مع دخول المملكة العربية السعودية عصر التحول الرقمي وتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية (فاتورة)، كثرت التساؤلات من قبل أصحاب الشركات والمحاسبين ورواد الأعمال حول المتطلبات النظامية الجديدة، وخاصة فيما يتعلق بالمستندات التي يجب إصدارها وحفظها. من أبرز هذه التساؤلات: هل كشف الحساب يُعد من المستندات الإلزامية ضمن نظام الفوترة الإلكترونية؟ وهل يجب إرساله إلى هيئة الزكاة والضريبة؟
سنجيب عن هذا السؤال بشكل شامل من خلال استعراض دور كشف حساب، ومتطلبات الفاتورة الإلكترونية حسب تعليمات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، والفروقات بينهما، وأهمية كل مستند في سياقه المحاسبي.
أولًا: ما هو كشف الحساب؟
كشف حساب هو تقرير مالي يُستخدم لتوثيق كافة الحركات المالية بين شركتك وأحد عملائك خلال فترة زمنية محددة، وغالبًا ما يكون شهريًا. يحتوي على قائمة بجميع:
الفواتير التي تم إصدارها.
المدفوعات التي تم استلامها من العميل.
المبالغ المتبقية (الذمم المدينة).
الإشعارات المدينة أو الدائنة التي أثرت على الرصيد (مثل المرتجعات أو الحسومات).
يهدف هذا المستند إلى توفير رؤية شاملة لحالة الحساب المالي للعميل، بحيث يعرف الطرفانالمورد والعميل ما تم دفعه وما تبقى من مستحقات، مما يسهم في الحد من النزاعات والتأخير في السداد.
كشف حساب ليس وثيقة بيع أو ضريبية بحد ذاته، لكنه أداة تنظيمية مهمة في بيئة الأعمال التجارية، خاصةً في الشركات التي تتعامل بنظام الدفع الآجل.
ثانيًا: متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية
الفاتورة الإلكترونية في السعودية، بحسب تعريف هيئة الزكاة والضريبة، هي مستند رقمي يتم إنشاؤه وحفظه إلكترونيًا دون تدخل بشري في الطباعة أو المسح الضوئي، ويجب أن يحتوي على مجموعة من البيانات النظامية المحددة.
أهم المتطلبات الفنية والإجرائية:
استخدام نظام فوترة إلكتروني معتمد قادر على إصدار الفواتير بصيغة إلكترونية (مثل XML أو PDF/A-3).
وجود توقيع إلكتروني أو ختم رقمي لضمان صحة وسلامة البيانات (إلزامي في المرحلة الثانية من الفوترة).
ربط النظام مع منصة الهيئة (في مرحلة الربط والتكامل).
منع التلاعب أو التعديل غير المصرح به في الفواتير.
أهم بيانات الفاتورة التي يجب تضمينها:
رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار والوقت بالتفصيل.
الرقم الضريبي للبائع والمشتري (إن وُجد).
نوع الفاتورة (ضريبية – مبسطة – إشعار دائن/مدين).
اسم وعنوان كل من المورد والمشتري.
وصف مفصل للسلع أو الخدمات المقدمة.
الكمية، والسعر، ونسبة الضريبة، والمبلغ الإجمالي شامل الضريبة.
رمز QR (للفواتير المبسطة).
رقم UUID والتوقيع الرقمي (في الفواتير المرتبطة إلكترونيًا).
ملاحظة مهمة: لم يتم ذكر “كشف الحساب” ضمن هذه البيانات أو المستندات الإلزامية.
ثالثًا: هل كشف الحساب إلزامي ضمن الفوترة الإلكترونية؟
الإجابة المباشرة: لا، كشف حساب ليس من المتطلبات الإلزامية ضمن نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة.
أي أن المنشأة غير مُطالبة قانونيًا بإرسال كشف حساب إلى هيئة الزكاة أو تضمينه مع الفاتورة الإلكترونية.
