تتكرر الحاجة إلى إعداد تقارير متنوعة. فسواء كنت طالبًا، موظفًا، معلمًا، أو حتى مسؤولًا إداريًا، ستجد نفسك في مرحلة ما مضطرًا إلى كتابة تقرير يصف وضعًا أو يشرح حدثًا أو يقيم نشاطًا. هنا تظهر أهمية إتقان كتابة “التقرير القصير”.
قد يُنظر إلى التقرير القصير على أنه شيء بسيط، إلا أن كتابته تتطلب وعيًا بنمط معين من الصياغة، والقدرة على تلخيص الأفكار دون الإخلال بجوهرها. في هذا المقال، سنخوض معًا في شرح مفصل وعميق لكل ما يتعلق بالتقرير القصير: تعريفه، مكوناته، طرق كتابته، وأخيرًا سنُرفق نموذجًا تطبيقيًا قابلًا للتعديل بصيغة Word.
أولًا: ما هو التقرير القصير؟
التقرير القصير هو نوع من المستندات المكتوبة التي تهدف إلى تقديم معلومات مركّزة حول موضوع معين، وغالبًا ما يُستخدم لإيصال النتائج أو استعراض موقف أو متابعة نشاط ما. يتميّز هذا النوع من التقارير بتركيزه على الاختصار والدقة والوضوح، دون الدخول في تفصيلات لا تخدم الغرض الأساسي.
يمكن استخدام التقرير القصير في عشرات السياقات، منها:
-
تقديم ملخص عن مشروع منجز
-
عرض نتائج حدث معين
-
كتابة تقييم لفترة تدريب
-
كتابة تقارير أسبوعية/شهرية للمؤسسات
-
إعداد تقرير زيارة أو مقابلة
التقارير القصيرة لا تقل أهمية عن الطويلة، بل إنها في كثير من الأحيان تُفضّل من قبل الجهات الإدارية نظرًا لضيق الوقت وسرعة اتخاذ القرار. ولهذا السبب، إتقان كتابتها يُعد مهارة حيوية في بيئات العمل الحديثة.
ثانيًا: مكونات التقرير القصير
رغم أن التقرير القصير لا يتجاوز عادة صفحة إلى ثلاث صفحات، إلا أن له هيكلًا محددًا ينبغي الالتزام به. دعنا نستعرض المكونات بالتفصيل:
1. العنوان (Title)
🔹 لماذا العنوان مهم؟
العنوان هو بوابة التقرير. إنه أول ما يقرأه الشخص المعني، ويُبنى عليه الانطباع الأول. العنوان الجيد لا يجب أن يكون فقط لافتًا، بل دقيقًا في وصف محتوى التقرير.
✍️ خصائص العنوان الفعال:
-
مختصر لكن شامل
-
يحتوي على الكلمات المفتاحية للموضوع
-
يتضمن تاريخ أو مجال التقرير إذا أمكن
✅ أمثلة:
-
تقرير قصير عن سير العمل في مشروع “المنارة” – مارس 2025
-
تقرير موجز حول نتائج الحملة التوعوية لمرض السكري
-
تقرير نشاط: زيارة ميدانية لمعرض الكتاب الدولي – أبريل 2025
كلما كان العنوان محددًا، كلما زادت فرص قراءته بجدية.
2. المقدمة (Introduction)
🔹 ما الهدف منها؟
المقدمة هي الجزء الذي يُهيئ القارئ لما سيجده في التقرير. إنها الخلفية التي تشرح “لماذا تم إعداد التقرير؟”، “ما الذي تناقشه؟”، “من المستفيد منه؟”، و”ما النطاق الذي يغطيه؟”.
✍️ عناصر المقدمة:
-
الدافع: لماذا كُتب التقرير؟ هل لتقييم أداء؟ لتوثيق نشاط؟
-
الجهة المستفيدة: من المعني بقراءة التقرير؟ (مدير، معلم، إدارة، جهة حكومية…)
-
النطاق الزمني والمكاني: متى وأين وقع الحدث أو النشاط موضوع التقرير؟
✅ مثال مطول:
تم إعداد هذا التقرير لتوثيق وتنظيم أبرز ملامح اليوم الرياضي الذي نظمته مدرسة الأمل الأهلية للبنين في يوم الخميس الموافق 3 أبريل 2025، ضمن خطة الأنشطة السنوية. يهدف التقرير إلى تسليط الضوء على مدى نجاح الفعالية، تنظيمها، تفاعل المشاركين، وتحديد أبرز الملاحظات لتحسين الأداء في النسخ القادمة. ويُوجه هذا التقرير إلى إدارة المدرسة، قسم الأنشطة الطلابية، وأولياء الأمور المعنيين بتطور أبنائهم السلوكي والنفسي.
