الإجازة حق مكفول لكل موظف يتيح له فرصة الابتعاد المؤقت عن ضغوط العمل لتلبية احتياجات شخصية، علاجية، أو عائلية. ومع ذلك، فإن تقديم الإجازة بطريقة صحيحة ومنظمة يتطلب اتباع خطوات دقيقة. في هذا المقال، نُفصِّل كيفية كتابة نموذج طلب اجازة بطريقة احترافية مع توضيح كل نقطة بمزيد من العمق، بالإضافة إلى تقديم أمثلة متعددة تناسب مختلف الحالات.
ما هو نموذج طلب الإجازة؟
“نموذج طلب الإجازة” هو وثيقة رسمية يستخدمها الموظف للتقدم بطلب الحصول على إجازة لفترة معينة. هذا المستند يُستخدم للتواصل مع الإدارة لضمان تنظيم العمل واستمراريته أثناء غياب الموظف.
أهمية نموذج طلب الإجازة
1. توثيق الحقوق
عندما يُكتب طلب الإجازة بشكل رسمي، فإنه يُوثّق في سجلات المؤسسة، مما يضمن حقوق الموظف في الاستفادة من الإجازات المستحقة سواء كانت مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة.
2. تنظيم العمل
يتيح نموذج طلب الإجازة للإدارة فرصة التخطيط لسير العمل أثناء غياب الموظف. فعلى سبيل المثال، إذا كان الطلب يتطلب غياب الموظف المسؤول عن مهمة حيوية، فإن تقديمه بوقت كافٍ يسمح للإدارة بتحديد بديل مناسب.
3. ضمان الشفافية
وجود نموذج رسمي يحمي الموظف من أي التباس مع الإدارة بشأن مواعيد الإجازة وسببها.
4. إدارة الوقت بشكل أفضل
يساعد الطلب الرسمي الموظف على تنظيم وقته وحياته الشخصية بناءً على الموافقة على الإجازة.
أنواع الإجازات وأمثلة على طلباتها
1. الإجازة السنوية
الإجازة السنوية هي إحدى الحقوق الأساسية التي تُمنح للموظف سنويًا، وتختلف مدتها حسب قوانين العمل وسياسات الشركة. غالبًا ما تُستخدم للسفر أو الاستراحة.
مثال 1: طلب إجازة سنوية لقضاء عطلة مع العائلة
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
تحية طيبة وبعد،
أود التقدم بطلب للحصول على إجازة سنوية لمدة خمسة أيام، من 10 يوليو 2025 إلى 14 يوليو 2025، لقضاء وقت ممتع مع عائلتي.
لقد قمت بتنسيق جميع مهامي مع زميلي السيد/ة (اسم الزميل)، الذي سيتولى متابعة المهام خلال فترة غيابي.
أرجو منكم التكرم بالموافقة على الطلب.
مع خالص الشكر،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
مثال 2: طلب إجازة سنوية للسفر
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
أود التقدم بطلب إجازة سنوية لمدة أسبوعين، بدءًا من 1 أغسطس 2025 وحتى 15 أغسطس 2025، حيث أنني أخطط للسفر إلى الخارج.
أتعهد بإنهاء جميع المهام الموكلة إلي قبل بدء الإجازة، مع تنسيق عملي مع زميلي السيد/ة (اسم الزميل).
شاكرًا لكم حسن تفهمكم.
مع خالص التحية،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
2. الإجازة المرضية
تُمنح الإجازة المرضية عند تعرض الموظف لمرض يمنعه من أداء مهامه. وغالبًا ما تتطلب تقريرًا طبيًا.
مثال 1: طلب إجازة مرضية قصيرة
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
أود التقدم بطلب للحصول على إجازة مرضية لمدة يومين، بدءًا من 15 يناير 2025 وحتى 16 يناير 2025، بناءً على توصية طبيبي بعد إصابتي بالتهاب في الحلق.
أرفق مع هذا الطلب التقرير الطبي الخاص بحالتي الصحية.
شكرًا لتفهمكم وتعاونكم.
