل الفاتورة بعد توقيعها وإرسالها، ولكن يمكن إصدار إشعار دائن أو مدين لتعديل القيم أو إلغاء الفاتورة حسب الحالة، ويجب أن يكون ذلك موثقًا أيضًا في النظام الحكومي.
9. هل يمكن للأفراد أو المستقلين إصدار فاتورة إلكترونية؟
الإجابة:
نعم، إذا كان الشخص مسجلًا ضريبيًا وله رقم ضريبي، يمكنه إصدار فواتير إلكترونية باستخدام نظام معتمد، مثل مقدمي خدمات التصميم، البرمجة، الاستشارات، إلخ.
10. ما العقوبات عند عدم الالتزام بالفوترة الإلكترونية؟
الإجابة:
تختلف العقوبات حسب الدولة، لكنها عادة تشمل:
-
غرامات مالية
-
تعليق الملف الضريبي
-
منع من إصدار الفواتير أو التعامل مع جهات حكومية
لذا من الضروري الالتزام بالتطبيق الكامل لنظام الفوترة الإلكترونية.
الختام
إنشاء فاتورة إلكترونية متوافقة مع النظام المعتمد في بلدك هو استثمار طويل الأمد في الشفافية والكفاءة. من خلال الالتزام بالمتطلبات القانونية والفنية، وتحديث أدواتك المحاسبية، تضمن لنشاطك التجاري التوافق مع الأنظمة، وتتجنب العقوبات المحتملة. والأهم من ذلك، تمنح عملاءك تجربة أكثر احترافية وتنظيمًا.