3. جسم التقرير (Body)
🔹 ما هو؟
هذا هو “لبّ” التقرير. كل ما قُدِّم سابقًا يُمهّد لهذا الجزء، وفيه تُطرح المعلومات التفصيلية حول الحدث أو الموضوع.
✍️ كيف يتم تنظيمه؟
يُفضل تقسيمه إلى فقرات واضحة أو نقاط مرقمة، كل واحدة تتناول جانبًا معينًا. لا تكتب محتوىً عامًا، بل ركز على التفاصيل التي تخدم الهدف من التقرير.
✅ عناصر يُمكن تناولها:
أ. التحضيرات المسبقة
بدأت التحضيرات قبل الحدث بأسبوعين، من خلال تشكيل لجنة تنظيمية ضمت معلمين وطلابًا. تم تحديد المهام بدقة: إعداد المعدات الرياضية، تنسيق الفرق، وضع الجدول الزمني، وإعداد خطة طوارئ لضمان السلامة.
ب. جدول الفعاليات
بدأ اليوم الرياضي عند الساعة 8:00 صباحًا، وتضمّن فقرات متنوعة مثل:
سباق الجري لمسافة 100 متر
مسابقة شد الحبل بين الفرق
مباراة كرة قدم بين الصف التاسع والعاشر
عروض رياضية حركية للمرحلة الابتدائية
ج. التفاعل والمشاركة
شهد الحدث حضورًا واسعًا من الطلاب، إضافة إلى حضور عدد من أولياء الأمور والمعلمين. كان الحماس واضحًا على وجوه الجميع، وظهر ذلك من خلال التشجيع المنظم والالتزام بتعليمات اللجنة.
د. الملاحظات العامة
رغم نجاح الحدث بشكل عام، تم تسجيل بعض الملاحظات، مثل التأخر في بداية الفقرة الأولى بسبب عطل تقني بسيط في مكبرات الصوت، وهو ما تم تجاوزه بسرعة.
4. التوصيات (Recommendations)
🔹 لماذا ندرج توصيات في تقرير قصير؟
رغم أن التقرير قصير، فإن تضمين توصيات يُظهر أنك لم تكتفِ بسرد الحدث، بل حللته واستخلصت منه دروسًا مستقبلية. التوصيات تضيف “رؤية تطويرية” للتقرير.
✍️ شكل التوصيات:
-
تُكتب على شكل نقاط قصيرة ومباشرة.
-
كل توصية يجب أن تكون قابلة للتنفيذ وقائمة على تجربة فعلية.
✅ أمثلة:
-
تجهيز المعدات التقنية قبل يوم الحدث لضمان عملها بكفاءة.
-
إشراك عدد أكبر من الطالبات في التنظيم لتعزيز روح القيادة لديهن.
-
إعداد استبيان إلكتروني لاحق لتقييم رضا المشاركين.
5. الخاتمة (Conclusion)
🔹 دورها؟
الخاتمة ليست فقط لإنهاء التقرير، بل تُعد تلخيصًا لأهم ما ورد، وتعبيرًا عن التقدير والجدية في عرض المعلومات.
✅ مثال:
في الختام، نؤكد أن اليوم الرياضي حقق أهدافه المرجوة، حيث لاحظنا أثره الإيجابي في تعزيز روح التعاون بين الطلاب، وتحفيزهم على ممارسة الأنشطة البدنية. نأمل أن تجد هذه الملاحظات والتوصيات طريقها للتطبيق في الفعاليات القادمة. نشكر كل من ساهم في إنجاح الحدث.
6. توقيع المُعد وتاريخ التقرير
في نهاية التقرير، يجب ذكر من قام بإعداده، وتاريخه، لتأكيد المسؤولية والمصداقية.