مع أطيب التحيات،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
مثال 2: طلب إجازة مرضية طويلة
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
تحية طيبة وبعد،
أود التقدم بطلب للحصول على إجازة مرضية لمدة عشرة أيام، من 1 فبراير 2025 إلى 10 فبراير 2025، حيث أنني بحاجة إلى فترة علاج ونقاهة.
أرفق مع طلبي التقرير الطبي الصادر عن المستشفى الذي يوضح حالتي الصحية.
أقدر تفهمكم لظروفي الصحية وأتطلع إلى دعمكم.
مع التحية،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
3. إجازة الطوارئ
تُستخدم في حالات مفاجئة تتطلب غيابًا عاجلًا، مثل وفاة أحد أفراد العائلة أو ظروف طارئة.
مثال 1: طلب إجازة طارئة لظرف عائلي
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
أود طلب إجازة طارئة لمدة ثلاثة أيام، بدءًا من 20 مارس 2025 وحتى 22 مارس 2025، بسبب ظرف عائلي طارئ.
أشكركم على تفهمكم وأتطلع إلى موافقتكم على طلبي.
مع خالص الشكر والتقدير،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
مثال 2: طلب إجازة طارئة بسبب حالة وفاة
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
يؤسفني أن أبلغكم بوفاة أحد أفراد عائلتي، وأحتاج إلى إجازة طارئة لمدة أربعة أيام، من 1 مايو 2025 وحتى 4 مايو 2025، للسفر وحضور مراسم الدفن.
أرجو منكم التكرم بالموافقة على طلبي.
مع خالص الشكر،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
4. الإجازة بدون أجر
تُطلب عند انتهاء رصيد الإجازات المدفوعة أو في حالات خاصة.
مثال: طلب إجازة بدون أجر لدراسة
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
أود التقدم بطلب للحصول على إجازة بدون أجر لمدة شهرين، بدءًا من 1 يونيو 2025 وحتى 31 يوليو 2025، حيث أنني بحاجة لإكمال بعض الدراسات الأكاديمية.
أتعهد بإنهاء كافة التزاماتي قبل بدء الإجازة لضمان سير العمل دون انقطاع.
شاكرًا لكم حسن تعاونكم.
مع أطيب التحيات،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
كيفية كتابة نموذج طلب الإجازة بشكل احترافي
تعد كتابة نموذج طلب اجازة بطريقة احترافية مهارة ضرورية لكل موظف. الإجازة ليست فقط وسيلة للراحة، بل هي أيضًا حاجة شخصية يجب التعامل معها بأسلوب يراعي القواعد الرسمية والإدارية. تقديم طلب مكتوب بوضوح وتنظيم يعكس مهنيتك ويزيد من فرص قبول الطلب بسرعة. في هذا الإطار، يمكن تقسيم خطوات كتابة نموذج طلب اجازة إلى خمس نقاط رئيسية، مع شرح مفصل لكل منها.
1. المقدمة: التحية وتحديد الجهة الموجه إليها الطلب
في البداية، يجب أن تبدأ طلب الإجازة بتحية مهنية موجهة إلى الشخص أو القسم المسؤول عن الموافقة على الطلب، مثل مدير الموارد البشرية أو المدير المباشر. يجب أن تكون التحية رسمية ومهذبة لتعكس الاحترام.
كيفية صياغة المقدمة:
- استخدم عبارات واضحة ومباشرة في مخاطبتك.
- تأكد من الإشارة إلى الجهة المحددة المسؤولة عن الإجازات في شركتك.
مثال على صياغة المقدمة:
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
تحية طيبة وبعد،
أكتب إليكم اليوم لتقديم طلب للحصول على إجازة رسمية وفقًا لسياسة الشركة.
نصائح:
- إذا كنت تعرف اسم المسؤول مباشرة، فمن الأفضل مخاطبته بالاسم مثل:
“السيد/ة (اسم المدير)، مدير الموارد البشرية”.
2. ذكر نوع الإجازة وسببها: التوضيح والتفصيل
الخطوة التالية هي تحديد نوع الإجازة التي تطلبها (مثل إجازة سنوية، مرضية، طارئة، أو بدون أجر)، وشرح سببها باختصار ودقة. الهدف هنا هو تقديم طلب شفاف ومفهوم للإدارة لتسهيل عملية اتخاذ القرار.
