الفاتورة الإلكترونية هي عملية إصدار الفواتير وإرسالها واستلامها عبر الإنترنت بدلاً من استخدام الوسائل التقليدية مثل الورق. يعتمد نظام الفوترة الإلكترونية على التكنولوجيا الحديثة والبرمجيات المخصصة لتيسير عملية الإرسال والاستلام وإدارة الفواتير بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

المملكة العربية السعودية، تُولي الحكومة اهتمامًا متزايدًا بأهمية الانتقال إلى الأنظمة الإلكترونية تحت مظلة برنامج رؤية 2030. يُشجَّع القطاع التجاري على اعتماد الفوترة الإلكترونية ليس فقط كموضة، ولكن كجزء لا يتجزأ من جهود التحديث التي يُقدِمون عليها.

الشركات السعودية، الفوترة الإلكترونية ضرورة. مع تعقيد أنظمة الضريبة على القيمة المضافة، يمكن للشركات التنقل بين هذه التعقيدات من خلال الفوترة الإلكترونية، مما يضمن الامتثال للقوانين المحلية والالتزامات الضريبية بمزيد من السهولة.

الفاتورة الإلكترونية مجموعة متنوعة من الميزات التي تهدف إلى:

التوفير في الوقت والجهد:

تقلل الفوترة الإلكترونية من الحاجة إلى إعداد الفواتير يدويًا وإرسالها عبر البريد العادي. يمكن للمستخدمين إنشاء وإرسال الفواتير بسهولة بضغطة زر واحدة.

يتطلب إنشاء الفواتير وإرسالها بالبريد الكثير من الوقت والجهد، وكذلك معالجة المدفوعات الورقية (الشيكات)، ناهيك عن مهمة إنشاء وإرسال فواتير مكررة عندما لا يتمكن العملاء من العثور على فاتورتهم الأصلية لأنهم وضعوها في غير محلها، أو فقدوها في البريد.

على العكس، فإنّ إرسال الفواتير الإلكترونية للعملاء وتزويدهم برابط لاستخدامه لإجراء عمليات الدفع عبر الإنترنت أو عبر الهاتف المحمول أو من خلال الرد على رسالة نصية هي عملية عالية الكفاءة، لذا كلما تقبلت عدد أكبر من شركات المدفوعات الإلكترونية، زادت كفاءة عمليات منشأتك واختصرت الكثير من الوقت.

تقليل التكاليف:

توفر الفوترة الإلكترونية توفيراً كبيراً في تكاليف الورق والطباعة والبريد. كما أنها تقلل من احتياج الشركات إلى مساحة لتخزين الفواتير الورقية.

الفاتورة الإلكترونية توفر 90% من تكاليف معالجة الفاتورة الورقية، لذا، فإنّ نظام الفوترة الإلكترونية يُساهم في الحد من النفقات التي سيتم تكبدها مقابل الحصول على الخدمة البريدية من الفواتير كالعمالة، الورق، خدمة البريد، أنظمة التحصيل وغيرها.

تتبع الدفعات:

  يمكن للمستهلكين إجراء المدفوعات الإلكترونية واستلامها من قبل الشركات في أي وقت من النهار أو الليل، لذا تستطيع الشركات تلقي المدفوعات في أي وقت بدلاً من انتظار مرور أيام على معالجة ارسالها عبر الطرق القديمة، ومن ثمّ وصولها متأخرًا أو عدم استلامها على الإطلاق، لذا تتلقى الشركات مدفوعاتها عبر الحسابات البنكية في وقت قصير، والنتيجة النهائية هي تحسن التدفق النقدي، لأنّ المدفوعات ليست “مقيدة” في مكان ما في مرحلة المعالجة،

يمكن لنظام الفوترة الإلكترونية تتبع حالة الفواتير والمبالغ المستحقة بسهولة. ويمكن للمستثمرين مراقبة الفواتير التي تم دفعها وتلك التي لم تتم دفعها بعد.

تحسين التحصيل:

يمكن أن تزيد الفوترة الإلكترونية من سرعة تحصيل الأموال عن طريق تقديم خيارات دفع إلكترونية مريحة للعملاء.

الاحتفاظ بالسجلات:

تساعد الفوترة الإلكترونية في الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الفواتير والمعاملات المالية، مما يسهل التدقيق وإعداد التقارير.

  يُفضل العديد من المستهلكين المنشغلين بشكل كبير في حياتهم اليومية، إلى التعامل مع فواتيرهم إلكترونيًا وليس بشكل ورقي.

البيئة:

تقلل الفوترة الإلكترونية من استهلاك الورق والحاجة إلى الطباعة، مما يساهم في الحفاظ على البيئة.

الأمان:

توفر الفوترة الإلكترونية مستويات عالية من الأمان من خلال تشفير البيانات والإجراءات الأمنية الإضافية.

 تسوية الحسابات وإعداد التقارير بشكل مبسط وأكثر دقة:

 يُمكن تسجيل استلام المدفوعات الإلكترونية في سجلات العملاء والشركات بشكل آلي دون تدخل بشري، وذلك لأنّ معلومات الدفع تتدفق من نظام إلى آخر، وبالتالي يتم اختصار الكثير من الوقت للمحاسبين والمختصين في مسك الدفاتر ويتم إعداد التقارير بكل سلاسة وبأعلى مستوى من الدقة والفاعلية.

كيفية الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية

يتضمن الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية عدة خطوات:

• تقييم ممارسات الفوترة الحالية لديك.
• اختيار حل للفوترة الإلكترونية يتوافق مع عملك
• إجراء جلسات تدريب للموظفين.
• نقل البيانات الحالية إلى النظام الجديد.
• إجراء اختبار تجريبي.

الفوترة الإلكترونية تعد أداة حديثة وفعالة تساهم في تحسين عمليات الفوترة وإدارة الأموال في الأعمال التجارية. بفهم الخصائص الأساسية لنظام الفوترة الإلكترونية واستغلالها بشكل صحيح، يمكن للمستثمرين تحقيق مزيد من الكفاءة والاستدامة والامتثال القانوني، مما يسهم في نجاح أعمالهم وزيادة ربحيتها. يجب على كل مستثمر يفكر في تبسيط عملياته المالية أن ينظر في مزايا الفوترة الإلكترونية ويدرس كيفية تنفيذها بشكل مناسب في عمله.