في إطار رؤية المملكة العربية السعودية 2030، يشهد القطاع الاقتصادي تحولًا رقميًا متسارعًا يشمل جميع المجالات، ومن أبرز ملامح هذا التحول اعتماد الفوترة الإلكترونية كجزء أساسي من العمليات التجارية. وقد ألزمت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك معظم المنشآت باستخدام الفواتير الإلكترونية والربط المباشر مع منصة “فاتورة”، التي تهدف إلى تعزيز الشفافية، والحد من التستر التجاري، وتحسين كفاءة التحصيل الضريبي.
في هذا المقال، نستعرض بالتفصيل كيفية ربط الأنظمة المحاسبية للمنشآت بمنصة “فاتورة”، مع توضيح المتطلبات الفنية والتنظيمية، والخطوات اللازمة لضمان تكامل ناجح وسلس مع المنصة وفقًا لمراحل مشروع الفوترة الإلكترونية المعتمدة.
ما هي منصة "فاتورة"؟
منصة “فاتورة” هي إحدى المبادرات الرقمية الرائدة التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، في إطار جهودها لتعزيز التحول الرقمي والشفافية في المعاملات التجارية. تمثل هذه المنصة البنية التحتية التقنية التي تدير من خلالها الهيئة عمليات إصدار وتوثيق الفواتير الإلكترونية، والتحقق من مطابقتها لمتطلبات اللائحة الفنية للفوترة الإلكترونية في مرحلتيها الأولى (مرحلة الإصدار) والثانية (مرحلة الربط والتكامل).
الهدف من المنصة لا يقتصر فقط على التحصيل الضريبي، بل يمتد إلى مكافحة التستر التجاري، والحد من الاقتصاد الخفي، وتيسير الامتثال الضريبي للمنشآت، بالإضافة إلى تمكين الجهات الرقابية من الوصول إلى بيانات دقيقة وآنية عن المعاملات التجارية داخل المملكة.
أولاً: المتطلبات الفنية
1. نظام إصدار فواتير إلكتروني
يُعد وجود نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية شرطًا أساسيًا. ويجب أن يتمتع هذا النظام بالخصائص التالية:
إمكانية إنشاء الفواتير بصيغ معتمدة: لا بد أن يدعم النظام إنشاء الفواتير بصيغة XML وفقًا للمواصفات الفنية المعتمدة من الهيئة. كما يمكن استخدام صيغة PDF/A-3 المصحوبة بملف XML مضمن، ما يُعرف بالفاتورة الهجينة، والتي تُستخدم في حالات عرض الفواتير للعملاء بطريقة مرئية مع الاحتفاظ بالبنية الرقمية للفاتورة.
توليد معرف UUID: يجب أن يكون النظام قادرًا على توليد رقم تعريفي فريد (UUID) لكل فاتورة، وهو ما يسمح بتتبعها بشكل دقيق ضمن النظام الوطني للفوترة.
دعم التوقيع الرقمي: يجب أن يتضمن النظام خاصية التوقيع الرقمي للفواتير باستخدام شهادات رقمية موثوقة، لضمان أن الفاتورة لم يتم تعديلها بعد إصدارها.
شهادة تشفير إلكتروني: وهي ضرورية لتأمين البيانات أثناء نقلها بين نظام المنشأة ومنصة “فاتورة”.
2. شهادة توقيع رقمي (Digital Certificate)
التوقيع الرقمي يُعد أحد أهم أعمدة الأمان في الفوترة الإلكترونية، ويجب أن تستوفي المنشآت ما يلي:
الحصول على شهادة رقمية معتمدة: يجب إصدار الشهادة من جهة مصادقة موثوقة ومعترف بها، مثل “المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC)”، لضمان سلامة البنية الأمنية.
وظيفة الشهادة: تستخدم لتوقيع الفواتير إلكترونيًا بطريقة تُمكّن الهيئة من التحقق من هوية المصدر، ومنع أي محاولة لتعديل البيانات بعد إصدار الفاتورة، وهو ما يعزز الثقة في النظام بأكمله.
3. واجهة برمجة التطبيقات (API Integration)
التكامل مع منصة “فاتورة” يتم من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API)، وهي الوسيلة الرسمية التي تتيح لأنظمة المنشآت إرسال الفواتير واستقبال الردود من الهيئة.
آلية الربط: تُوفر الهيئة API موثقة جيدًا، تُمكن النظام المحاسبي للمنشأة من إرسال الفواتير لحظيًا، واستلام إشعارات القبول أو الرفض بشكل مباشر.