أهمية تحديد نوع الإجازة:
- يضمن فهم الإدارة للطلب بشكل صحيح.
- يساعد في مطابقة الطلب مع السياسات والقوانين الداخلية.
أمثلة على صياغة ذكر نوع الإجازة وسببها:
- إذا كنت تحتاج إلى إجازة سنوية:
أود التقدم بطلب للحصول على إجازة سنوية لمدة سبعة أيام بهدف الاستجمام وقضاء بعض الوقت مع عائلتي.
- إذا كانت الإجازة مرضية:
أطلب الحصول على إجازة مرضية لمدة ثلاثة أيام، وفقًا لتوصية طبيبي بعد تعرضي لوعكة صحية.
- إذا كانت الإجازة طارئة:
أتقدم بطلب للحصول على إجازة طارئة ليومي 20 و21 فبراير 2025 بسبب حادث عائلي طارئ يتطلب حضوري.
3. تحديد التواريخ بدقة: الإجازة وفترة الغياب
أحد الجوانب الأكثر أهمية في طلب الإجازة هو تحديد تواريخ بداية الإجازة ونهايتها بوضوح. هذا يساعد الإدارة على التخطيط أثناء غيابك ويمنع حدوث أي التباسات.
كيفية تحديد التواريخ:
- اذكر تاريخ بدء الإجازة وتاريخ العودة بشكل محدد.
- في حالة طلب إجازة طويلة، حدد ما إذا كنت متاحًا للتواصل خلال فترة الغياب.
أمثلة على تحديد التواريخ:
- إجازة قصيرة المدى:
أطلب بدء الإجازة من 10 أبريل 2025 وحتى 15 أبريل 2025. سأكون مستعدًا للعودة إلى العمل يوم 16 أبريل 2025.
- إجازة طويلة المدى:
أرجو الموافقة على إجازة لمدة شهر تبدأ من 1 مايو 2025 وتنتهي في 31 مايو 2025. سأعود للعمل يوم 1 يونيو 2025.
نصائح:
- إذا كنت غير متأكد من تاريخ العودة بسبب ظروف غير مؤكدة (مثل مرض)، وضح ذلك للإدارة.
- استخدم جمل مثل: تُحدد فترة الغياب بناءً على توصية طبية، وسيتم تقديم تحديث عند الحاجة.
4. التأكيد على ترتيب المهام أثناء الغياب: ضمان استمرارية العمل
من المهم أن تُظهر للإدارة أنك تفكر في استمرارية العمل خلال فترة غيابك. قم بتوضيح كيفية توزيع المهام أو من الذي سيغطي مسؤولياتك أثناء الإجازة. هذا يعكس التزامك تجاه العمل حتى أثناء غيابك.
كيفية تقديم خطة لترتيب المهام:
- اذكر اسم الزميل أو الفريق الذي سيتولى مهامك خلال فترة الإجازة.
- إذا كنت مسؤولاً عن مشروع معين، فاذكر وضع المشروع قبل مغادرتك وكيفية استمراريته.
أمثلة على التأكيد على ترتيب المهام:
- إذا كان لديك زميل يغطي مهامك:
لقد نسقت مع زميلي السيد/ة (اسم الزميل) للإشراف على المهام اليومية وضمان سير العمل بسلاسة.
- إذا كنت مسؤولاً عن مشروع:
قمت بتحديث فريق العمل بمستجدات المشروع، وزميلي السيد/ة (اسم الزميل) سيشرف على المراحل التالية خلال فترة غيابي.
5. التوقيع والختام: تقديم الامتنان والمعلومات الأساسية
ختام الطلب هو المكان الذي تُظهر فيه امتنانك وتقديرك لتفهم الإدارة. يجب أن يحتوي الطلب على توقيعك وتاريخ تقديم الطلب لضمان توثيقه رسميًا.
كيفية صياغة التوقيع والختام:
- اختتم بشكر الإدارة على وقتهم وتفهمهم.
- قدم معلومات الاتصال إذا لزم الأمر.
أمثلة على التوقيع والختام:
- ختام بسيط:
شكرًا لتفهمكم ودعمكم.
مع خالص التحية،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
- إذا كنت ترغب في التأكيد على جاهزيتك للعودة:
أقدر تعاونكم ودعمكم وأتعهد بالالتزام بموعد العودة المحدد.
