كيفية كتابة إيميل رسمي: نصائح ونماذج عملية

لضمان كتابة إيميل رسمي احترافية تعكس مستوى عالٍ من الاحترافية، إليك بعض النصائح الإضافية التي تساعدك في تحسين جودة رسائلك البريدية، مع شرح موسع لكل نقطة لتوضيح كيفية تطبيقها عمليًا.

1. استخدام لغة احترافية طوال الرسالة

لماذا يُعدّ استخدام لغة احترافية أمرًا مهمًا؟
الإيميل الرسمي يمثل صورتك المهنية وصورة شركتك أو الجهة التي تمثلها. لذا، من الضروري استخدام لغة مهذبة، واضحة، واحترافية. الابتعاد عن العبارات العامية أو النكات أو العواطف المبالغ فيها يعزز من مصداقيتك واحترافيتك.

كيفية تطبيق هذه النصيحة:

• استخدم عبارات مثل: “أود أن أعبر عن امتناني”، “أرجو منكم التفضل بـ…” بدلًا من العبارات غير الرسمية.
• تجنب الاختصارات العامية مثل “btw” (by the way) أو “u” (you) في الرسائل الرسمية.
• حافظ على نبرة محايدة حتى عند مناقشة مسائل حساسة أو عند التعامل مع شكاوى، وتجنب استخدام لغة تحمل طابعًا شخصيًا أو عاطفيًا مفرطًا.

مثال:

• خاطئ: “أهلاً، كيف حالك؟ كنت أفكر أننا لازم نجتمع قريبًا.”
• صحيح: “السيد/السيدة [اسم المستلم] المحترم/المحترمة، أود اقتراح عقد اجتماع قريبًا لمناقشة الأمور العالقة.”

2. التأكد من أن خانة “الموضوع” تلخص محتوى الرسالة

أهمية الموضوع في الإيميل: العنوان أو خانة “الموضوع” هو أول ما يراه المستلم، وهو العامل الأساسي الذي يحدد ما إذا كان سيفتح الرسالة أم لا. إذا كان العنوان غامضًا أو غير واضح، قد يتجاهل المستلم الرسالة أو يعتبرها غير مهمة.

كيفية كتابة موضوع فعال:

• اجعل العنوان موجزًا ومباشرًا بحيث يعكس محتوى الرسالة بدقة.
• تجنب استخدام كلمات مبهمة مثل: “مهم”، “طلب عاجل” دون توضيح السياق.
• استخدم العنوان لتلخيص النقطة الأساسية من الإيميل.

أمثلة على عناوين فعالة:

• “طلب تأكيد حضور اجتماع يوم الخميس” (يوضح محتوى الإيميل بشكل مباشر)
• “استفسار حول شروط المشاركة في مؤتمر التسويق” (يُظهر غرض الرسالة بشكل واضح)
• “مراجعة تقرير الأداء المالي للربع الأخير” (يعكس الموضوع بوضوح)

3. تجنب إرسال الرسائل في وقت متأخر من الليل إلا إذا كانت هناك ضرورة ملحة

لماذا يجب تجنب إرسال الرسائل في أوقات متأخرة؟ إرسال إيميلات في وقت متأخر من الليل أو خلال عطلات نهاية الأسبوع قد يُظهر أنك لا تحترم أوقات الراحة الخاصة بالمستلم. قد يؤدي ذلك أيضًا إلى إزعاج المستلم إذا كان يتلقى إشعارات فورية على هاتفه.

متى يُستثنى من هذه القاعدة؟

• في حالات الطوارئ التي تتطلب استجابة فورية.
• إذا كنت تتعامل مع أشخاص في مناطق زمنية مختلفة.
• عند إرسال رسائل إلى فرق تعمل بنظام العمل على مدار الساعة.

نصائح لتجنب هذا الأمر:

• إذا كان الإيميل غير مستعجل، يمكنك كتابته وجدولة إرساله في وقت مناسب صباح اليوم التالي.
• استخدم خاصية “الجدولة” في برامج البريد الإلكتروني (مثل Gmail أو Outlook) لتحديد وقت مناسب للإرسال.

مثال:

• إذا كنت ترغب في إرسال تقرير، قم بجدولة الإيميل ليصل الساعة 9 صباحًا بدلاً من إرساله الساعة 11 مساءً.

4. اجعل رسالتك مركزة على الهدف دون التطرق إلى مواضيع غير ذات صلة

لماذا يجب أن تركز على الموضوع الرئيسي؟ الإيميلات الرسمية غالبًا ما تُرسل إلى أشخاص مشغولين لديهم الكثير من الرسائل والمهام الأخرى. لذلك، من الضروري أن تكون رسالتك مركزة ومباشرة حتى لا تضيع وقت المستلم أو تجعله يتشتت عن الهدف الأساسي للإيميل.

كيفية تحقيق ذلك:

• قبل البدء في كتابة إيميل رسمي، حدد النقاط الأساسية التي ترغب في مناقشتها.
• تجنب إدخال معلومات غير ذات صلة قد تربك المستلم وتشتته عن الفكرة الرئيسية.
• إذا كان لديك أكثر من موضوع تريد مناقشته، يُفضل إرسال إيميلات منفصلة لكل موضوع لضمان الحصول على رد واضح لكل منها.

أمثلة توضيحية:

• خاطئ:
  “مرحبًا، أتمنى أن تكون بخير. أود الاستفسار عن حالة المشروع وأيضًا أريد أن أعرف رأيك في اجتماعنا القادم، وبالمناسبة، هل لديك وقت لنتناول الغداء قريبًا؟”

• صحيح:
  “مرحبًا، أكتب للاستفسار عن تقدم العمل في المشروع الذي نناقشه. أرجو منك إطلاعي على أي تحديثات متعلقة بالمواعيد النهائية. شكرًا مقدمًا على تعاونك.”

متى يمكن دمج المواضيع؟

• إذا كانت المواضيع مترابطة بشكل وثيق ويمكن تناولها معًا دون تشتيت.
• يُفضل استخدام العناوين الفرعية داخل الإيميل لتقسيم النقاط المختلفة إذا لزم الأمر.

نصائح إضافية للتطبيق الفعّال:

• استخدم أسلوبًا محترفًا في توقيعك الشخصي:
  تأكد من أن توقيعك يحتوي على معلومات الاتصال الكاملة مثل الاسم، المنصب، الشركة، ورقم الهاتف.

• أرفق الملفات الضرورية فقط وتأكد من ذكرها في النص:
  إذا ذكرت مرفقًا في الإيميل، تأكد من أنك قمت بإرفاقه بالفعل قبل الإرسال.

• استخدم خاصية “CC” و”BCC” بحذر:
  لا تقم بإضافة أشخاص غير معنيين في خانة “CC”. استخدم “BCC” فقط عند الضرورة لتجنب إفشاء عناوين البريد الإلكتروني.

• أعد قراءة الإيميل قبل إرساله:
  خذ بضع دقائق لمراجعة الرسالة والتأكد من وضوحها وخلوها من الأخطاء.