لكن، على الرغم من أنه غير مطلوب رسميًا، إلا أن كشف حساب يُعتبر وثيقة مالية مكملة تعزز من دقة المحاسبة، وتُستخدم غالبًا بين الشركات والعملاء كمرجع للمدفوعات والمبالغ المتبقية.
بمعنى آخر:
الفاتورة الإلكترونية هي مستند رسمي يُستخدم لإثبات عملية بيع محددة ويجب أن يستوفي شروط ZATCA.
كشف حساب هو ملخص للحركات المالية، يُستخدم لأغراض المتابعة والتنظيم فقط، وليس له صفة إلزامية قانونية ضمن الفوترة الإلكترونية.
رابعًا: متى يصبح كشف الحساب ضروريًا رغم كونه غير إلزامي؟
رغم أنه غير مطلوب من الجهات التنظيمية، إلا أن كشف الحساب يُصبح ضروريًا من الناحية العملية والمحاسبية في عدة حالات:
عند التعامل مع عملاء دائمين أو عملاء بالجملة:
في هذه الحالات، تصدر الشركة عدة فواتير خلال الشهر لنفس العميل، وقد تتنوع المشتريات والمدفوعات. كشف الحساب يُسهل جمع كل هذه المعاملات في تقرير واحد يساعد على تتبع الرصيد النهائي.في حال البيع الآجل أو بالتقسيط:
عندما لا يتم الدفع فورًا عند إصدار الفاتورة، يحتاج كل من البائع والمشتري إلى مستند يعرض الرصيد المتبقي والمدفوعات السابقة، وهنا يأتي دور كشف الحساب.أثناء مراجعات نهاية الشهر أو العام:
المحاسبون والمدققون الماليون يعتمدون على كشف الحساب لمطابقة الأرصدة وتأكيد دقتها قبل إعداد التقارير الختامية.لتذكير العملاء بالمستحقات:
إرسال كشف حساب دوري يساهم في تحسين التحصيل وتقليل التأخير في الدفع، وهو وسيلة تواصل راقية ومحترفة.
خامسًا: الفرق بين الفاتورة الإلكترونية وكشف الحساب
| العنصر | الفاتورة الإلكترونية | كشف الحساب |
|---|---|---|
| طبيعة المستند | قانوني وضريبي | تقريري وتنظيمي |
| الغرض | توثيق عملية بيع واحدة | عرض شامل لجميع العمليات المالية |
| الجهة المطلوبة | إلزامي من ZATCA | غير إلزامي – يُستخدم داخليًا |
| المحتوى | بيانات تفصيلية عن منتج أو خدمة واحدة | قائمة بالفواتير، المدفوعات، الرصيد المتبقي |
| التوقيع الرقمي/QR Code | إلزامي في الفاتورة | غير مطلوب |
| الإرسال للهيئة | يتم عبر الربط المباشر | لا يتم إرساله للهيئة |
سادسًا: كيف يمكن إنشاء كشف حساب إلكتروني بسهولة؟
من خلال أنظمة الفوترة السحابية مثل e-invoice.io، يمكن لأي منشأة إصدار كشوف حساب آلية ومحترفة، توفر نظرة شاملة لجميع المعاملات المالية مع أي عميل. النظام يُتيح لك:
اختيار الفترة الزمنية التي تريد إنشاء الكشف عنها (أسبوع، شهر، ربع سنة…).
تصفية المعاملات حسب العميل أو نوع المعاملة.
عرض حالة الفواتير: مدفوعة، جزئيًا، غير مدفوعة.
تضمين روابط دفع إلكترونية مباشرة في الكشف (إن تم ربط النظام ببوابة دفع).
إرسال الكشف تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني إلى العميل.
تحميل النسخة بصيغة PDF أو طباعتها مباشرة.
هذا النوع من الأدوات يُوفر الكثير من الوقت ويُقلل الأخطاء اليدوية في إعداد الكشوفات.