مع الشكر والتقدير،
اسم الموظف: __________
التوقيع: __________
التاريخ: __________
نصائح:
- إذا كنت تقدم الطلب إلكترونيًا، يمكنك كتابة اسمك الكامل بدلاً من التوقيع.
- إذا كنت تخطط لتسليم الطلب يدويًا، فتأكد من التوقيع بخط يدك.
الأسئلة الشائعة حول نموذج طلب الإجازة
1. ما هي المدة الزمنية المناسبة لتقديم طلب الإجازة قبل الموعد المحدد؟
تختلف المدة الزمنية المناسبة لتقديم الطلب حسب نوع الإجازة وسياسات الشركة، لكن القاعدة العامة تنص على:
- الإجازات السنوية: يُفضل تقديم الطلب قبل أسبوعين على الأقل لإتاحة وقت كافٍ للإدارة لتخطيط العمل.
- الإجازات الطارئة: يمكن تقديم الطلب فور حدوث الظرف الطارئ، مع توضيح السبب بوضوح.
- الإجازات المرضية: تُقدَّم فورًا بعد تأكيد الحالة الصحية، ويُفضل إرفاق تقرير طبي.
نصيحة: تحقق من سياسة شركتك لمعرفة القواعد الدقيقة، حيث قد تتطلب بعض المؤسسات تقديم الطلبات بفترة زمنية محددة مسبقًا.
2. ماذا أفعل إذا رُفض طلب الإجازة؟
في حال رفض طلب الإجازة، اتبع الخطوات التالية:
- طلب التوضيح: استفسر بأدب عن سبب الرفض لتفهم الموقف وتقييم الخيارات الأخرى.
- اقتراح بدائل: إذا كان السبب مرتبطًا بسير العمل، يمكنك تقديم تواريخ بديلة أو اقتراح خطة عمل تضمن استمرارية المهام خلال غيابك.
- التواصل مع الإدارة: إذا كان لديك سبب قهري للإجازة، مثل حالة صحية أو ظرف عائلي طارئ، فحاول مناقشة الأمر مع المدير المباشر.
نصيحة: حافظ على المهنية واحترم قرار الإدارة أثناء مناقشة طلبك.
3. هل يمكنني تغيير تواريخ الإجازة بعد تقديم الطلب؟
نعم، يمكن تعديل تواريخ الإجازة بعد تقديم الطلب إذا دعت الحاجة لذلك، ولكن:
- يجب التواصل مع الإدارة في أسرع وقت ممكن لإبلاغهم بالتغييرات المطلوبة.
- قد تحتاج إلى تقديم طلب جديد يتضمن التواريخ المعدلة.
مثال على طلب تعديل:
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
أود التقدم بطلب لتعديل تواريخ الإجازة السنوية الخاصة بي من الفترة 1 يوليو 2025 إلى 10 يوليو 2025، إلى الفترة 5 يوليو 2025 إلى 15 يوليو 2025.
أرجو منكم التكرم بالموافقة على التعديل.
مع الشكر،
اسم الموظف: __________
4. هل يمكنني طلب إجازة دون تقديم سبب؟
قد تكون بعض المؤسسات مرنة بشأن تقديم سبب الإجازة، خاصة للإجازات السنوية، ولكن:
- بالنسبة للإجازات الطارئة أو المرضية، يُفضل تقديم سبب واضح يدعم طلبك.
- إذا كانت سياسة شركتك تتطلب أسبابًا للإجازة، فلا تغفل عن ذلك.
نصيحة: إذا كنت تشعر بعدم الراحة لمشاركة تفاصيل شخصية، يمكنك ذكر سبب عام مثل احتياجات شخصية.
5. ما هي الوثائق المطلوبة لدعم طلب الإجازة؟
تعتمد الوثائق المطلوبة على نوع الإجازة:
- الإجازة المرضية: تقرير طبي يوضح حالتك الصحية ومدة الراحة الموصى بها.
- إجازة الطوارئ: قد لا تُطلب وثائق، لكن يُفضل تقديم دليل إذا كان الظرف حساسًا.
