لأن التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية أصبح إلزاميًا على جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، فقد أعددنا هذا الدليل الشامل لمساعدتك على فهم الخطوات العملية للتسجيل، بدءًا من التحقق من الجاهزية، وحتى ربط النظام الإلكتروني مع الهيئة، وإصدار الفواتير المعتمدة بطريقة صحيحة ومطابقة للأنظمة.
سواءً كنت صاحب منشأة صغيرة أو مؤسسة كبيرة، فإن اتباع الخطوات الصحيحة سيسهّل عليك الامتثال الكامل ويحمي منشأتك من الغرامات والمخالفات. في السطور التالية، نقدم لك شرحًا تفصيليًا خطوة بخطوة لتتمكن من الانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية بثقة وسهولة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية ولماذا تم تعميمها؟
الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إنشاؤه وإصداره ومعالجته إلكترونيًا من خلال نظام إلكتروني متكامل، يلتزم بمجموعة من المتطلبات النظامية الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يختلف هذا النوع من الفواتير عن الفاتورة التقليدية (الورقية أو المصممة عبر Excel/Word) في أنه لا يمكن طباعته وتعديله يدويًا بعد الإصدار، بل يجب أن يصدر بصيغة منظمة (XML)، مع توقيع إلكتروني فريد (في المرحلة الثانية).
لماذا تم تعميم الفوترة الإلكترونية في السعودية؟
هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) أطلقت هذه المبادرة ضمن رؤية المملكة 2030 لتحقيق عدة أهداف استراتيجية، منها:
الحد من التستر التجاري: حيث يمكن تتبع جميع المعاملات المالية إلكترونيًا.
تحقيق شفافية اقتصادية: يمكن للهيئة متابعة الإيرادات بدقة دون تدخل بشري.
تحسين تجربة المكلفين: من خلال أتمتة الفوترة وتسريع الإجراءات المحاسبية.
دعم التحول الرقمي الوطني: والاستغناء عن المعاملات الورقية التقليدية.
زيادة كفاءة التحصيل الضريبي: وتخفيف أعباء التدقيق والمراجعة.
المستندات والمتطلبات الأساسية للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية
تجهيز المستندات المطلوبة سيسهل عليك إتمام عملية التسجيل بسرعة دون تأخير أو الحاجة إلى الرجوع للخلف لتوفير ملفات ناقصة. فيما يلي تفصيل لكل متطلب:
1. الهوية الوطنية أو هوية مقيم:
لا بد أن يكون المستخدم الذي يقوم بالتسجيل ممثلًا رسميًا للمنشأة، سواء كان مالكًا أو موظفًا مفوضًا، مع صلاحية الدخول إلى حساب الهيئة عبر بوابة النفاذ الوطني الموحد (نفاذ).
2. السجل التجاري (ساري):
يجب أن تكون المنشأة مسجلة رسميًا في وزارة التجارة، وأن يكون السجل التجاري محدثًا ويعكس النشاط الفعلي للمنشأة. أي تعارض بين بيانات النظام المحاسبي والبيانات الرسمية قد يسبب رفضًا في التفعيل.
3. رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة:
الفوترة الإلكترونية إلزامية فقط للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. لذا يجب أن تكون قد حصلت على الرقم الضريبي وتفعيله لدى الهيئة.
4. نظام إلكتروني للفوترة:
لابد من استخدام نظام معتمد من ZATCA، قادر على إصدار فواتير بصيغة XML، يدعم التوقيع الرقمي وQR Code، وقابل للتكامل مع نظام الهيئة. منصة مثل e-invoice.io تقدم هذه الوظائف بطريقة تلقائية.
خطوات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية
الخطوة 1: الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
افتح متصفح الإنترنت وانتقل إلى الموقع الرسمي: https://zatca.gov.sa.
من أعلى الصفحة، اختر “الخدمات الإلكترونية”.
اضغط على “تسجيل الدخول” وسيتم تحويلك إلى بوابة النفاذ الوطني الموحد (نفاذ).
أدخل بياناتك كما هي في “أبشر” (إن كنت فردًا) أو “توثيق الأعمال” (للمؤسسات).
بعد المصادقة، سيتم إدخالك إلى لوحة التحكم الخاصة بمنشأتك في بوابة الهيئة.
نصيحة: إذا واجهت مشكلة في الدخول، تأكد من أنك مضاف كمستخدم مفوض من قبل مالك المنشأة عبر منصة
الخطوة 2: التحقق من جاهزيتك للربط
بمجرد دخولك إلى حسابك، اذهب إلى قسم “الفوترة الإلكترونية”. ستظهر لك إحدى الحالات التالية:
✅ “جاهز للمرحلة الأولى فقط”: أي أنه مطلوب منك فقط إصدار الفواتير إلكترونيًا دون الربط المباشر.
✅ “جاهز للمرحلة الثانية”: وهي مرحلة تتطلب ربط النظام الإلكتروني الخاص بك مباشرة مع نظام الهيئة عبر API وتوقيع إلكتروني.
نصيحة: يتم تحديد المرحلة بناءً على حجم إيرادات المنشأة السنوية؛ لذلك تأكد من تحديث بياناتك المالية لدى الهيئة.
الخطوة 3: ربط النظام الإلكتروني بمزود الخدمة
في هذه المرحلة، تقوم بربط النظام المحاسبي أو منصة الفوترة الإلكترونية التي تستخدمها مع هيئة الزكاة:
من لوحة “فاتورة”، اختر “ربط الحل التقني”.
سيُطلب منك تحديد اسم مزود الخدمة (مثلاً: e-invoice.io).
ستُرسل لك رسالة تحقق (OTP) على بريدك الإلكتروني أو جوالك لتأكيد الربط.
