مما لاشك فيه أن أكثر ما يؤرق صاحب مشروع ناشئ سواء كان شركة أو مؤسسة هو كيفية تطوير وتحسين العملية المحاسبية لها ، فقد تعتبر العملية المحاسبية إحدى الأساسيات التي تتركز عليها نجاح أي مشروع ؛ لذا سنستعرض في مقالنا هذا عدة نصائح قد تساعدك بشكل كبير على تطوير العملية المحاسبية لشركتك ، وأيضًا سنتعرف على أهمية برامج المحاسبة وسنستعرض أبرز أنظمة هذه البرامج ألا وهو نظام ( ERP ) .
قد لا يغفل أصحاب الشركات الناشئة عن الأهمية القصوى للعملية المحاسبية ومدى تأثيرها على نجاح الشركة وتوسعها ، وهذا يجعلهم في محاولة دائمة لتطوير العملية المحاسبية وتحسينها بشتى الطرق ، ولكن كيف يمكن لأصحاب الشركة النجاح في فعل هذا ؟ لا تقلق عزيزي القارئ ، هذا ما سنتعرف عليه الآن حيث أننا سنستعرض عدة نصائح ذهبية تساعد على ذلك .
أهم 5 نصائح تساعد على تطوير العملية المحاسبية
1- اختيار برامج المحاسبة المناسبة لك
تعد أولى وأهم تلك النصائح هي اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك ، فقد يهتم أصحاب الشركات بالعملية المحاسبية أكثر من أي شيء آخر ؛ وهذا يرجع إلى رغبتهم في جمع جميع المعلومات المالية حول الشركة من إيرادات ، ونفقات بدقة عالية للغاية ، ولكن هل هناك محاسب ذو كفاءة عالية قادر على تحقيق هذا ؟، للأسف لا ؛ لذا يلجأ معظم أصحاب الشركات إلى برامح المحاسبة والتي توفر الوقت والجهد بشكل كبير ، علاوة على الدقة المتناهية والبعد عن الأخطاء اليدوية ، ولكن عليك كصاحب عمل الاختيار الصحيح لبرنامج المحاسبة المناسب لك ولظروف شركتك ؛ حتى تحصل على الإفادة الكاملة منه والتي يمكن أن تساعد على تطوير العملية المحاسبية لشركتك .
2- تسجيل جميع التعاملات المالية لحظيًا
من أهم الأشياء التي عليك وضعها في الاعتبار هي تسجيل جميع التعاملات المالية للشركة في وقتها ؛ وهذا لتجنب عدة مشكلات حسابية لا حصر لها يمكن أن تتعرض لها الشركة . هذه النقطة قد يغفل عنها البعض ولكنها لها أهمية قصوى وتأثير إيجابي على الشركة ، حيث عليك التسجيل السريع لأي تعامل يتم داخل الشركة بمختلف أنواعه حتى تكون دائمًا على علم بالحالة المادية للشركة مما يسهل عليك فيما بعد اتخاذ القرارات السليمة و أكثر ما يسهل عليك تنفيذ هذه النصيحة هو الاستعانة بإحدى برامج المحاسبة ؛ حتى تستطيع الشركة مزامنة البيانات المصرفية والبنكية التي تتم لحظة بلحظة .
3- وضع ميزانية مالية للشركة
لقد لاحظنا أن الشركات والمؤسسات الناجحة والمستقرة ماديًا تهتم بشكل كبير بوضع ميزانية مالية للشركة ، وهذه الوسيلة تُعد الأهم لتحقيق التطور والتوسع فعليك كصاحب عمل وضع ميزانية مالية للشركة ككل حيث وضع ميزانية لجميع النفقات داخل الشركة ثم مقارنة تلك الميزانية بالمصروفات والإيرادات الفعلية بالإضافة إلى تتبع الوضع المالي للشركة .
4- وضع توقعات مالية
وضع توقعات مالية للشركة لا يقل أهمية عن وضع ميزانية مالية لها ، فكلاهما وسائل مساعدة لتطوير العملية المحاسبية . قد يساعد وضع توقعات مالية للشركة الناشئة على تقدير الإيرادات والنفقات بشكل مستقبلي مما يساعدك على التوقع الصحيح نحو الشركة من حيث هل تحتاج إلى التمويل أم لا ؟ ،أو هل هي بحاجة إلى خفض النفقات الخاصة بها أم لا ؟ ، أيضًا قد تساعد هذه التوقعات أصحاب الشركات في تحديد الوقت المناسب لتغيير التسعير أو خطط الإنتاج الخاصة بالعمل .
5- الاهتمام ببيانات تكاليف العمالة
قد تحتل رواتب الموظفين والعمال في أي شركة جزء كبير من النفقات حيث أنها تمثل حوالي 70% من إجمالي ميزانية الشركة ؛ لذا عليك أن تكون على وعي كامل بكل ما يخص تكاليف العمالة من تكاليف الوقت الإضافي ، والامتيازات وغيرها ؛ وذلك لتجنب دفع نفقات أقل من المطلوب أو الإفراط في الدفع ، علاوة على معرفة الضرائب المفروضة عليك بجميع أنواعها .
وبهذا نكون قد قدمنا عدة نصائح قد تفيد الكثير وتساعدهم على تحسين العملية المحاسبية الخاصة بشركاتهم ، ولكن يمكن أن نستنتج مما سبق مدى أهمية برامج المحاسبة وكيف تساعد بشكل كبير على تحسين وتطوير العملية المحاسبية ؛ لذا سنستعرض الآن أبرز وأهم أنظمة تلك البرامج وسنتحدث عن نظام ( ERP ) .
ماذا تعرف عن نظام ERP ؟ وما أهميته بالنسبة للشركات ؟
يعتبر نظام (ERP ) أهم وأشهر أنظمة برامج المحاسبة و التي تساعد المؤسسات والشركات في إدارة الأمور المالية بالإضافة إلى قدرتها على ربط البيانات المالية للشركة وجميع المعلومات الخاصة بها بقاعدة بيانات مركزية ؛ لذا يعد هذا النظام في عصرنا الحالي من أكثر وسائل المساعدة في تطوير العمليات المحاسبية وتكمن أهمية نظام ( ERP ) في النقاط التالية :
- يتسم بالأداء الأمثل والذي يساعد على اتخاذ القرارات السليمة ، ومعرفة الطرق الحديثة لتحسين الأداء التشغيلي في المستقبل .
- يتميز نظام ERP بسرعة انجاز الأعمال مما يساعد على التأقلم السريع مع أي اضطرابات أو تغيرات تحدث في السوق .
- أيضًا يتميز هذا النظام بربط العمليات والبيانات مما يمنح المرونة والسهولة لدى الموظفين عند اتخاذ الاجراءات حيث السرعة ، و الانجاز في العمل ، وإمكانية تقديم المزيد .
بعد الآن ليس هناك أي داعي لقلق أي صاحب عمل حول فكرة تطوير العملية المحاسبية ، حيث يعتبر هذا المقال مفتاح المساعدة لما يحتوي على نصائح هامة تساعد بشكل كبير على هذا وليس فقط النصائح وإنما أيضًا استعرضنا أهم أنظمة برامج المحاسبة وتعرفنا ببساطة على نظام ERP ومدى أهميته للشركات والمؤسسات .