إعداد: الأستاذ / أحمد ياسين
قسم الأنشطة الطلابية
التاريخ: 4 أبريل 2025
ثالثًا: أهم النصائح لكتابة تقرير قصير مميز
✅ 1. ابدأ بالتخطيط: لا تكتب مباشرة. حدّد ما ستقوله، وكيف ستوزع المعلومات
من أكبر الأخطاء التي يقع فيها كثيرون عند كتابة التقرير هو البدء بالكتابة الفورية دون إعداد أو تنظيم مسبق. هذا الأسلوب غالبًا ما يؤدي إلى تقرير غير منظم، تكثر فيه التكرارات، أو يغيب فيه تسلسل الأحداث. لذلك، يجب أن يكون التخطيط هو أول خطوة في أي عملية كتابة.
قبل أن تفتح برنامج Word وتبدأ الطباعة، خذ بضع دقائق لترسم خطة بسيطة للتقرير على ورقة أو باستخدام مخطط ذهني رقمي. اسأل نفسك:
-
ما هو الهدف من هذا التقرير؟
-
من هو الجمهور الذي سيقرأه؟
-
ما الأقسام التي سأقسم عليها المحتوى؟
-
ما النقاط الأساسية التي أريد أن أوصلها؟
✍️ مثال عملي:
لنفرض أنك تكتب تقريرًا عن ورشة عمل. المخطط سيكون كالآتي:
-
المقدمة – الهدف من الورشة – الجهة المنظمة – تاريخ الحدث
-
تفاصيل الورشة – الحضور – المحاضر – المحتوى العلمي
-
التفاعل والملاحظات
-
التوصيات والاقتراحات
-
الخاتمة والتوقيع
وجود هذا المخطط سيسهل عليك الكتابة، ويجعل التقرير منظمًا وسهل القراءة.
✅ 2. استخدم لغة رسمية واضحة: تجنب العبارات الغامضة أو العامية
اللغة التي يُكتب بها التقرير تعكس مدى احترافيتك واهتمامك. يجب أن تكون رسمية، مباشرة، خالية من الغموض، وخالية من العامية. التقارير ليست مساحة للزخرفة اللغوية أو العبارات الإنشائية، بل هي وسيلة لنقل معلومة محددة بأعلى درجة من الدقة والوضوح.
✍️ نصائح عملية:
-
تجنب العبارات مثل: “بصراحة، كانت الأمور ماشية كويس” واستبدلها بـ: “تم تنفيذ المهام بسلاسة وبحسب الخطة الزمنية.”
-
لا تستخدم الألفاظ العاطفية مثل: “كان الأمر مذهلًا جدًا جدًا!” بل استخدم: “حقق الحدث نجاحًا ملحوظًا بحسب تقييم المشاركين.”
-
ابتعد عن المصطلحات المبالغ فيها أو التي يمكن أن تُفهم بأكثر من معنى.
🛠️ أدوات مساعدة:
-
استخدم المدقق اللغوي الإلكتروني لتصحيح الجمل وتحسين الصياغة.
-
اقرأ تقريرك بصوت مرتفع لتتأكد من أن الجمل مفهومة وسلسة.
✅ 3. قسّم التقرير لفقرات مرتبة: سيساعد القارئ على الفهم والاستيعاب
التقرير الجيد هو التقرير الذي “يتنفس” عند قراءته. والمقصود بذلك أن لا يكون كتلة واحدة من النصوص المزدحمة، بل يحتوي على فقرات متباعدة ومنظمة، تجعل القارئ يلتقط أنفاسه ويفهم كل جزء من المحتوى دون عناء.
✍️ كيف تنظم الفقرات؟
-
اجعل كل فقرة تدور حول فكرة واحدة فقط.
-
استخدم العناوين الفرعية إذا كان التقرير يحتوي على أقسام متعددة.
-
ابدأ كل فقرة بجملة مفتاحية توضّح محتواها.
✅ مثال تطبيقي:
بدلًا من كتابة فقرة طويلة من 15 سطرًا تتحدث عن الحضور والمشاركين والتنظيم في نفس الوقت، قسّمها هكذا:
-
فقرة عن عدد الحضور
-
فقرة عن التفاعل
-
فقرة عن التنظيم العام
كل فقرة تكون مكونة من 3-5 أسطر، وهذا يكفي لتوضيح الفكرة دون تطويل ممل أو اختصار مخل.
