في السوق السعودي، عرض سعر لم يعد ورقة “تقديرية” فحسب؛ بل هو وثيقة تمهّد للتعاقد وتختصر نصف طريق التحويل إلى فاتورة إلكترونية متوافقة مع ZATCA. كلما كان عرض السعر مُحكماً وواضحاً، قلّت نقاط الخلاف، وتسارع الإغلاق، وسهُل الامتثال لاحقاً عند إصدار الفاتورة.
ما هو عرض سعر ولماذا هو مهم؟
التعريف الموسّع:
عرض السعر (Quotation/Proposal) هو وثيقة رسمية يقدّمها البائع تبعاً لطلب عميل أو استفسار تسعيري، تتضمن وصف العناصر أو الخدمات، والكميات، والأسعار، والضرائب، وشروط الدفع والتسليم وصلاحية العرض. أهم ما يميّزه أنه غير مُلزِم بذاته، لكنه يصبح مرجعاً يُبنى عليه العقد أو أمر الشراء، ثم تُستخرج منه الفاتورة إلكترونياً.
لماذا مهم؟
بوابة الاتفاق: يتيح للطرفين توحيد التوقعات حول النطاق والسعر والمدة قبل الالتزام القانوني.
تقليل المخاطر: كل سطر واضح اليوم يعني نزاعات أقل غداً.
تسريع دورة المبيعات: عروض أسعار مرتبة تقود لقرارات أسرع، خصوصاً لدى الشركات التي تعمل بإجراءات موافقات داخلية.
الامتثال المسبق: تضمين بيانات ضريبية أساسية (كالرقم الضريبي وحساب الضريبة) منذ البداية يسهّل التحويل إلى فاتورة ZATCA دون إعادة إدخال أو تصحيح.
مثال مختصر:
شركة خدمات تقنية ترسل عرضاً لصيانة سنوية يتضمن مواصفات الخدمة، جدول استجابة، قطع الغيار غير مشمولة، طريقة الدفع 50% مقدماً و50% بعد 30 يوماً من التوقيع، وضريبة 15%. عند قبول العميل، يتحول العرض مباشرة إلى أمر شراء ثم إلى فاتورة إلكترونية بلمسة واحدة داخل النظام.
عناصر عرض السعر المتوافق مع ZATCA
معلومات البائع
الاسم والسجل التجاري: يثبت الهوية القانونية للمنشأة. تأكد من مطابقتهما لما هو مسجّل في الجهات الرسمية.
الرقم الضريبي (15 خانة): إدخاله منذ العرض يعكس احترافية ويفيد في حساب الضريبة تلقائياً.
العنوان ووسائل التواصل: أدرج بريداً رسمياً وصندوق بريد/عنواناً فعلياً ورقم هاتف.
الشعار والهوية البصرية: ليست للزينة فقط؛ بل تبني ثقة وتسهّل تمييز عروضك وسط منافسين.
بيانات العميل
اسم الشخص/المنشأة والرقم الضريبي: في B2B، يفضّل تضمين الرقم الضريبي للعميل إن وُجد لتفادي أي لبس لاحقاً.
المسمّى الوظيفي والبريد: لتحديد صاحب القرار ومسؤول المراجعة الماليّة.
العنوان: مهم للّوجستيات وتحديد مناطق التسليم والتكاليف المصاحبة.
تفاصيل البنود (وصف، كمية، وحدة، سعر، إجمالي قبل الضريبة)
الوصف الدقيق: اذكر المواصفات الفنية أو نطاق الخدمة وحدودها (ما يشمل وما يستبعد).
الوحدة والكمية: قطعة/ساعة/شهر/ترخيص… اختَر ما يعكس نموذج التسعير بوضوح.
سعر الوحدة والخصومات: أظهر الخصم كسطر مستقلّ (قيمة/نسبة) لشفافية كاملة.
التجميع: إجمالي لكل بند، ثم مجموع قبل الضريبة.
الضرائب والرسوم
ضريبة القيمة المضافة 15%: احسبها على المجموع القابل للضريبة فقط.
بنود غير خاضعة: إن وُجدت (حسب النظام)، ضعها في قسم منفصل لضمان وضوح الاحتساب.
المبلغ النهائي شامل الضريبة: اذكره بالأرقام والحروف لتجنّب اللبس.
شروط الدفع
الآجال: 0/7/15/30 يوم من تاريخ القبول/الفاتورة—حدده صراحة.
آلية الدفع: تحويل بنكي (مع IBAN)، شيك مصدّق، دفع إلكتروني.
التأخير والفوائد التعويضية (إن طُبّقت نظامياً): بيّن العواقب والتكلفة الإدارية إن وُجدت.
شروط التسليم/التنفيذ
المكان والموعد: “التسليم خلال 5–7 أيام عمل من الدفعة المقدمة”.
التركيب/التدريب/الدعم: حدّد المسؤوليات ومدتها (مثلاً، تدريب ساعتين عن بُعد).
المخاطر والشحن: مَن يتحمل مخاطر التلف أثناء الشحن؟ على أي إنكوتيرمز؟
مدة صلاحية العرض
نافذة محددة (7–30 يوماً): احمِ هامشك من تقلبات السوق وتغيّر أسعار الموردين.
ما بعدها: “بعد انقضاء الصلاحية، قد تتغيّر الأسعار ومواعيد التسليم”.
بنود قانونية/ملاحظات
الضمان والاسترجاع: ما يغطيه الضمان وما لا يغطيه، ومدة الضمان.
الملكية الفكرية (في الخدمات الإبداعية/البرمجيات): من يملك المخرجات والكود؟
القوة القاهرة وحل النزاعات: إطار عام يضمن عدالة التعامل.
