استخراج التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية يعتبر خطوة حاسمة نحو تحقيق الأتمتة والكفاءة في المعاملات المالية والتجارية للشركات. في هذا المقال، سنغطي الأسس اللازمة لفهم كيفية استخراج التوقيع الإلكتروني، مع التركيز على منظومة الفاتورة الإلكترونية والخطوات العملية لتحقيق ذلك.
الفهم الأساسي للتوقيع الإلكتروني
من المهم فهم ما هو التوقيع الإلكتروني. ببساطة، التوقيع الإلكترونى هو نظير الرقمي للتوقيع اليدوي، حيث يستخدم للتحقق من هوية الموقع والموافقة على المستندات الرقمية. يُعد التوقيع الإلكتروني جزءاً لا يتجزأ من منظومة الفاتورة الإلكترونية، ويساعد في تعزيز الأمان والشفافية في المعاملات التجارية.
الأهمية في منظومة الفاتورة الإلكترونية
في سياق الفاتورة الإلكترونية، يضمن التوقيع الإلكترونى أن الفاتورة لم تُعدل بعد إصدارها، ويؤكد على صحة ومصداقية البيانات المقدمة. هذا يعني أن التوقيع الإلكتروني يلعب دوراً حيوياً في الحد من المخاطر المتعلقة بالاحتيال والخطأ البشري.
خطوات استخراج التوقيع الإلكتروني
- اختيار مزود خدمة معتمد: أول خطوة هي اختيار مزود خدمة توقيع إلكترونى معتمد وموثوق به. يجب التأكد من أن المزود يلتزم بالمعايير القانونية والتنظيمية المعمول بها في بلدك.
- التسجيل وإنشاء الهوية الرقمية: بعد اختيار مزود الخدمة، تأتي عملية التسجيل حيث يتم إنشاء هوية رقمية للشركة أو الفرد. قد تشمل هذه العملية تقديم مستندات تثبت الهوية والتحقق من صحتها.
- إنشاء التوقيع الإلكتروني: بعد التحقق من الهوية، يتم إنشاء التوقيع الإلكتروني الخاص بك، الذي يمكن استخدامه لتوقيع الفواتير الإلكترونية وغيرها من المستندات الرقمية.
- دمج التوقيع مع منظومة الفاتورة الإلكترونية: يجب دمج التوقيع الإلكتروني مع نظام الفوترة الإلكترونية الخاص بك، وهذا قد يتطلب دعماً فنياً لضمان التكامل السلس بين الأنظمة.
- التدريب والتوعية: من المهم تدريب الموظفين على استخدام التوقيع الإلكتروني وتوعيتهم بأهميته في ضمان الأمان والكفاءة في المعاملات المالية.
الأوراق والوثائق المطلوبة للحصول على التوقيع الإلكتروني
الأوراق والوثائق المطلوبة للحصول على التوقيع الإلكترونى يمكن أن تختلف بناءً على البلد ومزود الخدمة. ومع ذلك، هناك مجموعة من الوثائق الأساسية التي غالبًا ما يتم طلبها لإنشاء التوقيع الإلكتروني، خاصةً للأفراد والشركات. إليك قائمة بالأوراق الشائعة المطلوبة:
للأفراد:
- هوية شخصية: نسخة من بطاقة الهوية الوطنية، جواز السفر، أو رخصة القيادة للتحقق من هوية المتقدم.
- إثبات العنوان: فاتورة خدمات حديثة (مثل فاتورة الكهرباء أو الماء) أو كشف حساب بنكي يظهر عنوان السكن الحالي.
- السيرة الذاتية: في بعض الحالات، قد يُطلب من الأفراد تقديم سيرة ذاتية محدثة.
للشركات:
- وثائق التأسيس: نسخة من شهادة التأسيس أو السجل التجاري للشركة.
- هوية الشخص المفوض: نسخة من بطاقة الهوية الوطنية أو جواز السفر للشخص المفوض بالتوقيع نيابة عن الشركة.
- قرار تفويض: وثيقة رسمية تثبت تفويض الشخص المعني بالتوقيع نيابة عن الشركة.
- إثبات العنوان للشركة: مثل فاتورة خدمات تجارية حديثة أو عقد إيجار يظهر موقع الشركة.
- النظام الأساسي للشركة: وثيقة توضح طبيعة عمل الشركة وهيكلها الإداري.
الاعتبارات الإضافية:
- رسوم التسجيل: قد يُطلب دفع رسوم لمعالجة طلب التوقيع الإلكترونى.
- التحقق من البيانات: في بعض الحالات، قد يُطلب منك المرور بعملية تحقق من البيانات للتأكد من صحة المعلومات المقدمة.
الاعتبارات القانونية والتنظيمية
من الضروري الأخذ بعين الاعتبار الإطار التنظيمي والقانوني المحيط بالتوقيعات الإلكترونية في بلدك. تختلف التشريعات من دولة لأخرى، لذا يجب التأكد من الالتزام بالمتطلبات القانونية المحلية لضمان صحة وقانونية التوقيعات الإلكترونية.