✅ 4. استخدم التعداد والترقيم: يجعل التقرير أسهل في القراءة
العين البشرية ترتاح عند رؤية عناصر مرقّمة أو مرتبة بنقاط. لذلك، التعداد والترقيم ليس فقط وسيلة تجميلية، بل هو أداة وظيفية تسهّل على القارئ الوصول إلى المعلومة بسرعة وفهم محتوى التقرير دون الحاجة لإعادة القراءة.
✍️ متى تستخدم التعداد؟
-
عند ذكر الخطوات المتبعة في تنفيذ مهمة
-
عند سرد ملاحظات أو نتائج
-
عند تقديم توصيات أو مقترحات
✅ مثال:
بدلًا من قول:
تم تنفيذ عدة خطوات مهمة خلال الحدث مثل تجهيز المكان، توزيع المهام، التواصل مع المتحدثين…
اكتبها هكذا:
الخطوات التي تم تنفيذها:
تجهيز مكان الحدث من حيث النظافة والتجهيزات الفنية.
توزيع المهام على الفريق المنظم وتحديد مسؤوليات كل فرد.
التواصل مع المتحدثين وتأكيد حضورهم وتوقيتهم.
بهذا الأسلوب، يصبح التقرير أكثر تنظيمًا وقابلية للفهم والاستيعاب.
✅ 5. راجع دائمًا: لا تعتمد على المسودة الأولى. راجع الأخطاء الإملائية والنحوية
المسودة الأولى لأي كتابة غالبًا ما تكون مليئة بالأخطاء، سواء كانت لغوية أو تنظيمية أو حتى فكرية. المراجعة ليست مرحلة تكميلية، بل هي مرحلة جوهرية تجعل من تقريرك وثيقة رسمية يمكن الاعتماد عليها.
✍️ كيف تراجع تقريرك؟
-
اقرأه مرة بصوت منخفض لاكتشاف العبارات غير المفهومة.
-
استخدم المدقق الإملائي الآلي، لكن لا تعتمد عليه بشكل كامل.
-
دع شخصًا آخر (زميل، مشرف، صديق) يقرأه ويعطيك ملاحظات.
-
تحقق من تطابق التواريخ، الأسماء، والأرقام.
✅ نصيحة مهمة:
لا تُراجع تقريرك مباشرة بعد كتابته. خذ استراحة قصيرة، ثم عد لقراءته بعين نقدية.
✅ 6. استخدم القوالب الجاهزة: ستحافظ على مظهر احترافي لتقريرك
الشكل البصري للتقرير لا يقل أهمية عن مضمونه. فالتقرير المنسق بطريقة جذابة ومنظمة يُعطي انطباعًا إيجابيًا عن كاتبه. القوالب الجاهزة تساعدك على ذلك دون الحاجة إلى مهارات تصميم أو خبرة في التنسيق.
✍️ مزايا القوالب الجاهزة:
-
توفر الوقت والجهد
-
تتضمن تنسيقًا احترافيًا مسبقًا للعناوين والفقرات
-
تضيف لمسة بصرية تجعل التقرير أكثر جاذبية
✅ أين تجد قوالب جاهزة؟
-
عبر Microsoft Word (من خيار “New” اختر “Report”)
-
مواقع تحميل القوالب مثل: Template.net، Canva
❓ الأسئلة الشائعة حول كتابة التقارير القصيرة
🔹 1. ما الفرق بين التقرير القصير والتقرير الطويل؟
التقرير القصير يكون محدود الحجم (عادة صفحة إلى ثلاث صفحات)، ويُركّز على عرض معلومات أو نتائج محددة دون التوسع في التفاصيل أو الدراسات الخلفية. يُستخدم لتقديم ملخصات أو متابعة سريعة لحدث أو نشاط.
أما التقرير الطويل فهو أعمق وأكثر تفصيلًا، ويشمل تحليلات موسعة، ملاحق، جداول، إحصائيات، وربما دراسات حالة. غالبًا ما يُستخدم في المشاريع الكبرى، الأبحاث العلمية، أو تقارير الشركات السنوية.