الأمان والتوثيق: تشمل واجهات API بروتوكولات أمنية مثل OAuth 2.0 وSSL لضمان أن البيانات المنقولة لا يمكن اعتراضها أو التلاعب بها.
قابلية التخصيص: يمكن تكييف واجهات API لتعمل مع أنظمة محاسبية متنوعة سواء كانت أنظمة سحابية، محلية، أو مخصصة، مما يُسهل على المنشآت تنفيذ التكامل التقني دون الحاجة لتغيير أنظمتها الحالية.
ثانيًا: المتطلبات الإدارية
1. التسجيل في منصة "فاتورة"
تُعد خطوة التسجيل في منصة “فاتورة” هي المرحلة الأولى والضرورية لبدء عملية التكامل مع المنظومة الإلكترونية للفوترة. وتتمثل هذه الخطوة في التأكد من أن المنشأة لديها حساب فعّال على بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بالإضافة إلى تفعيل الخدمة بشكل رسمي. وتشمل الإجراءات التالية:
إنشاء حساب منشأة: يجب على المنشأة الدخول إلى البوابة الإلكترونية للهيئة (zatca.gov.sa) وإنشاء حساب خاص بها إن لم يكن موجودًا مسبقًا، باستخدام بيانات التسجيل الضريبي.
تفعيل خدمة الفوترة الإلكترونية: بعد الدخول إلى البوابة، يتم تفعيل خدمة “الفوترة الإلكترونية” من خلال لوحة التحكم، مما يتيح الوصول إلى منصة “فاتورة” وإعداد الخيارات المتعلقة بالنظام الإلكتروني.
تعيين مسؤول تقني مفوض: يُوصى بتحديد موظف مختص أو فريق تقني مسؤول عن عمليات الربط والصيانة الفنية للنظام، بحيث يكون جهة الاتصال المباشرة مع الهيئة في حال وجود استفسارات أو متطلبات فنية إضافية.
2. تسجيل النظام الإلكتروني المستخدم
بعد إتمام عملية التسجيل في المنصة وتفعيل الخدمة، يجب إدخال معلومات مفصلة عن النظام الإلكتروني الذي تستخدمه المنشأة لإصدار الفواتير. هذه الخطوة ضرورية لتوثيق النظام وربطه بالمعرف الضريبي للمنشأة، وتشمل:
معلومات النظام أو مزود الخدمة: يتوجب تحديد ما إذا كان النظام المطور داخليًا، أو يتم توفيره من قبل مزود خارجي (Third-Party Provider)، مع ذكر اسم المزود.
نوع النظام المستخدم: سواء كان النظام محليًا (On-premise)، أو سحابيًا (Cloud-based)، أو جزءًا من نظام إدارة موارد المؤسسات (ERP)، يجب تحديد ذلك بوضوح.
إصدار النظام والدعم الفني: تقديم تفاصيل حول إصدار النظام الحالي، بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة بالدعم الفني المعني بالصيانة والتحديثات.
تهيئة الشهادة الرقمية: يجب إعداد النظام لربط شهادة التوقيع الرقمي المعتمدة بالرقم الضريبي للمنشأة، بما يضمن توقيع جميع الفواتير إلكترونيًا وفقًا لمتطلبات الهيئة.
تتم جميع هذه الإجراءات من خلال بوابة “فاتورة” الإلكترونية، حيث تُعد هذه المرحلة بمثابة التحقق المبدئي لضمان أن النظام جاهز تمامًا لبدء عملية الربط الآلي وإصدار الفواتير بطريقة نظامية ومعتمدة.
خطوات الربط مع منصة "فاتورة"
الخطوة 1: تهيئة النظام المحاسبي الداخلي
تبدأ عملية الربط بتجهيز النظام الداخلي للمنشأة ليتوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية التي تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويتضمن ذلك:
تحديث أو تطوير النظام: يجب أن يكون النظام المحاسبي المستخدم قادرًا على إصدار فواتير إلكترونية بصيغة XML وفقًا للمواصفات الفنية المعتمدة من الهيئة.
تضمين العناصر الإلزامية في الفاتورة: يجب أن تحتوي كل فاتورة على مجموعة من الحقول الأساسية مثل:
الرقم التعريفي الضريبي (VAT Number)
رمز الاستجابة السريعة (QR Code)
التاريخ والوقت
بيانات المورد (البائع) والمشتري
القيمة المضافة ومجموع الفاتورة
يجب التأكد من أن هذه العناصر تُدرج تلقائيًا مع كل فاتورة يتم إصدارها لضمان الامتثال الكامل.