أنواع التوقيعات الإلكترونية
التوقيع الإلكتروني، كجزء من التحول الرقمي في المعاملات التجارية والقانونية، يأتي بأشكال متعددة، كل منها يخدم غرضًا محددًا ويوفر مستويات مختلفة من الأمان والمصداقية. إليك نظرة على الأنواع الأساسية للتوقيعات الإلكترونية:
1. التوقيع الإلكتروني البسيط (SES):
- التوقيع الإلكتروني البسيط هو أبسط أشكال التوقيع الإلكترونى ويشمل أي نوع من التمثيل الإلكتروني لتوقيع الشخص، مثل اسم مكتوب على رسالة إلكترونية، صورة لتوقيع يدوي مضافة إلى مستند، أو حتى تيك على مربع اختيار في نموذج إلكتروني. هذا النوع من التوقيعات سهل الاستخدام لكنه يوفر مستوى أمان أقل مقارنة بأنواع التوقيع الأخرى.
2. التوقيع الإلكتروني المتقدم (AES):
- التوقيع الإلكترونى المتقدم يوفر مستوى أعلى من الأمان مقارنة بالتوقيع البسيط. يتم ربطه بشكل فريد بالموقع والبيانات الموقعة، مما يجعل التعديلات على المستندات الموقعة قابلة للكشف. يتطلب هذا النوع من التوقيعات تحققًا من هوية الموقع ويضمن أن التوقيع مرتبط بالموقع بطريقة يمكن من خلالها تحديد التعديلات.
3. التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES):
- التوقيع الإلكترونى المؤهل هو الأكثر أمانًا بين جميع أنواع التوقيعات الإلكترونية ويُعتبر مكافئًا للتوقيع اليدوي في العديد من النظم القانونية. يتطلب إنشاء التوقيع المؤهل استخدام شهادة رقمية مؤهلة ووسيلة إنشاء توقيع مؤهلة، مثل البطاقات الذكية أو أجهزة توقيع خاصة. يتم إصدار الشهادات الرقمية المؤهلة من قبل مقدمي خدمات الثقة المعتمدين.
4. التوقيع الرقمي:
- على الرغم من أن التوقيع الرقمي غالبًا ما يُستخدم بالتبادل مع التوقيعات الإلكترونية، إلا أنه يشير خصوصًا إلى استخدام التشفير لتأمين التوقيعات. التوقيعات الرقمية هي شكل من أشكال التوقيع الإلكترونى المؤهل وتستخدم للتحقق من صحة الوثيقة وضمان عدم تعديلها بعد التوقيع.
الاختيار بين أنواع التوقيعات الإلكترونية
عند اختيار نوع التوقيعات الإلكترونية، من المهم مراعاة متطلبات المعاملة أو الوثيقة المعنية، بما في ذلك مستوى الأمان المطلوب والمتطلبات القانونية ذات الصلة. التوقيعات المؤهلة توفر أعلى مستويات الأمان والمصداقية، لكنها قد تتطلب استثمارًا أكبر في الوقت والموارد للحصول عليها واستخدامها.
في مصر، تقدم العديد من الشركات خدمات التوقيعات الإلكترونية والختم الإلكتروني، بالإضافة إلى وكلائهم المنتشرين في مختلف المحافظات. من بين الشركات الرئيسية التي توفر هذه الخدمات نجد “فيكسد مصر” و“إيجيبت تراست”، واللتان حصلتا على رخصة مزاولة نشاط تقديم خدمات التوقيع الإلكتروني من هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات (إيتيدا).
فيكسد مصر، على سبيل المثال، أعلنت عن افتتاح نحو 30 فرعًا جديدًا داخل فروع شركة اتصالات مصر لتقديم خدمات التوقيع الإلكترونى للأفراد والختم الإلكتروني للشركات والمؤسسات.
هذه الخدمات متاحة الآن في مواقع مختارة مثل القطامية، القاهرة الجديدة، مول مصر، الإسكندرية، المنصورة، قنا، أسوان، طنطا، وبورسعيد، مع خطط لزيادة الفروع لتغطية جميع محافظات الجمهورية.
من ناحية أخرى، “إيجيبت تراست”، وهي الشركة الأولى التي أصدرت التوقيع والختم الإلكتروني في مصر، تعاونت مع أورنج مصر لتوفير خدمات التوقيع الإلكترونى للمواطنين في كافة أنحاء الجمهورية. هذا التعاون يأتي ضمن جهود الدولة لاستكمال المحاور الأساسية الداعمة لاستراتيجية التحول الرقمي.
أسعار الختم الإلكتروني في مصر تختلف بناءً على المدة الزمنية للخدمة والشركة المقدمة للخدمة. على سبيل المثال، تقدم بعض الشركات خدمة الختم الإلكتروني بأسعار تبدأ من 1800 جنيه مصري لمدة عام واحد، مع إمكانية التجديد بسعر 1550 جنيه مصري. هذه الأسعار قد تختلف وتحدث بمرور الوقت، لذا يُنصح بالتواصل مباشرة مع الشركات المقدمة للخدمة للحصول على أحدث الأسعار والعروض.
تشير هذه التطورات إلى التزام مصر بتعزيز البنية التحتية الرقمية وتسهيل الوصول إلى الخدمات الإلكترونية للأفراد والشركات، مما يعكس خطوة مهمة نحو بناء مصر الرقمية وتوفير حزم كبيرة من الخدمات الرقمية للمواطني
خاتمة
استخراج التوقيعات الإلكترونية في منظومة الفاتورة الإلكترونية يمثل خطوة كبيرة نحو تعزيز الكفاءة والأمان في المعاملات التجارية. باتباع الخطوات الواردة أعلاه والتأكد من الالتزام بالمعايير القانونية، يمكن للشركات تسهيل عملياتها وحماية معاملاتها من المخاطر المحتملة.