🔹 2. هل يمكن إدراج صور أو جداول في التقرير القصير؟
نعم، لكن بشكل محدود جدًا. يفضّل استخدام الجداول أو الصور فقط إذا كانت تخدم الفهم المباشر للمحتوى، مثل:
-
جدول لجدول الفعاليات أو الحضور.
-
صورة واحدة توضح نشاطًا رئيسيًا.
إذا كانت الصور أو الملاحق كثيرة، يُفضل تحويل التقرير إلى صيغة أطول أو إرفاق الصور كملاحق منفصلة.
🔹 3. هل يُشترط استخدام صيغة رسمية دائمًا؟
في أغلب الحالات، نعم، خصوصًا في التقارير الموجهة لإدارات، جهات رسمية، أو تعليمية. لكن في بعض الحالات غير الرسمية (كتقارير داخلية بين فرق العمل أو طلاب يتبادلون ملخصات)، يمكن استخدام أسلوب أبسط بشرط أن يظل واضحًا ومنظمًا.
🔹 4. هل يجب كتابة التقرير بصيغة الماضي أم الحاضر؟
يفضّل كتابة التقرير القصير بصيغة الماضي، خاصة إذا كان يتناول حدثًا قد تم بالفعل. مثال:
“بدأت الفعالية في الساعة التاسعة صباحًا، وشهدت حضورًا كبيرًا…”
لكن إذا كان التقرير يشرح إجراءات جارية أو سياسات حالية، يمكن استخدام المضارع.
🔹 5. هل يجب أن يحتوي التقرير على توقيع الكاتب؟
نعم، يُفضَّل جدًا ذلك. توقيع الكاتب يُعد إثباتًا للمسؤولية والمصداقية، كما يسهل الرجوع إليه في حال وجود استفسارات حول محتوى التقرير. ويُستحسن كتابة:
-
الاسم الكامل
-
الوظيفة أو الجهة (إن وُجدت)
-
التاريخ
🔹 6. هل من الضروري استخدام صفحة غلاف في التقرير القصير؟
ليس شرطًا، لكن إذا كان التقرير سيُقدّم رسميًا أو في مناسبة مهمة، فإن تصميم صفحة غلاف بسيطة (تحتوي على العنوان، اسم الجهة، تاريخ التقرير) يُضيف طابعًا احترافيًا ويُسهّل أرشفته.
🔹 7. كم من الوقت يستغرق إعداد تقرير قصير جيد؟
ذلك يعتمد على موضوع التقرير ودرجة التنظيم لديك، لكن بشكل عام:
-
تقرير بسيط (كزيارة، نشاط صغير): 30 إلى 60 دقيقة.
-
تقرير متوسط (فعالية، ورشة عمل): ساعة إلى ساعتين.
-
مع التخطيط والمراجعة: ربما أكثر، لكن النتيجة ستكون احترافية.
الخاتمة
في الختام، يتضح أن كتابة تقرير قصير ناجح لا تقتصر فقط على سرد الأحداث أو المعلومات، بل تتطلب فهمًا عميقًا لبنية التقرير وأسلوب عرضه، مع الحرص على التنظيم، اللغة الرسمية، واختيار التفاصيل التي تخدم الهدف الأساسي.
لقد تناولنا في هذا المقال تعريف التقرير القصير، ومكوناته الأساسية، مع شرح مفصل لكل جزء، إضافة إلى نصائح ذهبية تساعدك على تجنب الأخطاء الشائعة وتحسين جودة تقاريرك. كما أضفنا قسمًا للأسئلة الشائعة يجيب عن أهم الاستفسارات التي قد تراودك أثناء الإعداد.
تذكّر دائمًا أن التقرير الجيد هو ذلك الذي يصل إلى القارئ بسرعة، بوضوح، وبأقل عدد من الكلمات دون أن يفقد قيمته أو تأثيره.
الآن، بين يديك دليل متكامل يمكنك الرجوع إليه في كل مرة تحتاج فيها إلى إعداد تقرير قصير احترافي. لا تنس الاستفادة من النموذج التطبيقي بصيغة Word الذي سنوفره لتبدأ فورًا بتنفيذ ما تعلمته عمليًا.