الخطوة 2: الحصول على شهادة توقيع إلكتروني
لكي تُصبح الفواتير صالحة ومعتمدة من الناحية القانونية، يجب توقيعها إلكترونيًا باستخدام شهادة رقمية معتمدة:
التقديم على الشهادة: يتم طلب شهادة التوقيع الرقمي من خلال البوابة الإلكترونية للهيئة، وذلك عبر خدمة الربط مع “المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC)”.
تثبيت الشهادة على النظام: بعد إصدار الشهادة، يجب تثبيتها على خوادم النظام المحاسبي الذي سيُستخدم في إصدار الفواتير، بحيث تُوقّع كل فاتورة إلكترونيًا بشكل تلقائي.
الخطوة 3: اختبار التكامل في بيئة "Sandbox"
قبل الانتقال إلى التشغيل الفعلي، يجب التحقق من سلامة التكامل من خلال بيئة اختبار تجريبية توفرها الهيئة:
إرسال عينات فواتير: يتم إرسال مجموعة من الفواتير التجريبية إلى بيئة “Sandbox” للتحقق من مطابقة الصيغة والمحتوى للمعايير الفنية المطلوبة.
مراجعة الأخطاء: في حال وجود أي ملاحظات، يتم تعديل النظام حتى يحقق نسبة قبول كاملة من منصة “فاتورة”.
الخطوة 4: الانتقال إلى البيئة الحية (Production)
بمجرد اجتياز جميع اختبارات بيئة “Sandbox”، يُمنح النظام الإذن للربط بالبيئة الفعلية:
تفعيل الربط الرسمي: يتم ربط النظام بمنصة “فاتورة” في بيئة الإنتاج، ليبدأ إرسال الفواتير الحقيقية فور إصدارها.
الموافقة قبل الإصدار: في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، يجب أن تُرسل كل فاتورة إلى المنصة أولًا للمصادقة عليها قبل تسليمها للعميل.
نصائح مهمة لضمان نجاح الربط مع منصة "فاتورة"
لضمان تكامل فعّال ومستقر بين نظام الفوترة الخاص بالمنشأة ومنصة “فاتورة”، يُوصى باتباع مجموعة من الإرشادات العملية والتنظيمية التي تسهم في رفع كفاءة الربط وتقليل احتمالية وقوع الأخطاء التقنية أو النظامية:
1. تحديث بيانات المنشأة باستمرار
تُعد البيانات الأساسية للمنشأة مثل الرقم التعريفي الضريبي، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، وبيانات النشاط التجاري، عناصر ضرورية لضمان صحة الفواتير وإتمام عملية الربط بسلاسة. لذلك:
تأكد من الدخول دوريًا إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للتحقق من دقة وتحديث كافة البيانات.
احرص على مطابقة البيانات في النظام المحاسبي مع تلك المسجلة في البوابة، خاصة في حالة تغيير النشاط أو التحديثات في الهيكل القانوني.
2. الامتثال الكامل لمتطلبات المرحلة الثانية
بينما ركزت المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية على استبدال الفواتير الورقية بالإلكترونية، فإن المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) تتطلب مستوى أعلى من الالتزام الفني، ويشمل ذلك:
التكامل اللحظي مع منصة “فاتورة”: يجب إرسال كل فاتورة إلكترونيًا في نفس لحظة إصدارها إلى المنصة للحصول على المصادقة قبل تسليمها للعميل.
التوقيع الرقمي الإلزامي: تُشترط المرحلة الثانية وجود توقيع رقمي صالح من جهة معتمدة لكل فاتورة.
الالتزام بالمواصفات الفنية المحدثة: يجب أن يتوافق النظام مع الهيكل الفني الموحد الذي تحدده الهيئة في دليل الفوترة الإلكترونية.
3. متابعة تحديثات الهيئة الفنية والتنظيمية بشكل دوري
نظرًا لطبيعة المشروع التقنية وتوسعه المرحلي، تقوم الهيئة بنشر تحديثات دورية تشمل:
تحسينات على واجهات API: قد تُصدر الهيئة إصدارات جديدة من واجهة التكامل تتضمن تحسينات أو تغييرات في طريقة إرسال البيانات.
تعديلات على المتطلبات الفنية: مثل إضافة عناصر جديدة للفاتورة أو تحديث في صيغة XML.
إعلانات عن فترات انتقالية أو مهلة للتحديث: مما يستدعي أن تكون المنشأة على دراية دائمة بتوقيت هذه التعديلات والمهل الزمنية الممنوحة.
لذلك، من المهم الاشتراك في نشرات الهيئة البريدية الرسمية أو تخصيص مسؤول تقني يتابع بوابة الهيئة ويقوم بتنفيذ التعديلات المطلوبة فور صدورها.