بعد التحقق، يظهر إشعار يفيد بنجاح ربط النظام بالهيئة.
معلومة مهمة: بعض الأنظمة تتطلب منك رفع ملف تكوين (Configuration File)، أما المنصات المعتمدة مثل e-invoice.io فتقوم بالربط التلقائي.
الخطوة 4: إصدار الشهادة الرقمية (في حال كنت في المرحلة الثانية)
هذه الشهادة هي المفتاح الأساسي الذي يسمح بتوقيع كل فاتورة إلكترونيًا، وهي ضرورية للامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية:
انتقل إلى قسم “الشهادات الرقمية”.
اختر “إصدار شهادة جديدة”.
يقوم النظام بإنشاء طلب شهادة (CSR).
يتم إرسال ملف الـ CSR إلى ZATCA عبر واجهة برمجية، أو يمكنك تحميله يدويًا.
بعد إصدار الشهادة، عليك تحميلها ودمجها في نظامك.
نصيحة تقنية: لتجنب التعقيدات التقنية، يمكنك استخدام خدمات مثل e-invoice.io التي تُصدر الشهادة وتدمجها تلقائيًا دون تدخل يدوي.
الخطوة 5: اختبار التكامل مع الهيئة
يتم إرسال فواتير اختبارية من نظامك إلى منصة ZATCA عبر API.
الهيئة تتحقق من صحة كل عنصر في الفاتورة: QR، التوقيع الرقمي، رقم UUID، والمحتوى.
في حال اجتياز الاختبار، تُمنح شهادة تكامل تؤكد جاهزية منشأتك للإصدار الفعلي.
الخطوة 6: إصدار الفواتير الإلكترونية فعليًا
بعد التأكيد من الهيئة، يبدأ النظام بإصدار الفواتير إلكترونيًا في البيئة الحقيقية.
كل فاتورة تحمل توقيعًا فريدًا، وترسل مباشرة للهيئة.
يجب أرشفة الفواتير إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 6 سنوات.
نصيحة عملية: استخدم التقارير الآلية التي توفرها المنصات الجاهزة لسهولة التحقق من الفواتير والضرائب الشهرية.
نصائح لتسهيل التسجيل والامتثال الكامل
اختر نظامًا معتمدًا لتقليل الأخطاء التقنية والامتثال الفوري.
درّب موظفي المحاسبة على استخدام النظام الجديد.
راقب التحديثات الدورية من ZATCA، فالمتطلبات قد تتغير.
أرشِف بياناتك إلكترونيًا، لا تعتمد على الأوراق بعد الآن.
تابع مراحل التسجيل مبكرًا، لا تنتظر آخر لحظة.
الأسئلة الشائعة حول الفوترة الإلكترونية
1. هل التسجيل في الفاتورة الإلكترونية إلزامي لجميع المنشآت؟
نعم، التسجيل إلزامي لكافة المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، ويتم تطبيقه بشكل تدريجي على مراحل بحسب حجم إيرادات المنشأة، كما تحدده هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
2. ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟
الفاتورة الضريبية: تُستخدم في المعاملات بين منشأتين (B2B) وتحتوي على كافة عناصر الفاتورة بما فيها الرقم الضريبي لكلا الطرفين.
الفاتورة المبسطة: تُستخدم في المعاملات مع الأفراد (B2C) وتحتوي على بيانات أساسية فقط، وتُصدر غالبًا عند نقاط البيع.
3. هل يمكن إصدار الفواتير عبر Word أو Excel؟
لا، هذه الأدوات غير مقبولة من ZATCA. يجب استخدام نظام إلكتروني معتمد يصدر الفواتير بصيغة XML متوافقة مع المواصفات الفنية للهيئة.
4. ما هي المرحلة الأولى والمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟
المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ): بدأت في 4 ديسمبر 2021 وتتطلب إصدار الفواتير إلكترونيًا فقط.
المرحلة الثانية (مرحلة التكامل): تتطلب ربط الأنظمة المحاسبية مباشرة مع هيئة الزكاة، مع توقيع إلكتروني لكل فاتورة، وقد بدأ تطبيقها تدريجيًا من يناير 2023.
5. ما هي صيغة الفاتورة المقبولة من الهيئة؟
الصيغة المعتمدة هي XML مع بنية منظمة، وتحتوي على معرف UUID، التوقيع الرقمي، وخانة QR Code (للفواتير المبسطة).
6. هل هناك غرامات في حال التأخير أو عدم الامتثال؟
نعم، تفرض الهيئة غرامات مالية، كما قد تُقيّد بعض الخدمات الحكومية أو الضريبية على المنشآت غير الملتزمة.
7.هل الأفراد ملزمون باستخدام الفوترة الإلكترونية؟
لا، الفوترة الإلكترونية إلزامية فقط للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. الأفراد غير الخاضعين لا يُطلب منهم التسجيل أو الإصدار.
8. هل يلزم استخدام مزود خدمة تقني؟
ليس إلزاميًا، ولكن يُفضل استخدام مزود معتمد مثل e-invoice.io لتجنب الأخطاء التقنية والتعامل مع الشهادات الرقمية والتكامل البرمجي بشكل تلقائي.
9. هل الفاتورة الورقية لا تزال مقبولة؟
منذ تطبيق المرحلة الأولى، أصبحت الفاتورة الورقية غير مقبولة للمنشآت الملزمة بالفوترة الإلكترونية. يجب أن تُولد وتحفظ الفاتورة بشكل إلكتروني كامل.
10. كم مدة الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية؟
يجب أرشفة الفواتير والإشعارات إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ إصدارها، وتكون قابلة للتقديم عند الطلب من الهيئة.