خطوات إعداد عرض سعر عملياً
اختيار نظام إصدار مناسب ومتوافق
استخدم منصة سحابية تدعم العربية والتوافق مع الفوترة الإلكترونية، وتتيح التحويل إلى فاتورة بنقرة واحدة، وإرسال PDF، وتتبع الحالة.تهيئة القالب
أدرج شعارك ومعلوماتك الثابتة مرة واحدة.
أنشئ أقساماً جاهزة (شروط الدفع/التسليم/الضمان) تسهّل إعادة الاستخدام.
إدخال بيانات العميل والبنود بدقة
تحقّق من الأسماء والرقم الضريبي.
اكتب وصفاً مختصراً أولاً، ثم نقاطاً تفصيلية (يشمل/لا يشمل).
المراجعة والتدقيق
تأكد من الحسابات، ونسبة الضريبة، وتسلسل الأرقام.
اطلب زميلًا (مبيعات/مالية) لمراجعة ثانية—أخطاء بسيطة قد تُفقد صفقة.
الإرسال والمتابعة
أرسل PDF مع رسالة بريد احترافية تتضمن ملخص العرض ونقطة اتصال.
فعّل تذكيراً آلياً بعد 3–5 أيام إن لم يصل رد.
مثال حسابي مبسّط:
بنود قبل الضريبة: 18,000 ريال
خصم: 1,000 ريال
صافي قبل الضريبة: 17,000 ريال
ضريبة 15%: 2,550 ريال
الإجمالي شامل الضريبة: 19,550 ريال
ملاحظة: إن كان بندٌ ما غير خاضع، افصله وأظهر قاعدة الحساب بوضوح.
ممارسات مثالية
الوضوح فوق كل شيء: اكتب بلغة مباشرة، وتجنّب المصطلحات الغامضة.
أظهر القيمة قبل السعر: أدرج مخرجات ملموسة (SLA، زمن استجابة، ضمان) لتبرير السعر.
مرونة مقننة: قدّم خيارين/ثلاثة باقات (أساسي/قياسي/مميز) لتوسيع احتمالات الإغلاق.
قياس الأثر: اربط العرض بمؤشرات (تخفيض أعطال 30%، تسليم خلال 48 ساعة).
تخصيص دقيق: لا ترسل نفس العرض للجميع؛ عدّل اللغة والمنافع بحسب القطاع.
تجربة توقيع سهلة: إتاحة قبول إلكتروني وتوقيع رقمي يُقلّص زمن الإغلاق.
تأمين السِجلّ: أرشف كل العروض وإصداراتها يسهل الرجوع ويقوّي موقفك عند اللزوم.
الفرق بين عرض سعر والفاتورة
عرض السعر:
وثيقة تقديرية، قابلة للتعديل، ليست مطالبة بالدفع.
لا تُرفع لزاتكا.
تُستخدم للتفاوض والموافقة المبدئية.
الفاتورة الإلكترونية (ZATCA):
وثيقة بيع مُلزِمة، تُرفع عبر النظام المتوافق.
تتضمن متطلبات تقنية (رموز/حقول/نسيقات) ومعايير أمنية.
أي خطأ فيها قد يعرّضك لمشكلات امتثال.
الخلاصة: صِغ عرضاً محكماً اليوم، لتُصدر فاتورة إلكترونية صحيحة غداً دون جهد إضافي.
أخطاء شائعة وكيف تتجنبها
وصف غامض للبنود: يؤدي لتوقعات مختلفة اكتب “يشمل/لا يشمل” بوضوح.
نسيان الخصومات أو احتسابها على إجمالي غير صحيح: افصل الخصم قبل الضريبة ثم احسب الضريبة.
شروط دفع عامة جداً: حدّد آجالاً واضحة ووسيلة دفع مفضلة.
عدم ذكر صلاحية العرض: يفتح الباب لتطبيق أسعار قديمة بعد شهور.
إرسال ملف قابل للتعديل: أرسل PDF موقّعاً أو محمياً.
إهمال المتابعة: التذكير اللطيف يغلق صفقات كثيرة.
نصائح متقدمة حسب القطاع
توريد المعدات: اربط الجدول الزمني بتوافر المخزون، وحدّد سياسة الأضرار أثناء الشحن.
الخدمات التقنية: وضّح عدد الساعات/الزيارات، وسقوف الدعم، وملكية الشيفرة أو المخرجات.
الإنشاءات: اربط الدفعات بالمراحل، أضف بند تغيّرات (Variation Orders).
التسويق الإبداعي: حدّد جداول تسليم وحقوق الاستخدام والزمن اللازم للمراجعات.
نموذج بنية عرض سعر
الغلاف: شعار/اسم الشركة + عنوان “عرض سعر – رقم/Timestamp”
بيانات البائع والعميل
مقدمة تنصّ على فهم احتياج العميل
جدول البنود (وصف/وحدة/كمية/سعر/إجمالي)
الخصومات (إن وجدت)
المجموع قبل الضريبة + الضريبة + الإجمالي بالحروف والأرقام
شروط الدفع والتسليم والضمان
مدة الصلاحية وطريقة القبول
توقيع وختم
خاتمة
عرض السعر المتقن هو محرّك مبيعات وصمام أمان قانوني وجسر امتثال نحو الفاتورة الإلكترونية. كل تفصيلة تضبطها اليوم من الوصف المحكم إلى طريقة الدفع وصلاحية العرض تختصر عليك وقتاً وتكاليف لاحقاً. باعتمادك نظاماً سحابياً متوافقاً، ستصدر عروض أسعار احترافية، تُحوِّلها لاحقاً إلى فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات ZATCA بسلاسة، مع أرشفة ومتابعة وتوقيع رقمي.