خطوات استخراج الفاتورة الإلكترونية

1. التحضير المسبق والتهيئة للنظام

قبل البدء في عملية استخراج الفاتورة الإلكترونية، تحتاج الشركة إلى تهيئة النظام المحاسبي الخاص بها ليتوافق مع متطلبات الفواتير الإلكترونية. تتضمن هذه الخطوة:

• فهم المتطلبات القانونية: يجب على الشركة التعرف على المتطلبات القانونية الخاصة بالدولة أو السوق الذي تعمل فيه. مثلاً، في بعض الدول، تكون الهيئة الضريبية هي المسؤولة عن تنظيم الفواتير الإلكترونية.
• التعاقد مع مزود خدمة: هناك العديد من مزودي الخدمات الذين يقدمون حلولاً لإدارة وإصدار الفواتير الإلكترونية. من المهم اختيار مزود خدمة يوفر تكاملًا جيدًا مع نظام الشركة المحاسبي.
• تحديث الأنظمة المحاسبية: قد يتطلب الأمر تعديل أو تحديث النظام المحاسبي القائم ليتوافق مع متطلبات الفواتير الإلكترونية، مثل إدخال الأكواد الضريبية وتنسيق البيانات الإلكترونية.

2. التسجيل في نظام الفواتير الإلكترونية

في كثير من الدول، يجب على الشركات التسجيل في نظام الفواتير الإلكترونية الخاص بالدولة. خطوات التسجيل غالبًا ما تشمل:

• إنشاء حساب: يتعين على الشركة إنشاء حساب خاص بها على المنصة المخصصة للفواتير الإلكترونية. يمكن الوصول إلى هذه المنصة من خلال موقع الهيئة الضريبية أو من خلال مزودي الخدمة المعتمدين.
• إدخال المعلومات الضرورية: خلال عملية التسجيل، يتعين على الشركة إدخال كافة التفاصيل المتعلقة بها مثل الاسم التجاري، الرقم الضريبي، العنوان، وغيرها من المعلومات.
• التحقق من الهوية: بعد إدخال المعلومات، يتم التحقق من هوية الشركة عبر وسائل مختلفة مثل الرقم الضريبي أو الشهادات الإلكترونية.

3. إعداد وتكوين نظام الفاتورة الإلكترونية

بعد التسجيل بنجاح، تأتي مرحلة إعداد النظام الفعلي لاستخراج الفواتير الإلكترونية. تشمل هذه الخطوة:

• اختيار تنسيق الفاتورة: يجب تحديد تنسيق معين للفاتورة الإلكترونية بناءً على المعايير المعتمدة من الهيئة الضريبية. غالبًا ما تكون هذه المعايير دولية مثل XML أو JSON.
• دمج النظام المحاسبي: يجب ربط النظام المحاسبي الخاص بالشركة مع نظام الفاتورة الإلكترونية لضمان تدفق المعلومات بسهولة وسرعة بين الأنظمة.
• إضافة التوقيع الإلكتروني: يعتبر التوقيع الإلكتروني جزءًا أساسيًا من الفاتورة الإلكترونية، حيث يضمن صحة الفاتورة وقانونيتها. يتطلب التوقيع الإلكتروني استخدام شهادة رقمية تصدرها جهة معتمدة.

4. إصدار الفاتورة الإلكترونية

بعد إعداد النظام، يمكن للشركة البدء في استخراج الفواتير الإلكترونية. هذه الخطوة تتضمن:

• إدخال بيانات المعاملة: يتم إدخال جميع تفاصيل المعاملة في النظام المحاسبي مثل المنتجات أو الخدمات المقدمة، الكميات، الأسعار، الضرائب المطبقة، والمعلومات الخاصة بالطرفين.
• توليد الفاتورة الإلكترونية: يقوم النظام بتوليد الفاتورة بشكل إلكتروني وإرفاق التوقيع الإلكتروني الذي يضمن صحتها.
• إرسال الفاتورة: بعد توليد الفاتورة، يتم إرسالها إلى المشتري إما عبر البريد الإلكتروني أو من خلال المنصة المخصصة لذلك. في بعض الحالات، قد يتم إرسال الفاتورة مباشرة إلى الهيئة الضريبية للمراجعة والموافقة قبل إرسالها إلى العميل.

5. حفظ وأرشفة الفواتير الإلكترونية

من المهم حفظ نسخة من الفاتورة الإلكترونية لكل معاملة تمت. يتم أرشفة الفواتير الإلكترونية بشكل رقمي لضمان سهولة الوصول إليها في المستقبل. يمكن أن تكون هذه الفواتير مطلوبة للعديد من الأغراض مثل التدقيق المحاسبي أو الضريبي. كما تفرض بعض القوانين على الشركات الاحتفاظ بالفواتير لمدة محددة تصل إلى 10 سنوات في بعض الدول.