- الإجازة بدون أجر: قد تحتاج إلى خطاب يوضح سبب طلبك، مثل خطاب قبول للدراسة.
نصيحة: احتفظ بنسخ من جميع الوثائق المقدمة كمرجع.
6. هل يمكنني طلب إجازة بشكل شفهي؟
على الرغم من أن بعض الإدارات قد تقبل الطلبات الشفهية للإجازة الطارئة أو القصيرة، إلا أن تقديم طلب مكتوب أفضل دائمًا لأنه:
- يضمن توثيق الطلب رسميًا.
- يوضح التفاصيل بشكل أفضل، مثل التواريخ وخطة العمل أثناء الغياب.
نصيحة: حتى إذا تم قبول طلبك شفهيًا، يُفضل إرسال رسالة بريد إلكتروني لتوثيقه.
7. هل يمكنني طلب إجازة خلال فترة التجربة؟
تختلف سياسات الشركات بشأن الإجازات خلال فترة التجربة، ولكن عادة:
- الإجازات السنوية قد تكون محدودة أو غير متاحة خلال فترة التجربة.
- الإجازات المرضية تُعتبر استثناءً ويتم الموافقة عليها إذا كانت مدعومة بتقرير طبي.
- يمكن النظر في الإجازات الطارئة بناءً على الحالة.
نصيحة: تحقق من عقد العمل الخاص بك أو سياسة الشركة لمعرفة حقوقك خلال فترة التجربة.
8. هل يمكنني إلغاء طلب الإجازة بعد الموافقة عليه؟
نعم، يمكن إلغاء طلب الإجازة إذا تغيرت ظروفك. للقيام بذلك:
- أبلغ الإدارة بأسرع وقت ممكن لتمكينهم من تعديل خطط العمل.
- قد تحتاج إلى إرسال طلب إلغاء رسمي.
مثال على طلب إلغاء:
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
تحية طيبة وبعد،
أود إبلاغكم بإلغاء طلب الإجازة الخاص بي والذي كان مقررًا من 1 سبتمبر 2025 إلى 10 سبتمبر 2025، وذلك بسبب تغيير في خططي الشخصية.
شكرًا لتعاونكم.
مع التحية،
اسم الموظف: __________
9. ما الذي يجب فعله إذا لم أحصل على رد بشأن طلبي؟
إذا تأخر الرد على طلب الإجازة:
- تواصل مع المدير المباشر أو قسم الموارد البشرية لتذكيرهم بالطلب.
- أرسل رسالة متابعة مكتوبة تحتوي على تفاصيل الطلب والتواريخ.
مثال على رسالة متابعة:
السيد/ة مدير الموارد البشرية،
تحية طيبة وبعد،
أود الاستفسار عن حالة طلبي المقدم بتاريخ 1 يونيو 2025 للحصول على إجازة من 15 يونيو 2025 إلى 20 يونيو 2025.
أرجو منكم التكرم بموافاتني بأي تحديثات.
مع خالص الشكر،
اسم الموظف: __________
10. ما الذي يحدث إذا تجاوزت مدة الإجازة المعتمدة؟
تجاوز مدة الإجازة دون إذن مسبق قد يؤدي إلى إجراءات تأديبية، مثل:
- خصم من الراتب.
- توجيه إنذار رسمي.
- في بعض الحالات الشديدة، قد يؤثر ذلك على استمرارية العمل.
نصيحة: إذا كنت بحاجة لتمديد الإجازة، قدم طلب تمديد رسمي ووضح السبب بوقت كافٍ.
الخاتمة
إن إعداد نموذج طلب اجازة بطريقة احترافية يعكس التزام الموظف بتنظيم عمله واحترامه لسياسات الشركة. من خلال اتباع الخطوات الواردة في هذا المقال، يمكن لكل موظف تقديم طلب إجازة متكامل ومقبول. سواء كانت الإجازة سنوية، مرضية، طارئة، أو بدون أجر، فإن الشفافية والوضوح والتنظيم تلعب دورًا كبيرًا في تعزيز فرص الموافقة عليها بسلاسة. تذكَّر أن نموذج طلب اجازة ليس مجرد مستند رسمي، بل هو أداة تساعدك على تحقيق التوازن بين متطلبات العمل واحتياجاتك الشخصية.