ما هو برنامج الفاتورة الإلكترونية
برنامج الفاتورة الإلكترونية هو نظام فوترة إلكتروني سحابي متكامل، مصمم خصيصًا لتلبية متطلبات الفوترة الإلكترونية الرسمية في المملكة العربية السعودية ومصر. يتيح هذا البرنامج للشركات إصدار فواتير متوافقة تمامًا مع لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية (ZATCA)، بما في ذلك المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية التي تتطلب الربط الفوري والتكامل عبر API وتوقيع رقمي مشفّر.
أبرز مميزات برنامج الفاتورة الإلكترونية
يُعد البرنامج مناسبًا جدًا للشركات الصغيرة والمتوسطة، لأنه يجمع بين الجاهزية التامة من جهة، والسهولة في الاستخدام من جهة أخرى، مع دعم كامل للامتثال الرسمي دون الحاجة لتوظيف فريق تقني داخلي أو التعاقد مع مطورين خارجيين.
1. إصدار فواتير إلكترونية متوافقة بصيغ متعددة
يُوفر البرنامج القدرة على إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة XML القياسية المعتمدة من ZATCA، وكذلك بصيغة PDF/A-3 المدمجة بـ XML، مما يضمن أن كل فاتورة يتم إصدارها تكون قانونية وقابلة للتحقق الرقمي دون تدخل يدوي أو تعديل لاحق.
2. تضمين رمز QR في الفاتورة تلقائيًا
كل فاتورة يتم إصدارها عبر e-invoice.io تحتوي على رمز QR مشفّر يتم توليده تلقائيًا. يُمكّن هذا الرمز العملاء من مسح الفاتورة والتحقق من صحتها ومطابقتها لمتطلبات هيئة الزكاة بضغطة زر واحدة، مما يعزز الثقة ويوفر طبقة إضافية من الأمان والتوثيق.
3. إدارة متكاملة للعملاء والمنتجات
البرنامج لا يقتصر فقط على إصدار الفواتير، بل يُتيح للمستخدمين إدارة قاعدة بيانات شاملة للعملاء والمنتجات. يمكن حفظ معلومات العملاء والموردين، تسعير المنتجات، تتبع الكميات، وكل ذلك مرتبط تلقائيًا بحساب ضريبة القيمة المضافة.
4. حساب ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا
يحسب البرنامج ضريبة القيمة المضافة بدقة تلقائيًا حسب النسبة المقررة في السعودية (15%) أو مصر (حسب النشاط)، دون الحاجة لأي تدخل يدوي. هذا يقلل احتمالات الخطأ في الفواتير، ويساعد في التقارير الضريبية الفصلية.
5. تخصيص تصميم الفواتير بما يتناسب مع هوية المنشأة
يوفر e-invoice.io إمكانيات واسعة لتصميم الفاتورة، بحيث يمكن تعديل الألوان، إضافة الشعار، وترتيب العناصر بما يعكس الهوية التجارية للمؤسسة بشكل احترافي ومتناسق.
6. إصدار مجاني حتى 50 فاتورة شهريًا
يوفر البرنامج نسخة مجانية تجريبية تتيح للمستخدمين إصدار حتى 50 فاتورة إلكترونية شهريًا، ما يجعله خيارًا مثاليًا لأصحاب المشاريع الصغيرة أو من يرغبون بتجربة النظام قبل الاشتراك المدفوع.
7. تكامل مباشر مع منصة “فاتورة” عبر API
أحد أهم مميزات البرنامج هو الربط المباشر مع منصة “فاتورة” الخاصة بهيئة الزكاة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API). هذا الربط يتيح إرسال الفواتير لحظيًا إلى الهيئة مع توقيعها رقميًا باستخدام شهادة تشفير معتمدة، مما يجعل العملية كلها مؤتمتة بالكامل ومتوافقة مع متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية.
❓ الأسئلة الشائعة حول الفوترة الإلكترونية ومنصة "فاتورة"
1. ما هي العقوبات المترتبة على عدم الالتزام بالفوترة الإلكترونية؟
تُعد مخالفة متطلبات الفوترة الإلكترونية من المخالفات النظامية التي تستوجب فرض غرامات مالية من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتشمل العقوبات:
غرامة عند عدم إصدار الفواتير الإلكترونية أو عدم حفظها إلكترونيًا.
غرامة على إصدار فواتير غير مكتملة البيانات أو بصيغ غير معتمدة.
حجب إمكانية إصدار الفواتير أو تعليق الرقم الضريبي في الحالات المتكررة أو الجسيمة.