سابعًا: لماذا يُعد كشف الحساب ميزة تنافسية رغم أنه غير إلزامي؟
يبني الثقة بينك وبين العملاء: عندما ترسل كشفًا دوريًا ومنظمًا، يشعر العميل بالاحترافية والشفافية.
يساعد في تقليل النزاعات المالية: لا حاجة للنقاش حول ما تم دفعه أو تأخره، فكل شيء موثق.
يُسرّع التحصيل: التذكير المنتظم بالمستحقات يزيد من التزام العملاء.
يدعم قرارات الائتمان الداخلي: يمكنك تقييم سلوك الدفع للعملاء على أساس سجلاتهم المالية.
الأسئلة الشائعة
هل كشف الحساب مطلوب من هيئة الزكاة والضريبة ضمن الفوترة الإلكترونية؟
لا، كشف حساب ليس من ضمن المستندات الإلزامية التي تطلبها هيئة الزكاة والضريبة (ZATCA) ضمن نظام الفوترة الإلكترونية. ما يُطلب هو الفاتورة الإلكترونية الرسمية التي تحتوي على معلومات محددة ومعتمدة تقنيًا وضريبيًا.
ما الفرق بين الفاتورة الإلكترونية وكشف الحساب؟
الفاتورة الإلكترونية تُوثّق عملية بيع واحدة وتتضمن معلومات ضريبية.
كشف الحساب هو تقرير يُلخص جميع المعاملات المالية مع عميل محدد خلال فترة معينة، مثل فواتير ومدفوعات ورصيد مستحق.
هل يمكن إرسال كشف الحساب للعميل مع الفاتورة؟
نعم، يمكن ذلك إن أردت. ورغم أنه ليس مطلوبًا قانونيًا، إلا أن إرفاق كشف الحساب يُظهر الاحترافية ويساعد العميل على تتبع وضعه المالي معك.
هل يُمكنني إنشاء كشف حساب عبر منصة الفوترة الإلكترونية؟
نعم، إذا كنت تستخدم منصة مثل e-invoice.io، فبإمكانك إصدار كشف حساب إلكتروني آلي يعرض جميع العمليات مع العميل، ويُرسل تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني.
هل يشمل كشف الحساب الضرائب؟
نعم، في العادة يتم عرض إجمالي الفواتير شاملًا للضريبة، وكذلك تفاصيل كل فاتورة (الأساس + ضريبة القيمة المضافة)، مما يسهل المطابقة المالية.
هل كشف الحساب يُغني عن الفاتورة الإلكترونية؟
لا، لا يمكن الاعتماد على كشف الحساب بديلًا للفواتير الإلكترونية. الفواتير هي المستندات الرسمية المعترف بها ضريبيًا، بينما كشف الحساب وثيقة تجميعية تنظيمية غير مُلزمة قانونيًا.
هل يجب توقيع كشف الحساب إلكترونيًا؟
لا يُشترط توقيعه إلكترونيًا من الناحية النظامية، لكنه قد يُوقّع داخليًا أو يُرسل من النظام كملف PDF لتأكيد صحته واحترافيته، خاصة في العلاقات التجارية طويلة الأجل.
هل يُطلب حفظ كشف الحساب ضمن السجلات الضريبية؟
ليس إلزاميًا، لكن يُفضل حفظه ضمن سجلاتك المحاسبية لدواعي المراجعة الداخلية، ومتابعة العملاء، وتحليل الأداء المالي.
ما الفترة الأنسب لإصدار كشف الحساب؟
حسب طبيعة عملك، لكن غالبًا ما يُصدر كشف الحساب شهريًا أو ربع سنويًا، وقد يُرسل عند الطلب من العميل أو عند وجود رصيد مستحق لم يُسدد.
هل يمكن إرسال كشف الحساب للعميل باللغة العربية؟
نعم، معظم أنظمة الفوترة مثل e-invoice.io تتيح إنشاء كشف الحساب باللغة العربية أو الإنجليزية حسب تفضيلك أو لغة العميل.