قد يؤدي التكرار إلى إدراج المنشأة ضمن المنشآت المخالفة في السجل الضريبي.
2. هل الفوترة الإلكترونية إلزامية لجميع المنشآت؟
نعم، تُطبق الفوترة الإلكترونية إلزاميًا على جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة والمسجلين لدى الهيئة، باستثناء:
المنشآت غير الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
بعض الأنشطة المعفاة وفقًا للائحة الضريبية (مثل أنشطة محددة في القطاع الصحي أو التعليمي).
ويُطبق الإلزام بشكل تدريجي عبر مراحل، بدءًا من المنشآت الكبرى ثم توسعًا لتشمل الجميع.
3. ما الفرق الجوهري بين المرحلة الأولى والثانية؟
المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار): تُلزم المنشأة بإصدار الفواتير إلكترونيًا عوضًا عن الورقية، والاحتفاظ بها في أرشيف رقمي.
المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل): تتطلب الربط التقني المباشر مع منصة “فاتورة”، بحيث يتم:
إرسال الفاتورة لحظيًا للهيئة.
الحصول على موافقة قبل تسليمها للعميل.
توقيعها رقميًا بشهادة معتمدة.
4. هل يمكن تعديل الفاتورة بعد إصدارها؟
لا، الفاتورة الإلكترونية تُصبح نهائية بمجرد توقيعها وإرسالها إلى منصة “فاتورة”. وفي حال وجود خطأ، يجب:
إصدار إشعار دائن لتخفيض القيمة أو التعديل.
أو إصدار إشعار مدين لزيادة القيمة.
لا يُسمح بالحذف أو التعديل المباشر على الفاتورة الأصلية.
5. ما المدة القانونية للاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية؟
وفقًا للائحة الضريبة، يجب على المنشآت الاحتفاظ بنسخة إلكترونية من الفواتير والإشعارات لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ الإصدار، مع ضمان إمكانية الوصول إليها إلكترونيًا عند الطلب.
6. هل من الضروري استخدام برنامج معتمد من الهيئة؟
ليس شرطًا استخدام برنامج معين، ولكن النظام المستخدم يجب أن يكون متوافقًا مع معايير الهيئة، ويشمل ذلك:
القدرة على إصدار الفواتير بصيغة XML.
تضمين التوقيع الرقمي، ورمز الاستجابة السريعة (QR).
التكامل مع منصة “فاتورة” عبر واجهة API.
توفر الهيئة قائمة بمزودي الخدمة المعتمدين الذين يقدمون حلولًا جاهزة ومتوافقة بالكامل.
7. ما أبرز الأخطاء التي تؤدي إلى رفض الفاتورة من منصة "فاتورة"؟
عدم مطابقة تنسيق XML للمواصفات الفنية المعتمدة.
غياب التوقيع الرقمي أو رمز QR.
إدخال رقم ضريبي خاطئ أو غير مفعل.
إرسال فواتير بصيغة PDF فقط بدون ملف XML مدمج.
استخدام نظام غير مسجل أو غير مهيأ تقنيًا.
8. هل يمكن إصدار الفواتير الإلكترونية من الهاتف المحمول؟
نعم، بعض مزودي الخدمة مثل “برنامج الفاتورة الإلكترونية (e-invoice.io)” يقدمون حلولًا سحابية يمكن الوصول إليها من الأجهزة المحمولة. ويُشترط أن يكون التطبيق أو النظام:
قادرًا على توليد الفواتير بصيغة XML وPDF/A‑3.
يدعم التوقيع الرقمي وربط مباشر بمنصة “فاتورة”.
يوفر واجهة استخدام مرنة وآمنة للمستخدمين عبر الهاتف أو التابلت.
خاتمة المقال
يمثل مشروع الفوترة الإلكترونية خطوة استراتيجية ضمن جهود المملكة للتحول الرقمي وتعزيز الامتثال الضريبي. ويُعد الربط مع منصة “فاتورة” عنصرًا محوريًا في هذا التحول، يتطلب التزامًا دقيقًا بالمتطلبات الفنية والتنظيمية لضمان النجاح.
سواء كنت منشأة كبيرة أو متوسطة أو صغيرة، فإن فهم خطوات الربط، وتجهيز نظامك المحاسبي، والامتثال للمتطلبات التقنية، أمور ضرورية لتفادي العقوبات والاستفادة من مزايا التنظيم والرقابة. ومع توفر حلول مرنة مثل برنامج “الفاتورة الإلكترونية (e-invoice.io)”، أصبح بإمكان الجميع تطبيق النظام بكفاءة ومرونة.